我國高校基建檔案管理存在的問題及改進(jìn)措施研究

王翀

摘 要 近年來，伴隨我國高校擴招和基建項目的快速發(fā)展，高校基建檔案也相應(yīng)增多，加上高校合并和重組不斷，大量高校基建工程的出現(xiàn)，很多工程竣工檔案管理成為高校檔案管理工作的重點，這也給高校基建檔案管理帶來了新的問題和挑戰(zhàn)。高校基建檔案對于高校權(quán)益維護(hù)和學(xué)校長遠(yuǎn)發(fā)展有著重要的影響，本文以高校基建檔案管理視角進(jìn)行探析，希望能夠為高校科學(xué)規(guī)劃和發(fā)展基建檔案提供有價值的參考建議。

關(guān)鍵詞 高校 基建檔案管理 改進(jìn)措施

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdkz.2015.10.012

College Capital Construction Archives Management

Problems and Improvement Measures

WANG Chong

（Institute of Disaster Prevention， Sanhe， Hebei 065201）

Abstract In recent years， with the rapid development of China's college enrollment and infrastructure projects， archives corresponding increase in university infrastructure， coupled with universities continued consolidation and restructuring， large numbers of university infrastructure projects， many of completion of the project file management become the focus of Management of University Archives， which but also to the university infrastructure archives management has brought new problems and challenges. Archives for university infrastructure maintenance and long-term development interests of college school has an important influence， paper records management infrastructure perspective of universities， hoping to provide valuable reference proposal for the university archives scientific planning and development of infrastructure.

Key words college; file management infrastructure; problems; improvement measures

當(dāng)前，我國高等教育發(fā)展迅速，國家加大對于高等教育的扶持力度，高等院校規(guī)模迅速擴大，高校重新組合和劃分，對于高校基礎(chǔ)建設(shè)檔案管理工作提出了更高的要求，高校基建檔案管理是高校可持續(xù)發(fā)展中保障性因素之一，我國高校建設(shè)過程中要重視基建檔案的管理工作，這對于高校的后續(xù)建設(shè)和維護(hù)起到至關(guān)重要的作用。重視高校基建檔案管理工作，成為高校基建部門和相關(guān)管理部門的重要工作，本文基于我國高校基建檔案管理存在的問題進(jìn)行探析，提出改進(jìn)高校基建檔案管理工作的相關(guān)措施。

1 理論概述

1.1 高校基建檔案管理概念

高校基建檔案管理指的是高等院校在基礎(chǔ)建設(shè)管理過程中和基建工程項目中形成的，具有備檔價值的文字、圖表和音像資料等相關(guān)材料，比如：高校建設(shè)中的文本檔案資料、校園建設(shè)檔案資料、數(shù)據(jù)圖紙、竣工驗收證明等相關(guān)材料的管理和檔案存儲工作。

1.2 高校基建檔案的特點

（1）基建檔案可反復(fù)多次重復(fù)利用。高校基建檔案是在工程的規(guī)劃、設(shè)計、施工和使用、維護(hù)過程中形成的。高校的建筑規(guī)劃、建設(shè)、管理;舊房改造、功能變化、基礎(chǔ)設(shè)施的改建工作等都離不開基建檔案。當(dāng)工程項目需要進(jìn)行擴建、改建、維修時，如果有完善的基建檔案作參考，可以不走或少走彎路，還可以節(jié)省勞動耗費，提高經(jīng)濟效益。（2）基建檔案材料種類繁多，結(jié)構(gòu)復(fù)雜。根據(jù)國家檔案局、國家計委關(guān)于印發(fā)《基本建設(shè)項目檔案資料管理暫行規(guī)定》的通知（國檔發(fā)[1988]4號） 的第二條為：“基本建設(shè)項目檔案資料是指在整個建設(shè)項目從醞釀、決策到建成投產(chǎn)（使用）的全過程中形成的、應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文件，包括基本建設(shè)項目的提出、調(diào)研、可行性研究、評估、決策、計劃、勘測、設(shè)計、施工、調(diào)試、生產(chǎn)準(zhǔn)備、竣工、試生產(chǎn)（使用）等工作活動中形成的文字材料、圖紙、圖表、聲像材料等形式與載體的文件材料。”可見，基建檔案和教學(xué)、科研、黨政等檔案相比，其種類繁多，結(jié)構(gòu)十分復(fù)雜。（3）基建檔案形成時間長，很難收集齊全。基建檔案形成時間長，一個工程項目從籌建到竣工驗收，短則一年，長則需要幾年的時間。工程竣工后，學(xué)校基建部門還需要一段時間的整理才能將基建檔案移交給檔案館。因此，一個基建項目的所有資料完整地歸入檔案館，少則幾個月，多則幾年，導(dǎo)致了基建檔案管理難度增大。

