會計信息化背景下企業內部控制優化研究——以JY公司為例

東華大學旭日工商管理學院 甘昌盛 上海海事大學經濟管理學院 顧曉敏

在科技日新月異的今天，會計信息化逐漸成為各個企業進行財務管理，提升財務管理效率的關鍵。會計信息化在企業決策中的運用越來越廣泛，而內部控制離不開會計信息的支撐，會計信息化對企業獲取相關營運信息、利潤信息、管理信息等有很大作用。政府報告中，也指出必須加大高新信息技術的運用，提升我國經濟增長能力，使我國產業結構更加合理。大量案例證明，企業內部控制缺乏或體系建設滯后，在很大程度上會影響企業對待信息的態度。在國內企業內部控制弱化，導致投資損失的問題也相對比較普遍，如何進一步強化其內部控制就成為關鍵。特別在會計信息化管理背景下，如何實現會計信息化與企業內部控制的有機結合，從實踐中對企業內部控制體系進行優化，營造良好的內部控制氛圍成為關鍵。JY公司是高新技術企業，在國內具有較大影響力，本文將對JY公司會計信息化運用現狀及其對內部控制的影響展開探討，并提出JY公司內部控制體系優化方案。

一、會計信息化與內部控制關系

會計信息化是以會計基礎理論、現代信息技術為一體的綜合性科學，集中企業財務信息、物流信息、人力資源信息等，運用現代信息技術手段對這些技術進行收集、匯總、加工，形成對企業控制經營決策、把握市場經營機會等都有一定指導與借鑒作用的及時性、動態性信息集群，是一種新的企業管理思想，不僅強化了傳統會計的控制、計劃、決策職能，還推動傳統會計管理成為推動企業可持續發展的一種管理工具。內部控制主要包括內部環境、風險評估、控制措施、信息溝通、監督檢查等五個方面的內容，各個因素都是圍繞實現企業市場運營目標而存在的，是通過一系列自我調整、規劃、控制、評價方法，保障企業運營效率、效果的自我控制手段與方法的總和。

會計信息化與內部控制的關系主要表現在如下兩個方面：

第一，會計信息化對內部控制的影響。會計信息化同樣是企業信息化流程重構的有機組成部分，內部控制也將受到會計信息化實施的影響，一是會計信息化對企業內部環境產生影響，會計信息化實施將促使企業實施扁平化組織管理形式，隨著管理環境、管理目標的不斷變化，企業將呈現出扁平化管理方式。在會計信息化管理模式下，企業進行相關決策均會對會計信息進行把握。二是會計信息化使企業內部控制范圍擴大，會計信息化的運用將覆蓋企業計劃、生產、采購、財務、人力資源、營銷等各個方面，同時會計信息化使傳統會計部門人員轉變為由操作人員、會計人員在內的兩個部門。三是會計信息化引起企業內部控制方法、形式的變化，會計信息化使企業內部控制方法逐漸多樣化，從傳統以人為重點的控制方式向以現代信息系統為重點的控制形式轉變，內部控制的著力點也發生變化。同時會計信息化引起企業內部控制步驟被信息技術替代。

第二，內部控制對會計信息化的影響。會計信息化與內部控制影響是相互的，內部控制對企業會計信息化影響表現在如下兩個方面：一是內部控制對企業會計信息化的推廣運用產生影響。會計信息化運用對企業內部控制的敏感度較高，企業內部控制的暢通性決定了企業會計信息化利用程度，只有內部控制相對完善的企業才能清楚各個崗位、部門權責、管理目標，才能保證會計信息順暢流動，以避免企業矛盾。二是內部控制對會計信息化質量產生影響，在企業會計信息化中，一方面內部控制影響會計信息的收集、整理與運用工作，直接影響會計信息準確性；一方面內部控制影響會計信息的安全性、可靠性，對會計信息化系統維護、發展也具有直接影響，如果內部控制失效，可能會出現職業道德風險，直接影響企業會計信息化質量。

