外資家電企業內部控制優化路徑

黃河水利職業技術學院 蘇永彪

隨著我國經濟的不斷發展，人民的生活水平越來越高，對家電類商品的需求越來越大。不過，這也直接導致了家電行業的競爭異常激烈，企業想要生存和發展就必須改變過去低效的管理方式，否則會嚴重降低企業的運營效率。完善管理機制的一個重要部分就是要優化企業的內控機制。德國獨資的A企業的主營業務是開發與生產小家電。當前，A企業內部控制工作做得并不到位，表現為：企業管理架構不合理、組織結構設置不科學、內部控制環境較差、缺少嚴格的監督機制等。上述問題已經明顯影響了A企業的經營效益，因此，本文從以下三個方面針對A企業的內部控制進行優化。

一、內部環境優化

內部環境是內控機制最重要的部分，因此A企業需要給予其足夠的重視。A企業需要綜合考慮自身的具體情況，并以此為基礎構建正確的商業道德觀，這也是企業發展的重要思想基礎。A企業應該要求所有員工都嚴格遵守企業訂立的商業道德標準，從而營造良好的內部精神文明氛圍。另外，要明確財務部門的具體分工，將工作落實到個人，從而保證企業各項資產的安全。

（一）優化組織體系

（1）改善管理架構。要加強執行董事的監管，由于A企業的執行董事是由總公司派來的，所以對中國境內企業的管理還存在很多不足之處；要設立監事，以輔助執行董事的各項工作；要聘用職業經理人，從而建立良性的競爭氛圍，提升管理層的管理效率。

（2）科學設置組織結構。按照管理架構的安排，明確監事擁有的權利與承擔的責任，監事直接向執行董事匯報與反饋工作，并負責監督企業管理層的工作完成情況；副總經理直接向總經理匯報工作，并管理下屬的各級經理，主要工作為輔助總經理處理公司的各類事務。當前，A企業存在比較嚴重的交叉管理現象，因此，必須進行適當的調整，明確各管理崗位的工作權限，決不能越權或者越級操作，從而使企業的組織結構簡明清晰、人員各司其職，提升工作效率。在設置組織結構的時候，應該注意避免權限的重疊與缺失，保證企業沒有管理的盲點，使內控機制能夠更加順暢地運行。設置了新的組織結構之后，必須考核其運行的實際效果，一旦發現結構中存在的問題，就要立即進行補救或者糾正，從而使組織結構不斷完善，運作效率不斷提升。另外，要設置清晰的授權機制，讓所有員工都清楚自己的崗位職責與工作權限，這樣還能在一定程度上簡化考評工作。優化后的A企業的組織結構見圖1。

圖1 優化后的A企業組織結構

（3）強化風險管理機制。A企業當前的風險管理機制非常薄弱，從企業的領導層到基層員工都沒有建立起風險防控意識，因此，有時無意中會使企業面對很高的經營以及財務風險。基于此，A企業應該強化自身的風險管理機制，完善相關的結構。以A企業當前的情況而言，最好安排專職的風險管理控制官，并組織專業的風險管理人員建立風險防控團隊，根據企業制定的規范進行風險防控工作。另外，要在所有部門都安排專人負責風險的管理，并隨時向風險管理控制官反饋風險情況，從而提升內控組織結構的獨立性。結合A企業當前的風險管理現狀，可以用圖2的方式構建風險管理組織。

圖2 A企業風險管理組織

（二）建設現代企業文化 A企業的企業文化建設相對落后，目前為止，未建立起所有員工都認可并在工作中時刻秉承的企業精神與價值觀。A企業需要按照企業的發展愿景以及發展規劃，可以建立起具有鮮明企業特色的文化理念，并成為員工的行為準則。還需要強化內部不同層級之間的企業文化交流，并加大宣傳企業文化的力度，從而保證所有員工都形成共同的文化理念，并一直堅持作為自己的工作指導準則；在建立企業文化時，A企業需要將內控理念完美融合進去，使其內化為企業文化不可分割的一部分；企業領導層應提升自身的內控意識，并注重在企業文化建設過程中融入內控理念，將企業文化打造為既有思想意義，又有管理意義的全新理念。因為A企業屬于跨國經營的公司，所以還需要關注文化的沖突與融合方面的處理。作為家電企業，要致力于打造中國市場上的明星品牌，顯示出企業強大的市場開發與營銷能力，這也是企業文化建設的一部分。另外，還應倡導以人為本的經營理念，激勵員工們與企業共同發展。