1.3 高校基建檔案管理的必要性

（1）基建檔案是高校建設(shè)和成長歷程的再現(xiàn)和證明。高校基建資料對于高校的建校歷史和建校過程的回顧都是很重要的，高校基建檔案是文本化的、有高度說服力的高校基建材料。（2）高校基建檔案資料可以作為高校建設(shè)項目以后備查和參考的有效依據(jù)，比如高校以后的校園改造，或者線路鋪設(shè)，還有高校以后擴建和重組機構(gòu)，都需要參考和查看以前的數(shù)據(jù)資料，也是高校面對質(zhì)量或者其他權(quán)益糾紛過程中重要的參考依據(jù)。（3）高校基建檔案是高校其它同類建筑項目在建設(shè)籌措過程中，可以參考和查詢高校基建檔案，避免出現(xiàn)高校建筑設(shè)計中的不科學(xué)、不規(guī)范的問題。高校基建檔案資料可以為高校建設(shè)和其它項目建設(shè)中應(yīng)用參考之選，實現(xiàn)其可挖掘和利用的價值，進(jìn)而積極有效地利用檔案，推動高校社會化發(fā)展的服務(wù)。

總之，加強高校基建檔案管理工作是基于高校權(quán)益保護(hù)和高校未來建設(shè)的需要而進(jìn)行的，對于高校基建檔案加強管理是必要的，也是非常重要的工作。

2 我國高校基建檔案管理存在的問題

2.1 存在重視高校建設(shè)，輕視基建檔案管理的思想

高校基建項目歷時一年或更長時間，通過驗收后，交到檔案館的基建檔案多數(shù)存在歸檔材料凌亂、不齊全、不完整，分類、組卷不歸范的情況;有的施工單位，做完工程，就把資料帶走了，要想補齊是不可能的事情;高校基建處工作繁忙，建設(shè)任務(wù)一直比較繁重，如果抽出專人和大量的時間整理檔案，顯然更是不可能;高校人員更換比較頻繁，尤其是在高校重組或者是擴建過程中，容易出現(xiàn)“資料在，人不在”“人在卻找不到資料”的問題時有發(fā)生，這些對于高校的發(fā)展是非常不利的。

2.2 基建檔案管理制度不健全，缺少保障性的管理措施

當(dāng)前，在我國部分高校在檔案管理中，盡管應(yīng)用了《普通高校檔案管理辦法》的文件作為高校基建工作的指導(dǎo)性文件，但是當(dāng)前我國大部分高校仍然沒有從各高校自身實際情況出發(fā)，制定切實可行的基建檔案管理制度和相應(yīng)的管理辦法，導(dǎo)致高校基建檔案管理是有框架，缺內(nèi)容;部分高校的基建檔案管理沒有納入高校發(fā)展的年度工作計劃，崗位責(zé)任不明，對于檔案管理員的責(zé)任劃分不清。高校基建檔案管理缺乏符合本校實際的實施細(xì)則，既不利于明確管理工作職責(zé)，也不利于規(guī)范操作流程。

大部分高校存在經(jīng)費緊張，軟硬件投入不足的問題。當(dāng)前我國大部分高校的基建檔案管理人員數(shù)量不足，造成基建檔案隨意放置，收集和處理不及時，容易出現(xiàn)基建材料不完整或者缺失。部分高校因為經(jīng)費緊張，無法及時升級軟硬件設(shè)備，加上思想上也不重視基建檔案的管理工作，導(dǎo)致大部分高校的基建檔案在管理中缺少先進(jìn)的檔案管理配套設(shè)備。

