物資采購管理問題研究及風險防范

袁麗莉

摘 要：在物資采購過程中，存在著許多管理問題，例如采購質量問題、采購合同問題、采購成本問題等，同時也有來自采購人員的道德素質、技術能力、采購監督體系等問題。因此，本文詳細地分析了物資采購的管理問題，并在此基礎上提出了風險防范措施。

關鍵詞：物資采購;管理問題;采購合同;風險防范

隨著市場經濟體制的不斷改革及深入發展，資源市場空間不斷拓寬，而在產品成本的采購過程中，采購的零部件、原材料等占企業總成本的比重在60%左右。作為物流活動的基礎，物資采購涉及許多方面，例如從供應商到需求方之間的技術方面、貨物方面、信息方面、服務方面等，而采購活動一旦出現了管理問題和風險的時候，企業的所有經濟活動都會受到嚴重影響，甚至還會導致企業無法運轉。因此，采取相應的風險防范措施具有十分重大的意義。

一、物資采購面臨的風險

1.物資采購面臨的內部風險。第一，合同風險。首先，如果對于合同內容缺乏清晰的掌握，容易造成盲目簽約。賣方為了追求自身的市場經濟，一般都會采取不正當的手段，例如賄賂采購人員、給予虛假的優惠等;其次是合同的管理混亂不堪，經常出現無人管理的現象;第二，采購存量存在一定的風險。如果采購量與供應需求不相符合的時候，便會發生缺貨損失，以此導致風險的出現。物資采購過多，會導致無形的損耗，浪費企業資金，造成存儲損耗風險。在物資采購過程中，由于對采購市場缺乏正確的了解，盲目采購，從而引起價格風險。再加上很多企業采用“零庫存”的策略，可能因此會導致供應商的干擾出現，導致企業由于缺乏貨源而中斷生產;第三，采購驗收風險。由于人為因素，導致企業的采購物資在入庫之前并未按照合同以及相關要求，對采購的品種、數量、質量、價格、規格、單據等方面進行嚴格驗收和審查，由此導致物資在數量上缺斤少兩，質量上渾水摸魚，品種上以次充好等;第四，付款風險。有些企業為了能夠及時得到急需的物資，會采用先付款后進貨的方式進行采購，但是一旦物資質量出現的問題時，雙方便會相互指責，不僅影響了企業形象，還導致企業陷入了被動局面;第五，采購責任風險。很多企業的采購部門，由于責任心不強，或者管理水平較低，導致采購物資無法滿足企業的生產需求，加之由于采購人員為了一己私利假公濟私而形成的風險。

2.物資采購面臨的外部風險。首先，采購價格風險。由于在投標過程中，一般都是供應商進行操作，如果在投標之前，供應商之間相互串通，哄抬價格，從而導致企業的采購價格出現風險;其次，采購合同欺詐風險。合同詐騙一般都具有較高的隱蔽性，很難將其與正常的合同進行正確的區分。在實際中，合同欺詐風險主要包括有以下幾種：一是利用假冒、作廢、偽造的單據或者虛假的各種證明為合同進行擔保。二是利用合同的虛假主體進行合同的簽訂;三是在接受企業支付的各種款項后，便消失不見;四是簽訂空頭合同，同時對于欺騙而來的合同進行倒賣，以此獲取利益;五是設置合同陷阱。例如無故更改合同內容、終止合同或者違反合同規定等;六是技術進步風險。企業生產的產品由于技術不斷進步會引發貶值的現象，甚至還會被淘汰，從而導致已經采購的原材料不斷浪費，或者由于技術進步的因素，導致采購的原材料質量無法滿足技術要求而導致的損失;七是采購質量風險。由于供應商提供的物資質量無法滿足企業的質量要求，導致生產出來的產品質量較低，為用戶帶來一定的損失，同時由于原材料的質量問題而引起企業產品的整體質量，從而降低了企業的產品競爭力以及信譽等。