（三）優化人力資源管理 企業的內部控制除了需要完善的機制之外，還離不開人的工作，因此，必須重視人員在企業內控中發揮的作用，這自然就需要提升企業人員的職業素質。要使企業的內控機制高效的運行，企業員工不但要有過硬的專業背景，還要有良好的職業素養與思想品格，所以，優化人力資源管理是企業改善內控不能忽視的環節。

（1）設計嚴謹的招聘流程。企業在招聘員工時，首先應該考察應聘人員的道德素養與思想品格，之后才評估他們的專業背景以及工作經驗，應該將應聘人員的道德素養與思想品格作為最重要的影響因子，尤其是職業精神方面，直接關系到員工日后的工作態度，企業必須謹慎對待（見圖3）。在最終確定聘用之前，應聘人員必須通過企業的初試、筆試以及最終面試，合乎各項要求才能考慮聘用，不合要求的不允許給予任何特殊化對待。

圖3 招聘人員時的考評因素

（2）完善激勵機制。盡管A企業現在已擁有自己的一套激勵機制，但由于制定的時間比較久，顯得比較籠統，而且很多方面都沒有涉及，執行力度也不夠，使該激勵機制淪為一種形式。為了提升員工的工作積極性，提升企業的運營效率，A企業需要完善自身的激勵機制，根據員工的實際工作完成情況對其進行相應的獎懲。對于那些工作認真負責，工作完成出色的員工，應給予物質獎勵或者升職嘉獎；對于那些工作努力，但是工作完成狀況不理想的員工，應分析其中存在的問題，并對其進行及時的提醒，以觀后效；對于那些工作不認真，工作完成情況很差的員工，可以先對其進行警告處理，如果經過一段時間之后仍然沒有任何改善，那么就要對其進行通報批評或者解雇的處理。不過，企業在激勵員工的同時，也要留意可能帶來的負面影響，并在必要時對其進行相應的處理。

（3）全員培訓。企業要想不斷提升員工的專業技能與職業素養，就必須組織具有針對性的培訓。因為A企業是外資企業，在這方面一貫秉承國外總公司的做法，培訓工作開展得相對不錯，也有很好的收效。在此基礎上，還可以考慮增加一些對員工思想品質方面的培訓。對于一個企業的內控機制來說，員工的道德品質是重要的影響因子，員工積極的工作態度與良好的道德素養能夠有效提升企業內控的效率。培訓的最終目的是為了企業更好的發展，讓員工更加了解企業的管理體系，尤其是內控管理機制，并明確本職工作的范圍。負責培訓的教師應該對企業的具體情況非常清楚，知道企業的發展歷程與發展愿景，明白企業在經營過程中遇到的問題，以及當前的經營處境，并通過培訓讓員工對此有充分認識。專業的教師雖然具有良好的理論基礎，但是因為并不了解企業的具體情況，所有培訓難免不夠具體，針對性不強。基于這種情況，企業可以安排內部的主管或者經理對員工進行單項的培訓。而且，在進行內控培訓之前，企業需要分清主次，合理安排順序，并要求員工在培訓之后提交培訓心得與體會，從而了解培訓的實際收效。另外，A企業可以定期組織員工就企業的內控進行學習與討論，借助這樣的方式，讓他們參與到企業的內控中來，進而提升內控工作的效率。

（4）啟用崗位輪換機制。為了提升員工的業務能力，A企業可以啟用崗位輪換機制，定期安排管理人員以及核心崗位的工作人員交換工作崗位。這種輪崗制能有效提升員工對各工作崗位的了解程度，從而在后續的工作中能夠更加高效地協調與溝通。借助輪崗，能夠找出以往工作中的錯誤與疏漏，同時讓某些不合規的操作暴露出來；員工可以提出不同崗位的工作改善建議，從而提升內控效率。輪崗操作是一種非常有效的提升工作透明度的方式，因此，A企業應將其廣泛應用到不同部門中，尤其是那些比較重要的保管崗位，一定要堅持定期換人。一旦在輪崗的時候，發現工作人員的錯誤與疏漏，必須馬上向上級領導反映。

