淺談企業(yè)紙質檔案收集工作的創(chuàng)新思路

袁海霞

摘 要：紙質檔案是企業(yè)檔案種類的重要組成部分，雖然很多企業(yè)開始建設、完善了電子檔案系統(tǒng)，但是，很多重要的經(jīng)營管理痕跡，例如國家方針政策文件原件，與客戶簽署的一系列經(jīng)濟合同等，目前還是以紙質材料出現(xiàn)。這些對于企業(yè)經(jīng)營發(fā)展具有重要保存價值與參考依據(jù)的重要檔案材料，企業(yè)通常都會進行歸檔處理。在我國，企業(yè)檔案管理工作發(fā)展了數(shù)十年之久，筆者針對傳統(tǒng)檔案管理工作中呈現(xiàn)出的弊端，結合企業(yè)檔案收集與管理的實際需要，借本文表述自身對于紙質檔案收集工作創(chuàng)新的思路。

關鍵詞：紙質檔案;收集與管理;創(chuàng)新思路

一、前言

在企業(yè)檔案越來越被重視的今天，所有大中型企業(yè)都建立有自己的檔案管理部門。筆者認為，企業(yè)檔案收集工作是不僅可以解決文件形成后的分散狀態(tài)與利用要求集中的矛盾，也是實現(xiàn)企業(yè)檔案集中統(tǒng)一管理的一項重要和基本內容。也就是說，把分散在企業(yè)內部職能部門和個人手中的文件材料，按照規(guī)定集中保管起來。

二、檔案收集工作的內容及對象

檔案收集工作是檔案管理工作的起點，就是按照黨和國家的規(guī)定，通過例行的接收制度和專門征集的辦法，把分散在各部門、個人手中有價值的檔案分別集中到各有關檔案室和各級檔案室的工作。筆者認為，檔案收集工作的內容主要包括三個方面：一是本企業(yè)需要歸檔檔案的接收工作。企業(yè)各部門辦理完畢的文件是檔案室檔案的主要來源，建立健全企業(yè)內文件材料的歸檔工作制度是企業(yè)檔案部門開展檔案收集工作的主要途徑。二是對企業(yè)各部門和撤銷部門具有長久保存價值的檔案的集中和接收工作。接收現(xiàn)有部門和撤銷部門的檔案，特別是接收現(xiàn)有部門的檔案，是企業(yè)各級綜合檔案室收集工作的經(jīng)常性任務。三是對企業(yè)歷史檔案的接收和征集工作。

筆者認為，檔案工作的對象是檔案，檔案收集的齊全與否，會直接影響檔案工作其他環(huán)節(jié)，尤其是直接影響到社會各方面對企業(yè)檔案的有效利用。收集工作是檔案室要貫徹集中統(tǒng)一、分級管理原則的重要措施，檔案對國家規(guī)定應該歸檔的各種門類和載體的檔案，不得分散保存，任何個人更不能據(jù)為己有。只有通過行之有效的檔案收集工作，才能把檔案室集中到各下屬單位和部門檔案室，形成統(tǒng)一的檔案信息保管基地，實行集中統(tǒng)一，分級分專業(yè)科學管理。

三、企業(yè)檔案收集工作的價值及意義

在檔案管理工作中，收集工作是決定檔案工作存在和發(fā)展的重要條件。檔案數(shù)量的多少決定檔案工作規(guī)模的大小，檔案的質量高低決定檔案工作的水平高低。檔案室所管理的檔案是靠收集工作所取得的，只有收集工作搞好了，才能有效地開展整理、鑒定、保管、編研等工作，檔案工作才能存在并得到發(fā)展。與此同時，收集工作也是衡量檔案室工作質量的重要標尺。收集工作是檔案是取得檔案的手段，收集工作的效果決定檔案室室藏檔案的數(shù)量多少與質量高低。

除了上述這些，檔案收集更是貯存檔案信息資源的重要途徑，是實現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理的基本手段，是檔案管理其他業(yè)務環(huán)節(jié)的基礎，是決定檔案存在和發(fā)展的前提條件。總之，檔案收集是檔案業(yè)務管理工作的首要環(huán)節(jié)，是檔案室工作的起點。