二、風險防范措施

1.盡力降低物資采購成本。第一，運用各種各樣的采購手段，在采購過程中需要進行充分的考慮，選擇具有靈活性、合理性的采購手段，例如有限競爭招標采購、公開競爭性招標采購等手段;第二，制定合理的采購方案。采購方案需要對采購過程中的各種環節進行一個科學的計劃，包括有物質的數量、種類、價格、進貨時間等，其主要目的在于降低物資的采購成本;第三，制定合理的采購預算，對物資采購成本進行估計，將企業的采購資金控制在一個合理的范圍之內，這是降低物資采購成本的前提;第四，選擇信譽良好的供應商，這是提高物資質量的基礎條件。

2.完善內部采購監督體系管理制度。首先，建立完善的采購風險管理制度。這就要求采購風險管理制度必須要涉及到采購過程的各個環節，不斷完善采購風險防范機制、采購管理計劃機制、采購風險處理機制、采購風險評價機制、采購風險責任機制等，以此對采購風險進行一個全面、科學、合理的控制。同時，采購部門還需要充分明確自身的職責和目標。當前，大多數企業主要以采購部門風險評價表的方式為主，對采購風險進行管理;其次，制定完善的采購審計監督制度，這是避免采購風險出現的重要手段之一，因此需要健全完善采購計劃制度，將職權限制和職務分離制度徹底落實在實際工作中，嚴格控制訂貨制度。同時還需要嚴格要求物資入庫按照相關的流程進行，及時對物資進行檢查;最后，制定內部控制制度。內部控制制度能夠避免采購人員在采購過程中出現違法、違規行為。因此企業應實行集體定價制度、采購公開制度等，保證所有的采購活動都在公開、公正、公平的環境下進行。

3.建立完善的采購合同內部審查制度。第一，建立完善的生產過程審查制度。采購合同生產過程審查制度能夠對合同的效益性和必要性進行科學合理的判斷，包括有資金的使用活動、采購計劃的制定、采購價格的審查等，可以有效保障采購活動的順利開展;第二，建立合同條款的審查制度。采購合同的條款必須具有嚴密性、合法性、完整性，這是保障物資采購安全的重要條件，需要企業設置專門的部門對合同條款進行審查，審查內容包括對合同雙方當事人的姓名和住所的審查、對質量的審查、對標的和數量的審查、對采購價格的審查、對交易地點和交易方式的審查、對違約責任和解決方式的審查等;第三，建立采購合同的履行審查制度。采購合同的履行審查制度主要用于采購驗收環節和結算環節，需要檢查采購標的數量、質量，與供應商的資金結算以及質量保證金等方面的內容與合同條款的符合程度。

4.加強現代信息技術在采購決策中的應用。在現代社會，對信息的充分掌握與了解對決策方案的正確性有著重要的提升作用。但通常來說，信息資料分布在不同的時空中，因此作為采購人員就要有敏銳的洞察力。一是要充分利用現代互聯網信息技術，并聯通現行的ERP管理模式收集、整理各類與風險相關的信息資料，在收集、整理過程中要嚴格遵循及時、完成、準確的原則進行，并要盡可能擴寬信息來源渠道，保持信息的暢通。二是對掌握的信息進行處理分析，找出其中有用的部分，為正確的決策提供一定參考，進而為采購風險的控制打下堅實基礎。

5.強化合同管理，規范合同審簽。合同全過程管理包括對合同訂立、執行和結果的審查和監督。合同簽訂過程中應實行合同審簽，合同審簽可以及時發現和糾正合同訂立過程中不合理、不合法的現象。企業各部門應按照規定的權限簽署采購合同，對于影響重大、專業性較強的合同，應當實行技術、財務、法律等專業部門的聯合審簽，以最大限度地規避合同風險。

三、結語

物資采購活動不僅能夠滿足企業對原材料的需求，同時在企業生產過程中發揮著十分重要的控制作用。然而，在當前競爭日益激烈的市場環境下，物資采購風險頻頻出現，這給企業的生存和發展帶來了嚴重的影響。對此，企業必須要建立完善的物資采購管理制度，正確把握好市場和供應商的實際情況，同時還需要提高采購人員的職業素養和道德水平，最大程度上降低采購成本和采購風險，從而促進企業的良好發展。

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