二、會計信息化背景下JY公司內部控制現狀

（一）JY公司內部控制現狀 JY公司在國內高新技術產業中具有重要地位，該公司設有董事會、經理層、監事會等經營管理層級，運用集權管理方式，董事長、總經理均由創始人擔任，JY公司內部決策對董事長管理經驗密切相關。在新的市場環境下，JY公司不斷強化管理，制定了諸多完善JY公司管理的規章制度，但是董事長集權管理下，諸多部門、崗位決策被干預，引起JY公司管理職能重疊，制度執行不力的問題也廣泛存在，導致JY公司內部管理目標難以實現。當然，JY公司董事長嚴謹的態度、踏實的工作方法等為內部控制帶來了積極影響，同時JY公司還設計了相對權責明確的內部組織結構，明確了各個部門、崗位分工，在一定程度上提升了公司內部控制的效果，具體結構如圖1所示。

圖1 JY公司組織結構

從JY公司組織結構圖可以看出當前公司各個部門劃分相對清晰，但是各個部門工作職責的劃分還不明確，設立了相應的人力資源部，但是該部門依然歸屬于行政部管理，實質上是以二級部門存在的，并沒有實現職能分工。信息化技術部門依然屬于二級部門，在JY公司所處層級較低，缺乏自主進行相關信息系統管理、維護的自主性，造成信息系統維護滯后。此外，JY公司授權管理程序也存在一定缺陷，雖然JY公司在發展過中不斷進行權責明確，但依然存在一人身兼多職的問題，導致崗位權責交叉，多個不相容崗位職能相互分離。

（二）JY公司風險評估現狀 從企業內部控制框架圖可以看出，風險評估在企業內部控制中占重要地位，而企業風險評估必然以會計信息為基礎，會計信息化對于提升風險評估的及時性、合理性與科學性有重要作用。從會計信息化的實質可以看出，會計信息化將對JY公司相關業務信息進行全面整理，形成系統的會計信息，內部控制部門可以通過對這些會計信息的分析，及時作出風險評估報告，為JY公司提供準確的風險控制依據，提出應對措施，保障JY公司市場經營目標的實現。但是，JY公司風險評估依然存在一些缺陷，在JY公司業務操作過程中，還未設定風險管理具體目標，導致風險評估的目標性較弱，風險評估過程缺乏針對性；同時JY公司實施了會計信息化舉措，但是會計信息化系統中會計信息傳遞的科學機制并未形成，會計信息傳遞不暢，在風險評估中的作用并未得到全面發揮。此外，各個部門對會計信息運用程度較低，對企業內部控制中的風險評估運用較少，風險評估大多依賴經驗積累，無法對JY公司所面臨的風險進行準確評估。

（三）JY公司風險控制現狀 從JY公司內部組織結構來看，設立了審計部、財務部、戰略管理部等內部控制部門，這些部門在JY公司內部控制活動中扮演重要角色。從前文分析可以看出，JY公司部門、崗位職能交叉問題相對突出，導致內部控制活動難以有效開展。在當前內部管理活動下，企業各個環節控制中的行為存在很大差異，各個管理環節控制流暢性不足。與此同時，JY公司業務控制相對嚴格，如市場營銷費用報銷流程復雜（如圖2），不論報銷費用金額大小，均需要總經理簽字認可，手續繁瑣，效率低下。但是信息系統控制與維護中卻沒有嚴格的流程，會計信息化在控制活動中的作用較低。

圖2 JY公司市場營銷費用報銷審核流程

（四）JY公司內部信息溝通及監督現狀 為了提升JY公司內部控制效率，增強內部控制力度，提升內部控制在JY公司戰略目標實現中的作用。JY公司不斷強化內部信息溝通及監督力度，在一定程度上實現了JY公司內部溝通流程、信息傳遞及時、監督效果較高的目標。但是JY公司依然還存在信息溝通不暢的問題，如JY公司財務管理系統與倉儲部門管理系統分屬兩套系統，兩套系統信息難以通過信息化匯集，導致信息處理過程延滯，以致信息在公司內部傳遞不暢。與此同時，JY公司內部審計的職能還未完全發揮，忽視對JY公司整體市場風險監督，JY公司當前雖然設立了獨立內部審計部門，但存在內部審計人員綜合素質較低，審計職能難以實現的問題。

三、會計信息化背景下JY企業內部控制優化策略

從前文對JY企業內部控制相關要素分析可以看出，JY公司內部控制雖然有一定程度的改善，與會計信息化之間形成一定合力，但是依然存在諸多問題，因此有必要對JY公司內部控制進行優化。

