創(chuàng)新基層檔案管理工作

□ 楊 波

檔案管理作為一種知識(shí)管理，在經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展中愈發(fā)重要。面對(duì)社會(huì)新形勢(shì)的發(fā)展、新時(shí)期基層檔案工作發(fā)展的需要，應(yīng)當(dāng)研究怎樣將檔案管理工作做好，促進(jìn)檔案事業(yè)與經(jīng)濟(jì)社會(huì)協(xié)調(diào)發(fā)展，使檔案管理工作更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化，并以此來(lái)指導(dǎo)檔案管理工作。

檔案和檔案管理的現(xiàn)狀

檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖帧D像、聲音及其他各種形式的原始記錄。主要分為文書檔案、科技檔案、司法檔案、會(huì)計(jì)檔案、藝術(shù)檔案、人事檔案、教學(xué)檔案和外交檔案等。檔案管理主要包括兩個(gè)方面的內(nèi)容：一是對(duì)檔案資源的管理，也稱檔案實(shí)體管理；二是對(duì)檔案中所包含的信息的管理，稱檔案信息組織。檔案實(shí)體管理包括檔案的收集、整理、鑒定、保管等內(nèi)容，通過(guò)檔案資源建設(shè)來(lái)建立科學(xué)合理的檔案管理，為檔案的現(xiàn)代化管理打下基礎(chǔ)。檔案管理活動(dòng)與其它文獻(xiàn)管理活動(dòng)一樣，包含了信息的輸入、存貯、加工、輸出這樣一個(gè)信息傳輸過(guò)程，是一種信息控制系統(tǒng)。隨著檔案管理受重視程度的提高以及科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，檔案管理的設(shè)施不斷得到完善與更新。但在實(shí)際工作中，檔案管理與社會(huì)的進(jìn)步、要求相比，仍然存在很大差距，具體表現(xiàn)為：檔案工作人員素質(zhì)偏低、待遇差、隊(duì)伍不穩(wěn)定；領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，檔案意識(shí)不強(qiáng)、經(jīng)費(fèi)不足、設(shè)備不全、硬件條件差，管理模式呆板以及宣傳不力，群眾參與意識(shí)薄弱等方面。

基層檔案管理中存在的問(wèn)題

近年來(lái)，在少數(shù)基層單位由于收集、整理、歸檔、保管、利用不到位，將歷史的真實(shí)材料沒(méi)有歸檔或歸檔材料丟失，給領(lǐng)導(dǎo)決策帶來(lái)重大難題和人民群眾造成重大經(jīng)濟(jì)損失，嚴(yán)重影響工作開(kāi)展和社會(huì)快速向前發(fā)展。究其原因是有的單位對(duì)檔案工作不夠重視，有的單位對(duì)檔案管理意識(shí)相當(dāng)?shù)　?/p>

一是重視程度不夠。基層檔案工作的發(fā)展很不平衡，少數(shù)單位對(duì)檔案工作重視不夠，檔案意識(shí)薄弱，監(jiān)督力度不強(qiáng)，未能對(duì)檔案工作所需的人、財(cái)、物和檔案整理歸檔時(shí)間給予充分的保證；雖然有的單位把檔案工作列入年度工作計(jì)劃，也有專人負(fù)責(zé)抓落實(shí)，但真正把檔案管理工作作為各單位工作有效機(jī)制來(lái)抓還存在缺陷。比如，有的單位重要的業(yè)務(wù)檔案沒(méi)有及時(shí)整理、裝訂、歸檔，移交綜合檔案室，而是放置在職能各科室。客觀上講，行政執(zhí)法檔案、重要業(yè)務(wù)檔案放置在職能科室可以方便查閱利用，盡管歸入檔案室保管給調(diào)閱利用確實(shí)造成不便，但按照相關(guān)檔案管理規(guī)定，及時(shí)將重要檔案歸檔入庫(kù)非常必要。

二是檔案室保管條件較差。多數(shù)單位還達(dá)不到檔案管理要求，與整齊、規(guī)范統(tǒng)一的要求還有一定的差距。少數(shù)單位綜合檔案室變成了雜物室，設(shè)施設(shè)備老化，有的綜合檔案室設(shè)施設(shè)備不齊全，檔案柜也五花八門不統(tǒng)一，比較零亂。個(gè)別單位綜合檔案室設(shè)防意識(shí)不強(qiáng)，設(shè)施設(shè)備不完善，管理體制不到位，使部分檔案受到損害。檔案室保管條件差的原因，從客觀因素上看，有些單位辦公用房比較緊張，單獨(dú)拿出一間房子作為檔案室的確存在困難，而有些相對(duì)有條件的單位設(shè)置的綜合檔案室整體上也不規(guī)范，甚至有極個(gè)別的單位根本沒(méi)有對(duì)檔案進(jìn)行保管，檔案資料像垃圾一樣堆放在某一角落，勢(shì)將造成檔案資料的嚴(yán)重毀壞和遺失，這些問(wèn)題的產(chǎn)生，究其根本原因則是對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)不足，檔案管理制度落實(shí)不到位。