2.3 大部分高校基建檔案管理質(zhì)量不高

當(dāng)前，我國大部分高校基建檔案管理不到位，整體質(zhì)量不高，在歸檔的材料和分類方面，很多做法不科學(xué)，比如：基建數(shù)據(jù)材料不整齊，有的圖紙存在隨意修改，檔案記錄沒有電子稿，只有手工稿等，有的基建材料真實性考察不夠，存在后期補寫現(xiàn)象。有的高校基建檔案部門甚至聘用臨時工做基建檔案管理員，這些所謂的管理員既沒有基建專業(yè)背景也沒有專業(yè)檔案的管理經(jīng)驗，對于基建資料歸檔工作不熟悉;有時，由于基建圖紙較大，普通復(fù)印機無法復(fù)印，直接原圖借出，遲遲不還;甚至，還有對于資料的管理出現(xiàn)混亂，歸類不清找不到檔案的情況等。

3 我國高校基建檔案管理改進(jìn)措施

3.1 從思想上要重視高校基建檔案管理工作

首先，高校基建檔案管理者要從新的高度認(rèn)識和重視高校基建檔案管理工作，改變基建服務(wù)工作的被動運行狀態(tài)，從理論和制度層面上完善高校基建檔案管理工作，提高對于高校檔案管理的日常管理工作的規(guī)范性，重視基建檔案保管的后期利用價值的維護(hù)和對于原有數(shù)據(jù)的真實性和原件的保存和歸檔。

重視從檔案管理部門內(nèi)部的參與意識和競爭上崗制度的規(guī)范，要培養(yǎng)檔案管理主動性和積極參與的意識。高校基建檔案管理人員要經(jīng)常清理和維護(hù)基建檔案資料，對于參觀和學(xué)習(xí)人員要熱情接待，通過知識競賽或者檔案宣傳活動，做好檔案管理知識的普及工作，使廣大高校教職工充分認(rèn)識基建檔案的重要性，學(xué)會利用檔案資源，為教學(xué)工作和基建工作服務(wù)。

3.2 逐步完善高校基建檔案管理制度和紀(jì)律

（1）依據(jù)高校基建檔案管理實際情況制定相應(yīng)的規(guī)章制度。一般情況下，我國高校基建檔案管理都是依據(jù)建設(shè)部制定的《城建檔案管理規(guī)定》進(jìn)行，該規(guī)定是千篇一律的，大通套無細(xì)則的檔案管理規(guī)定，沒有從不同高校基建檔案管理的特殊性出發(fā)進(jìn)行相關(guān)的規(guī)定和約束。各高校對于本校內(nèi)部的基建檔案管理要根據(jù)實際需求和工作的特殊性，制定相關(guān)的細(xì)則和規(guī)定，有利于規(guī)范和推行符合本院校實際需求的基建檔案管理工作。高校基建檔案管理要重視細(xì)化和規(guī)范問題，盡量減少基建檔案整理的工作無序性和工作強度過大的弊端，要進(jìn)一步依據(jù)高校實際建設(shè)情況，制定具有本校特色的基建檔案管理制度。

（2）將基建項目和基建檔案同步管理。基建檔案的收集與工程建設(shè)同步進(jìn)行是基建工作的基本原則，也是保證基建項目質(zhì)量的一個有效手段。“同步”即工程各實施階段應(yīng)根據(jù)檔案歸檔的基本原則進(jìn)行收集、積累、整理。首先，在勘測、設(shè)計、施工、監(jiān)理等工作中，要對基建檔案的編制、整理移交工作提出明確的要求，在檢查工程進(jìn)度與施工質(zhì)量時，應(yīng)同時檢查基建檔案的收集和整理情況。檔案人員尤其要注意檢查一些隱蔽工程，隱蔽工程大多掩埋或隱藏在其他部位內(nèi)，不能被直觀，也是容易被一些素質(zhì)不高的施工單位偷工減料和鉆空子的地方。因此，除了平時的督查外，檢查隱蔽工程驗收記錄，監(jiān)理人員是否簽章是重點。其次，大量的設(shè)計變更是否齊全。檔案的驗收應(yīng)重點檢查工程前期文件，各種隱蔽工程記錄，設(shè)計基礎(chǔ)文件，施工技術(shù)文件，竣工圖文件，事故處理文件，質(zhì)量檢驗評定文件，監(jiān)理工作文件和各項專業(yè)驗收文件。