（一）JY公司內部控制制度優化策略 實踐表明，內部控制對企業發展具有重要作用，特別是對企業關鍵業務活動的進行控制。在企業內部控制中，必然通過優化各項業務活動內部控制，完善各個業務流程，實現業務流程循環。從JY公司內部控制現狀及業務活動來看，會計信息系統與倉儲管理信息系統之間的融合是影響JY公司內部控制的關鍵，那么進一步進行信息系統融合，在JY公司形成系統的內部控制信息系統，使JY公司會計控制目標可以順利實現，會計信息控制是JY公司內部控制的核心，因此可以將JY公司內部控制形成制度性文件，將其融入到內部控制各個業務環節，形成更加科學合理的內部控制體系，具體如圖3所示。

圖3 JY公司業務流程

會計信息化背景下JY公司內部控制體系優化，第一步是從總體層面進行優化，結合JY公司業務流程開展，制定相應的總體內部控制體系。首先，在JY公司傳統組織結構模式下，會計信息化系統屬于行政部管理，信息系統管理的獨立性不足，為實現會計信息化流暢性、及時性的目標，必須進一步提升信息部層級，設立二級管理部門。其次，進一步明確JY公司人力資源部門職責，從傳統的人力資源管理中擺脫出來，形成新的人力資源管理目標，包括人力資源崗位需求分析、崗位設計、崗位職責、績效考核制度、薪酬體系等的明確，嚴格相關崗位、部門人員管理制度，形成系統的人力資源管理體系，為內部控制效率的提升奠定基礎。最后，進一步增強審計部門獨立性，從JY公司內部管理角度來看，審計部門屬于副總經理1管理，結合JY公司內部控制的需要，將其劃為由董事會直接管理的部門，降低其與會計部門職責的交叉，進一步保持審計部門獨立性。

（二）JY公司業務流程內部控制優化策略 在傳統會計信息的審核流程下，JY公司各個部門都需要處理大量賬務不符的問題，各個部門信息傳遞延遲性、信息不對稱導致這種問題廣泛存在，但是實際上JY公司會計信息并不存在問題，該過程給JY公司帶來大量人力物力浪費，也造成相關工作效率較低，因此必須進一步加大信息技術系統運用（如圖4），加快JY公司會計信息化進程，進一步提升工作效率。

圖4 JY公司信息共享優化策略

JY公司為了實施會計信息共享策略，必須做好相應的實施準備，一是必須進一步優化JY公司財務部工作流程，在會計信息化進程中，以會計業務部門流程優化，使JY公司管理者及時掌握各個部門運營信息，并做出科學決策，提升內部控制效率。二是制定科學合理的實施策略，要從會計信息化傳遞效率較低、會計信息化相關賬務核對與匯總、管理流程改造等方面入手，提升會計信息系統各個環節的銜接效率。鑒于此，可以根據JY公司會計業務相關流程進一步展開優化，在新的會計流程中，采購部在采購活動中不進行票據傳遞及匯總，僅僅將這些數據錄入信息庫，采購部門根據信息庫自動生成相應單據。同時JY公司各個生產部門票據由票據中心統一管理，對各個部門票據首付零延遲審核，提升票據工作效率，如圖5所示。

圖5 JY公司業務流程優化

（三）JY公司內部監督優化策略 目前，JY公司會計信息化背景下的內部監督還存在諸多缺陷，在一定程度上影響了JY公司內部控制的有效性，因此可以從如下幾個方面入手：一是完善會計信息化在JY公司內部控制的規定，將會計信息系統在內部控制中的運用作為JY公司一項常規制度，形成系統性指導文件，以制度明確內部控制中會計信息系統的使用、分析及反饋流程，以解決當前內部控制中會計信息系統運用程度較低的問題。二是引入外部審計機構，通過外部審計機構對內部會計信息化系統的運用機制進行完善，逐漸形成JY公司內部運用機制，提升會計信息化在JY公司內部控制使用的地位，發揮其在內部監督過程中的效率提升、科學性作用。三是借鑒國內外企業內部控制中會計信息系統的運用經驗，建立統一的信息化管理系統，降低會計信息傳遞延滯問題，為JY公司內部控制中的會計信息運用奠定基礎。

［1］韓雪：《試論會計電算化教學的實際情況以及改善的策略》，《學周刊》2014年第10期。

［2］董麗芳：《會計電算化系統的內部控制探討》，《山西廣播電視大學學報》2009年第5期。