三是業(yè)務(wù)素質(zhì)還相對(duì)薄弱。檔案管理工作不僅是一項(xiàng)政策性很強(qiáng)的工作，還是一項(xiàng)專業(yè)性技術(shù)性很強(qiáng)的工作，檔案人員要有較好的專業(yè)素質(zhì)，才能勝任檔案管理工作。有的單位檔案人員因一崗兼多職疲于應(yīng)付日常事務(wù)，沒(méi)有時(shí)間和精力從事檔案管理工作，加上工作需要變動(dòng)頻繁和業(yè)務(wù)素質(zhì)欠缺，直接影響了檔案管理工作的持續(xù)性和穩(wěn)定性。首先，檔案人員因業(yè)務(wù)不精，導(dǎo)致歸檔文件的整理、分類和保管期限劃分等問(wèn)題上不夠準(zhǔn)確，檔案不按時(shí)立卷歸檔和未及時(shí)移交綜合檔案室等情況時(shí)有發(fā)生。其次，有個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員對(duì)檔案工作重要性和責(zé)任性認(rèn)識(shí)還不夠，存在隨意應(yīng)付了事思想，對(duì)各科室必須要形成的檔案資料及時(shí)整理歸檔監(jiān)督指導(dǎo)力度不夠，思想上存在著畏難情緒。此外，有的單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案人員思想、工作、生活上的關(guān)心、支持、了解不夠，使檔案人員對(duì)本職崗位工作熱情降低，給檔案工作發(fā)展造成了許多制約因素。上述問(wèn)題在不同程度上影響了檔案工作循序漸進(jìn)地開(kāi)展，影響了檔案工作為經(jīng)濟(jì)和社會(huì)服務(wù)功能的發(fā)揮。

檔案管理作為一種知識(shí)管理，在經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展中愈發(fā)重要。創(chuàng)新是檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求。新時(shí)期，移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案管理工作提出了新要求、新標(biāo)準(zhǔn)。

檔案管理工作的發(fā)展關(guān)鍵在于創(chuàng)新

創(chuàng)新是檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求。新時(shí)期，移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案管理工作提出了新要求、新標(biāo)準(zhǔn)。為適應(yīng)這個(gè)要求，檔案管理人員必須解放思想，與時(shí)俱進(jìn)，具備新思維，樹(shù)立服務(wù)理念，在發(fā)展文化事業(yè)的大環(huán)境中發(fā)展自己。

思想觀念上的創(chuàng)新。思想觀念是各方面創(chuàng)新的基礎(chǔ)。檔案管理工作是一項(xiàng)民生工程，是歷史的一面鏡子，檔案管理終究是人的工作。基層檔案工作要?jiǎng)?chuàng)新發(fā)展，關(guān)鍵在于領(lǐng)導(dǎo)在思想觀念上的創(chuàng)新。領(lǐng)導(dǎo)干部要提高認(rèn)識(shí)，正確認(rèn)識(shí)到基層檔案工作的重要性，意識(shí)到基層檔案工作是一項(xiàng)以人為本、服務(wù)為民的工作。一方面，領(lǐng)導(dǎo)干部要提高檔案管理人員的待遇，對(duì)檔案人員的思想、工作和生活上給予關(guān)心與支持；另一方面，要重視檔案管理工作，建立健全檔案管理制度建設(shè)，加大檔案管理的建設(shè)投入。

檔案管理方法上的創(chuàng)新。作為基層檔案管理人員，除了具有一定的教育背景、較強(qiáng)的專業(yè)素質(zhì)外，要有高度的責(zé)任心，要更新觀念，具有開(kāi)拓精神。在信息化時(shí)代，需要檔案管理人員能運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)思維，在掌握傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理方式的基礎(chǔ)上，學(xué)會(huì)運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、聲像技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行現(xiàn)代電子檔案、聲像檔案的管理，把單一的檔案管理變?yōu)樾畔①Y源，成為地方經(jīng)濟(jì)服務(wù)的大數(shù)據(jù)庫(kù)，更好地為地方社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)。

檔案管理手段上的創(chuàng)新。基層檔案管理是檔案管理工作的重中之重。信息化時(shí)代改變了人們工作、學(xué)習(xí)和生活的環(huán)境，使人們更注重信息的時(shí)效性，希望通過(guò)信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡(luò)及時(shí)準(zhǔn)確地獲得多種信息。因此，過(guò)去被動(dòng)的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動(dòng)的、現(xiàn)代化的檔案服務(wù)方式所代替。最近，一些單位，尤其是對(duì)于對(duì)外服務(wù)的檔案管理單位，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)對(duì)檔案進(jìn)行歸檔，實(shí)現(xiàn)了檔案信息的網(wǎng)上檢索，通過(guò)檔案在線服務(wù)，為用戶提供更好的服務(wù)方式。

總之，基層檔案工作是一項(xiàng)讓人看不起眼，但工作繁瑣而冗雜的工作，需要投入大量的人力、物力和財(cái)力。在實(shí)際工作當(dāng)中，需要基層檔案管理人員的不懈努力，創(chuàng)新發(fā)展最終讓基層檔案工作更好地服務(wù)于經(jīng)濟(jì)和社會(huì)建設(shè)、服務(wù)于民生。