四、檔案收集工作體系建立完善的思路

檔案室的檔案主要來自四個方面，一是接收現(xiàn)有各部門的檔案，二是接收撤銷部門的檔案，三是征集歷史檔案，四是檔案室之間交換檔案。

筆者認為，要保證企業(yè)檔案征集工作的實效，必須從制度上完善檔案征集工作。使得工作有思路可循，有力度執(zhí)行。首先，要積極爭取領導重視，爭取上級領導及相關部門的高度忠實和相關政策，加大項目爭取力度，為檔案室工作發(fā)展創(chuàng)造良好的外部環(huán)境。其次，要深入開展檔案法制宣傳教育。檔案部門要采取多種形式，廣泛宣傳檔案法律、法規(guī)、規(guī)章，進一步提高廣大干部群眾貫徹執(zhí)行檔案法律、法規(guī)的自覺性，提高全社會對檔案工作的支持度和參與度，營造有利于檔案事業(yè)發(fā)展的良好氛圍。

再次，要加強檔案行政執(zhí)法，要將檔案行政執(zhí)法檢查作為依法管理檔案事業(yè)的重要手段，并使之經(jīng)常化、制度化，檔案部門要配合上級主管部門組織檔案行政執(zhí)法檢查，對出現(xiàn)問題的及時整改提高，切實改變檔案工作的薄弱環(huán)節(jié)和落后面貌。最后，要高度重視檔案安全保管和有效利用，各級檔案室要建立檔案信息安全保障體系，做好檔案信息的備份工作，同時要完善保護措施，及時消除隱患，嚴格管理制度，正確處理檔案安全和方便利用的關系，嚴把檔案利用關。

五、企業(yè)檔案收集工作的具體要求

企業(yè)檔案收集工作的基本要求是加強檔案室外業(yè)務工作的調查與指導，保證歸檔和接收進室檔案的齊全完整，維護全宗和全宗群的不可分散性，實現(xiàn)入室檔案的標準化。

1.加強檔案室外業(yè)務工作的調查與指導

筆者認為，檔案收集工作要解決檔案的分散形成與集中管理的矛盾，這就要求在收集工作中必須重視室外檔案業(yè)務工作的調查，掌握收進檔案等方面的信息，以便科學地安排和指導檔案移交工作。檔案室在接收檔案前，應當對確定進室的檔案進行基本情況的調查與分析，協(xié)同檔案行政管理部門制定相應的辦法，對有關單位的檔案工作進行監(jiān)督，指導與檢查，提高組卷與初步鑒定的質量，做好歸檔與進室的各項準備工作。

2.維護全宗和全宗群的不可分散性

全宗是一個單位檔案的整體，一個企業(yè)的各項工作活動不是孤立進行的，相互之間有著密切的聯(lián)系，在工作中形成的文件材料，無論從來源、內容、形式，時間等方面都存在著固有的聯(lián)系，是一個不可分割的整體。作為一個全宗，集中在一個機關檔案室或檔案室，不允許人為地分割。

六、企業(yè)檔案整理、歸檔的步驟

從檔案整理、歸檔工作來看，首先應當按歸檔范圍收集文件材料，先到企業(yè)最高行政管理部門拿回本單位、本部門頭年制發(fā)的文件材料，收集本單位、本部門及各寫書機構應歸檔的其他文件材料。其次，應當檢查文件材料的質量，一是看文件的正本，附件、簽發(fā)單，定稿是否齊全，是否為原件，二是看字跡材料是否符合要求，歸檔文件的字跡材料最好使用墨、墨汁、碳素墨水、黑色油墨等材料，允許采用彩色油墨，藍黑墨水，印泥等字跡材料，應當堅決杜絕使用純藍墨水、紅墨水、復寫紙、圓珠筆油、印臺油、鉛筆、光敏紙、傳真件等字跡材料，凡使用此類字跡材料制作的文件材料，均須復制后連同原件一并歸檔。

除了上述這些，在企業(yè)檔案整理、歸檔的過程中，還應當確定相關文件材料的年度，要正確判定歸檔文件的時間，并歸入相應年度，歸檔文件的年度確定有如下三種情況：一份文件做一件時按簽發(fā)年度確定;成套性的文件按文件辦結年度確定;幾份文件作為一件時年度的確定。這些都要依據(jù)實際工作的需要及本企業(yè)長期以來形成的檔案保管流程，嚴格按照規(guī)定做好登記、整理、歸檔工作，確保檔案歸檔環(huán)節(jié)有據(jù)可依，使之走向完善、科學化。