高職院校檔案建設的探索與實踐

王文雪

【摘要】近些年我國經濟與社會的發展極大的促進了高職院校的發展。據統計截止到2008年底，我國已經擁有1069所獨立設置的高等職業學院，占到所有高等學院的60%，而生源占到42%。高職院校內專業設置眾多，幾乎涵蓋了社會上所有的行業，高職院校的崛起為培養更加專業的應用型人才奠定基礎。正因如此，加大對高職院校的檔案建設工作是時代的必然要求。本文主要分析了當前高職院校檔案工作中存在的問題，進而得出相應的改進措施。

【關鍵詞】高等職業學院，檔案建設，探索與實踐

一、前言

為了滿足當前快速發展的高職院校的教學與日常管理工作，加大對高職院校的檔案建設工作，盡快使檔案工作達到規范化的目的非常重要。基于此，我國高職院校的檔案工作人員應該努力探索和實踐，找到檔案建設的新思路、新方法。

二、高職院校檔案建設工作的現狀以及存在的不足

我國的多數高職院校始建于上世紀八十年代，那時的高等職業學院人員少、規模小、檔案簡單，隨著近些年國家對重點大學以及普通高等學院體制改革完成后，改革方向逐漸轉向高職高專學院。而當前的高職高專學院多數是由原來的成人高校、中等專業技術學校改制合并組建升格而成，同時也產生了一些民辦高職學院。就目前來看，高職院校的檔案建設工作主要有以下三個方面的問題。

1.亂

由于當前的高職院校多數是由原來的多個學校合并而成，而原來的這些學校由于屬于不同的行業部門，因而導致檔案建設的重點、檔案管理的主體以及規范要求都不盡相同，要想把這些屬于不同部門的數量與種類都很繁雜的檔案組合在一起，是一件很困難的事情。

2.雜

因為高職院校是由原來的成人教育學院、中等職業技術學校以及職工大學合并而成，因而原檔案的設立方式以按照各學校、各專業、各隸屬部門進行的，從內容上具體可分為教育教學檔案、人事檔案以及學生檔案等，而人事檔案又包含原始個人檔案、教職工業務進修檔案、教職工考核晉級檔案、人事編制檔案以及教職工獎懲檔案等。而學生檔案包括學生的實習、成績、獎懲以及入學畢業分配檔案等。若從時序上對檔案進行分類可分為建校時期、文化大革命前、改革開放后、組建職業學院等檔案。可見分類的方式以及種類是多么的雜亂。

3.低

所謂“低”只要是指由于以前的檔案少、對檔案管理工作不重視等原因使檔案建設的檔次較低、檔案室設備簡單，同時檔案保管與借閱的條件差、保管環境不完善、相關設備落后等，完全跟不上時代的步伐。而從事檔案工作的人員很多都是從原來中等職業學校出來的同志，他們并沒有系統的檔案管理的相關專業知識，只是走上工作崗位后邊工作邊學習，通過實踐不斷積累相關知識，因而要想加大檔案建設的力度，必須加強對檔案工作人員的培訓工作。

三、對于高職院校檔案規范化建設要勇于探索大膽實踐

隨著高職院校的快速發展，為了解決當前高等職業學院檔案建設中存在的“雜、亂、低”問題，不斷提升檔案的管理水平，更好地服務于教育教學，我們應該在工作中勇于探索并積極大膽實踐。

第一，領導要對檔案管理工作充分重視，通過加強宏觀指導以及統籌安排，落實相關工作。學院應該成立院長領導下的辦公室來對檔案建設相關工作具體負責，同時在具體建設中，按照統一部署、統一步驟、統一要求、分工負責的要求，按計劃分步驟進行檔案建設工作，把檔案建設的計劃與工作納入到組建高職學院整體工作部署之中。

第二，依據普通高等學院檔案管理工作的具體要求，結合本單位的實際工作情況制定出相應的檔案管理工作規劃，實現檔案管理的規范化，同時加大對檔案館室的現代化建設力度，提高檔案管理人員工作能力，最終使檔案管理工作逐漸走向集中分類、規范手續、現代設備、嚴格管理、借閱方便快捷的方向，使檔案工作最大限度的服務于學院的中心工作。

第三，依據普通高等學院檔案管理的新標準規定，從新移交下來的檔案，重新分為以下兩類：其一，對原來的存在的檔案進行重新分類組建并保存原貌，在此基礎上進行裝訂編目建檔封存，以便以后查閱；其二，在檔案組建升格后，依據普通高等學院規定，應該重新建立新檔案并與原檔案結合在一起。

第四，通過參考普通高等學院檔案管理工作條例，同時依據當前普通高等院校檔案管理工作的具體要求以及本學院檔案工作的實際情況來制定相關工作制度，以便充分發揮出檔案的借閱、保管作用，同時要把制定好的工作制度通過張貼、上墻的方式加大宣傳，以此來鼓動檔案管理人員對檔案工作制度的貫徹執行。

第五，加大對檔案管理工作人員的業務培訓。當前高職院校的檔案呈現數量多、類別多、層次多的特點，需要大量的檔案管理人員，而管理人員的知識基礎參差不齊，業務能力差別大，因而為了切實提升檔案工作人員的業務能力并提高工作效率，必須定期組織檔案工作人員參加檔案工作培訓會，通過邀請檔案工作專家來對培訓人員講述檔案工作的現狀并傳授現代檔案管理工作的技能，讓檔案工作人員在最短時間內快速掌握現代檔案管理工作新技能，進而不斷提升檔案管理工作的服務質量。

第六，加大對檔案工作人員的職業道德修養的培訓。通過在檔案工作人員之間開展學習實踐科學發展觀并讓其快速領會其精神實質來不斷提升檔案工作人員與時俱進的工作意識、主動為教育教學服務的意識、對檔案的保密意識、學習新技能的意識、在工作中盡職盡責的意識以及為推動高職學院檔案建設工作進入新階段的奉獻意識。

四、結束語

總之，高職院校的檔案相關工作人員應該擁有積極奮進的創新精神和迎難而上的拼搏精神，依據高職院校的檔案建設的具體規定，緊跟時代步伐，通過勤奮學習以及不懈努力，一定能夠徹底改變在學院剛組建時的各類工作的混亂局面，最終實現檔案建設工作走向規范化、標準化、現代化。

參考文獻

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