檔案管理部門應(yīng)建立起與設(shè)計單位、建設(shè)單位、施工單位及監(jiān)理單位的有機聯(lián)系，及時解決歸檔材料的相關(guān)問題，確保基建工程檔案的完整規(guī)范。開工前，督促各建設(shè)、施工、監(jiān)理等單位就要根據(jù)工程的特點，配備適應(yīng)檔案工作的檔案人員，明確責(zé)任和具體要求，確保在工程各個階段形成的第一手資料都能夠被及時、規(guī)范地收集、整理和歸檔。實踐證明，對檔案管理事后的監(jiān)控不如實時監(jiān)控的效果好。

（3）將高校基建檔案管理作為考核部門工作的一項重要內(nèi)容。要突出高校基建檔案管理工作的重要性，就要從問責(zé)機制和考核指標(biāo)上，突出基建檔案管理的重要性，將高校基建檔案管理納入到基建部門和檔案管理部門的考核工作中去，讓高校基建部門和檔案管理部門職責(zé)分明、相互監(jiān)督，密切分工協(xié)作，共同做好基建檔案的保存和管理工作。

3.3 通過培訓(xùn)學(xué)習(xí)，提升檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)

由于基建檔案資料一旦沒有及時收集，就無法補救，給將來學(xué)校的建設(shè)工作帶來不可估量的損失，因此，要加強檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。由于基建檔案要求管理人員最好既懂基建工作又要懂檔案工作，這樣才能做到歸檔材料齊全，符合檔案管理要求。目前，各高校檔案館中，懂檔案的人員較多，但是既懂檔案又懂基建的人員少之又少，因此，應(yīng)針對基建檔案管理人員，進(jìn)行基建基本工作的專門業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使他們在基建檔案跟蹤收集和整理過程中，能夠做到及時、完整、高效、規(guī)范。

當(dāng)前，我國高校可以從基建檔案管理人員整體業(yè)務(wù)素質(zhì)不高的現(xiàn)狀出發(fā)，通過開展定期培訓(xùn)學(xué)習(xí)活動，提高基建檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。在上崗前，開展崗前培訓(xùn)，使之充分認(rèn)識檔案工作的重要性，堅定從事檔案工作的信念。上崗后，要定期開展繼續(xù)教育培訓(xùn)，使檔案工作人員樹立正確的人生觀和價值觀，保持對檔案工作的積極熱情，做到愛崗敬業(yè)、踏實肯干，按照我國檔案管理和建設(shè)相關(guān)法律法規(guī)，依據(jù)和落實好高校自身的基建檔案管理的相關(guān)工作細(xì)則。

3.4 加強高校基建檔案的信息化管理工作

當(dāng)前，在網(wǎng)絡(luò)信息快速發(fā)展的大背景下，高校基建檔案管理工作也要跟上社會發(fā)展的步伐，充分利用電腦和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)及其開發(fā)的軟件進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)信息化管理，采用先進(jìn)的軟件信息管理系統(tǒng)，進(jìn)行高校基建檔案的信息化管理、數(shù)字化管理，使廣大教職員工通過授權(quán)就可以在網(wǎng)絡(luò)上方便快捷的實現(xiàn)對于基建檔案的查詢和利用。

對現(xiàn)有基建檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，是實現(xiàn)基建檔案工作信息化的重要內(nèi)容。由于高校歷史悠久，基建檔案形成時間較長，數(shù)量較大，圖紙型號參差不齊，并且由于長期查閱，許多圖紙破損嚴(yán)重。因此，應(yīng)采用大型、高效、高分辨率的掃描儀進(jìn)行數(shù)字化資料處理，才能滿足工作需要。從經(jīng)濟方面考慮，采用社會化服務(wù)方式較為經(jīng)濟適用。

4 結(jié)論

當(dāng)前，我國高校基建檔案管理要從自身的實際情況出發(fā)，查找基建檔案管理中存在的問題并進(jìn)行有針對性的改進(jìn)，從思想上高度重視基建檔案管理工作，從制度建設(shè)、人員培訓(xùn)、信息化技術(shù)等方面改進(jìn)檔案管理工作，進(jìn)一步推動高校基建檔案為高校擴建和改建做好服務(wù)工作。

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