二、電子信息系統優化

通過分析A企業目前的信息化建設，其有必要根據當前業務發展的需求優化電子信息系統。通過電子信息系統的使用，讓企業的所有員工清楚現有的內控機制，并熟悉其中的信息采集、信息處理以及信息共享流程；能夠第一時間將可能影響企業經營與發展的重要信息，向更高級別的管理層傳遞；借助功能齊備的電子信息系統，能夠實現數據管理的透明化，讓各項業務操作的記錄都完整可查，防止出現徇私舞弊的行為，提升企業內部控制的效率。通過這樣的管理方式，能夠有效提升企業內部的信息流通速度與效率。要實現這些功能，ERP系統就是很好的選擇（見圖4）。當前A企業八成以上的員工都對自己的業務操作非常熟悉，并通過ERP系統記錄業務流程與進展，這樣不僅大大減少了工作人員的工作量，還大幅降低了企業的管理成本。建議A企業應該提升各級管理人員對電子信息系統使用的重視程度，借助科學高效的系統，提升員工的工作效率，進而提升企業的內控效率。

圖4 A企業員工應用ERP系統對比圖

三、內部審計與監管的優化

（一）重視內部審計的作用 在整個企業的內控管理中，內部審計的作用不容忽視，因此A企業應對其內部審計組織進行一定的調整。在組建內部審計部門的時候，企業必須明確該部門的權限與職能，具體的組建原則需要注重兩個前提：首先，準確定位審計部在企業中的地位；其次，審計部應該由執行董事牽頭。審計部作為企業內控的重要組織，主要負責審計企業的財務賬目。之所以進行內部審計，就是為了要提升企業發展過程中的財務健康性，提升內部管理的效率。A企業應結合自身的實際運營情況，組建內部審計部，保證內控工作的順利推進。

（二）強化內部監管 A企業需要強化內部的監管工作，明確執行董事以及監事的工作權限與職責，清晰劃分各人的工作范圍，絕無交叉也無重疊，并通過審計部對其進行有效的監督。至于全面的監管，則需要滲透進公司的各個職能部門與工作崗位之中。企業的內部監管包括日常與專項兩類。企業內部監管的核心目的是要找出企業經營過程中的缺陷，所以需要明確內控對缺陷的判定指標，并給出改善缺陷的建議，向企業高級管理層提交完整的書面報告。企業高級管理層審核批準了缺陷彌補措施之后，監管部門應該指定專人監督，不能讓改善措施流于形式。

（三）開展內部評價 為了確保企業內控機制能夠被良好的執行，A企業需要建立內部評價機制，從而掌握內控的具體執行情況。開展內部評價必須明確評價的目的、評價的具體范圍以及評價的指標。另外，在評價的過程中企業需要隨時關注各主要合作企業的資信狀況，并科學評估交易風險，從而反映出企業最真實的內控執行情況。內部評價工作是由內審部門負責的，因此，也可以將內審看作是控制內控過程的一種運行機制。A企業要定期開展內部評價工作，并將工作結果匯總為報告向上級管理層提交，以便企業的管理層掌握內控的實際執行情況。這里需要注意的是，在進行內部評價的過程中，必須注意評價的公平與客觀性，應盡量降低人為因素對評價結果的影響，讓評價結果反映出企業最真實的內控執行情況，A企業可以考慮聘請獨立第三方監督內部評價工作的公正性。內控評價流程如圖5所示。

圖5 內控評價流程

完善內控評價流程之后，A企業應該測試評價流程的運作情況，具體測試過程見圖6。

圖6 內控評價測試流程

（四）開展外部模擬審計 對企業來說，外部模擬審計能夠提升企業應對財務突發狀況的能力，提升內控機制的執行力度。以往，A企業在進行這項工作時，經常混淆了“外部”與“內部”的區別，很多時候都使模擬審計只是走走過場，流于形式。為了改善這種局面，A企業應聘請外部獨立的審計師到企業進行模擬審計，重點審核內控標準的合理性、內控機制的健全性，并以此為基礎科學評價企業內控機制的有效性，向企業提交書面報告。

［1］陳漢文、張宜霞：《企業內部控制的有效性及其評價方法》，《審計研究》2008年第3期。

［2］王素蓮：《企業內部控制評價指標體系研究》，《山西大學學報（哲學社會科學）》2005年第6期。