淺析文書檔案管理中存在的問題及對策

柯 慧

（湛江市基礎設施建設投資集團有限公司，湛江 524022）

淺析文書檔案管理中存在的問題及對策

柯 慧

（湛江市基礎設施建設投資集團有限公司，湛江 524022）

【摘 要】文書檔案管理工作是單位非常重要的工作之一，其能夠客觀地反映單位的各項活動并對單位的管理水平進行評價。本文筆者通過對文書檔案現狀中存在的問題進行分析，從而提出改進文書檔案的對策和建議，以期能夠為相關工作者提供一點參考，使文書檔案管理向著規范化、現代化、信息化方向大步邁進。

【關鍵詞】文書檔案 管理 問題 對策研究

一、文書檔案管理中存在的問題

文書檔案管理是一個單位檔案管理的重要對象，沒有文書檔案管理，單位也就失去了檔案的資源，使單位成為無根之木，一個企業對檔案管理的程度也反映了企業對自身管理的水平。文書檔案對企業的運行和經營都有著十分重要的作用，文書檔案管理工作應當為企業所重視。現階段我國的文書檔案管理工作還存在很多問題，以下筆者結合自己的實際情況進行有效的分析和闡述。

（一）文書檔案和檔案工作銜接不好

文書檔案只是眾多檔案管理中的一部分，做好文書檔案管理工作才能夠做好檔案管理工作，文書檔案與檔案管理既存在著一定的關系，也存在著一定的不同。所以，對兩者的關系有一定認識之后才能做好文書檔案管理工作，進而做好檔案管理工作。但是現階段大部分企業將檔案管理等同于文書檔案管理，認為只要做好文書管理工作就已經做好檔案管理，致使文書檔案的管理和檔案工作的銜接出現偏差。

（二）領導對文書檔案管理重視不足

我國整體現狀是文書檔案管理工作發展時間較短，最近幾年才開始被各企業納入到行政管理工作中，因此對于文書檔案管理工作的認識度不夠，調查研究不仔細、不認真，管理不規范，造成大量文書檔案的流失。一旦需要時候，只能是“眉毛胡子一把抓”，完全理不出頭緒，最后只能應付差事，草草了事。有些單位也投入了一定的經理和人力整理文書檔案，但是收到的效果卻差強人意。這是因為很多企業雖然了解需要進行文書檔案的管理，但是具體如何管理，如何才能“管好”卻并沒有一個詳盡的計劃和工作流程，因此造成的結果只能是“事倍功半”，浪費了單位的大量人力財力資源。

（三）員工整體素質偏低

因為文書檔案管理工作發展相對較晚，相關的單位對這方面工作重視程度不夠，因此使得文書檔案管理人員的重視程度也不夠，對此方面人員的培訓不足，很多都是臨時調用人員，而非專業的檔案管理人員，甚至連基本的檔案管理知識都沒有。這些因素都對文書檔案管理的員工的整體素質產生很大影響。管理人員的素質偏低，責任心不強，管理工作不規范，文書檔案的存放沒有合理性和有效性，使得文書檔案管理工作存在疏漏，對此現象如不加以改善，會有礙單位文書管理工作的進程。

二、針對文書檔案管理問題的解決對策

（一）強化各部門之間的銜接

文書檔案管理工作在任何單位中都是所有工作的最后總結，想要實現高水平管理的目的，強化文書檔案管理工作和其他部門之間的銜接工作就顯得十分必要。文書檔案管理人員要及時與各部門人員進行溝通、保持聯系，全面掌握各部門的工作情況，確保所遞交的文書檔案的真實性和有效性、全面性。將被動工作變為主動工作，促進文書檔案管理工作的進展。

（二）提升部門及領導對文書檔案管理工作的重視度

思想的轉變可以有效促使行動的改變，因此部門和領導對文書檔案的重視可以有效改善文書檔案管理工作的現狀，也才能夠在行動上配合文書檔案管理工作的順暢開展。領導可以在集體會議上對文書檔案的工作開展提出意見和建議，加強對各部門的考核力度。同時加大文書檔案的宣傳力度，可以有效的促使員工對文書檔案的管理工作加深認識，提高員工工作熱情。

（三）提高文書檔案管理人員的素質

無論企業還是社會不缺的是人，缺的是人才，因此將“人”培養成“人才”對于單位文書檔案管理工作現狀的改善會大有脾益。單位可以對文書檔案管理人員進行專業的培訓，提升其綜合素質，促進其積極學習新的管理理念，強化現代化信息設備的使用和在文書檔案管理工作中的重要作用，另外，新入職的文書檔案管理人員有必要進行系統的崗前培訓，保證持證上崗、規范管理的工作模式。

總結：文書檔案管理工作不是一蹴而就的工作，其需要一個長期的整理和規范的過程，在這個過程中單位各部門要相互配合、精誠合作，單位在制度上也要不斷完善，增進文書檔案管理的工作效率，只有企業全體總動員，才能夠在文書檔案管理工作上有所進步，從而提升企業形象，為單位的進一步發展提供動力。

參考文獻：

[1]陳振環.試論新時期文書檔案管理中存在的問題及對策[J]. 經營管理者,2014,03:299.

[2]何小飛.探討文書檔案管理中存在的問題及對策研究[J]. 東方企業文化,2014,14:97,100.