增值稅專用發票管理經驗淺談

尚士清

隨著企業數量、行業種類不斷增多，電算化、智能化水平日益提高，傳統的專用發票管理方式已難以適應。筆者在近幾年發票管理崗位上，不斷探索，積極總結改進，終于印證了以風險管理為導向，按照科學化、專業化、精細化的要求，全方位、深層次的專業化管理，才能適應形勢的發展。具體闡述如下：

一、專業管理方法

通過對公司發票的管理，將增值稅專用發票的管理分為內部和外部，內部即自有發票對外開具（銷項）的管理，外部即取得其他單位發票（進項）的管理。下面我就該內外部管理的具體操作分別闡述。

1.內部專用發票管理流程圖

（1）領票：公司的增值稅專用發票由服務中心統一向稅務部門領購，然后分配給各分公司。各分公司財務部根據所需數量，提前兩天提出領購發票申請，由發票專責人員或授權人員（需提供經辦人身份證明）攜帶分稅卡到服務中心領取，審核無誤后，分發相關發票，專責人員領取發票時，必須對所領用的發票進行檢查，如發現有缺聯少頁、重號少號、字跡模糊不清、錯裝混釘等印刷質量問題，應及時進行調換。

（2）分票：發票專責人員將發票領回后，需要及時下發各營銷大廳開票點，營銷部門的專責人員也需要根據日常一段期間內開票的數量進行發票申請，獲批取得發票后應妥善保管，同時也需填報發票領購薄，具體格式如上：

（3）開票：增值稅專用發票有專門的適用范圍，對需開具增值稅專票的客戶，必須對其“一般納稅人資格”進行審核。增值稅專用發票不得向非增值稅一般納稅人開具。各營銷開票點嚴格按照總公司統一軋帳日期劃分收入開票時限，凡軋帳日期以后取得的銷售收入，一律開具次月日期。

在開票過程中，往往會遇到發票作廢及沖紅的問題，這也是公司注意控制的一個考核點，開具增值稅專用發票后，需開紅字發票時，財務人員應收回原發票并注明“作廢”字樣。未收到退回的發票聯不得作廢抵減銷售額。開具增值稅專用發票退回的，必須取得對方單位稅務部門出具的《開具紅字增值稅專用發票申請單》。

（4）保管：專用發票的保管分為時間及空間要求。時間上來說，公司要求應當至少保管5年?？臻g上來說，分為空白發票、已使用發票及相關證明單的保管。未使用的空白發票 需要單獨保管;開具后的發票存根聯單獨保管，未成本裝訂的應當按照順序號裝訂成冊，每

25張裝訂一冊，單獨保管;發票專用章與發票分別存放;已開具的發票存根聯不得擅自損毀，年度終了后按照公司檔案管理要求，登記造冊移交檔案管理部門保管。

（5）繳銷：專用發票繳銷是由于無法掌控的客觀原因造成的，比如我們發票系統升級，舊發票不能繼續使用，但是公司還有剩余發票，就要把這部分進行繳銷。當遇到此類情況時，財務部牽頭負責，約定發票回收日期，將營銷網點剩余的發票統一收回。在發票收回時，財務部發票專責人員需要將系統開票信息與營銷大廳的發票領購薄進行比對，保證發票沒有遺漏，然后上交供電服務中心，并填報發票使用情況表進行確認。

2.外部專用發票管理流程圖

（6）收票：公司各個部門在業務處理過程中都會取得外部發票，這些發票如何才算合格，財務部門需給各部門專門進行培訓，并結合營改增后能夠開具專用發票的行業制作提示單，供各部門參照使用。發票內容填寫必須準確完整，不能漏項，雙方的名稱、地址、電話、開戶行、賬號必須填寫完整，發票開具事項真實有效，符合國稅業務范圍。

（7）防偽：目前專用發票的管理較為嚴格，但仍然會有假票的出現，為防止這一狀況，公司財務部要求實行雙重防偽，首先是業務前端部門在取得發票時，須在稅務網站上進行發票查詢，確定發票是否有問題，如果信息查詢不到，交由財務部門進行處理，聯系主管稅務機關進行發票查詢，確保公司取得的每一張專用發票的真實性。

（8）認證：為防止專用發票超過180天認證期，公司要求專用發票取得后當月須100%認證。稅務專責人員在認證發票時，可以網上認證也可以去稅務局現場認證，認證完發票后，必須打印認證結果通知書，與本月認證的發票數量及稅額進行比對，確認無誤后方可結束。

（9）抵扣：公司要求對于取得的專用發票需要全部抵扣，但由于稅法有特殊規定，對于不得抵扣的事項財務專責人員需要實時監控。不得抵扣的類別主要為：用于簡易計稅方法計稅項目、非增值稅應稅項目、免征增值稅項目、集體福利或者個人消費的購進貨物、接受加工修理修配勞務或者應稅服務;非正常損失的購進貨物及相關的加工修理修配勞務或者交通運輸業服務;非正常損失的在產品、產成品所耗用的購進貨物（不包括固定資產）、加工修理修配勞務或者交通運輸業服務;接受的旅客運輸服務。若公司接收上述業務的專用發票，不得抵扣進項稅。

（10）存檔：外部收取的專用發票分為發票聯和認證聯，發票聯需要隨憑證作為附件，而認證聯在認證后需要按月裝訂存檔，年度終了后按照公司檔案管理要求，登記造冊移交檔案管理部門保管，留待發票檢查或者發票聯丟失作為入賬憑據，其保管時間也至少5年。

二、專業管理職責

為保證專用發票的精細化管理，公司在各部門分別設置了主管領導及專責人員，涉及專用發票的管理需要主管領導審批，另外對專責人員制定專門的崗位要求，財務部有稅務專責人員、發票專責人員、營銷部有各網點營銷專責人員，其崗位規范要求如下：

（1）發票專責：負責發票的領用及分發;準確記錄每月發票開具信息;紅字發票、作廢發票、相關證明單據單獨保存管理;負責發票的回收及繳銷;及時對每月開票數據進行抄報稅處理;負責按季度對發票使用情況進行自查并提交自查改進報告。

（2）營銷專責：審核開票信息，即客戶名稱、稅務登記號、地址、電話、開戶行及賬號等，必須與有效證件保持一致;審核業務的真實性;對于預收性質的電費，不得提前開具專用發票;不得向任何個人及非一般納稅人開具專用發票。如果因特殊情形需要作廢或沖紅，需要進行聯合審批，營銷專責人提交說明及申請書，財務部發票專責人員進行記錄并復核，報財務部稅務專責人批準后方可執行。

（3）稅務專責：負責辨別發票的真偽;按時認證取得的專用發票;對于不得抵扣的進項稅及時做進項稅轉出處理;配合發票專責及營銷專責處理一些發票涉稅問題;積極配合稅務機關的發票檢查，如實反映情況，提供有關資料，不得拒絕、隱瞞，檢查結束后，及時將檢查結果反饋公司財務部。

三、專業管理控制

1.定期自查體制：公司制定季度自查流程，發票及營銷專責人員，對于專用發票的各類情況進行自查，包括是否單聯填開或上下聯金額、增值稅銷項稅額等內容不一致;是否填寫項目不齊全;是否開具作廢發票;是否開具作廢發票份數超規定;是否未按規定報告發票使用情況;是否未按規定設置發票登記簿;是否取得不符合規定的發票;是否取得發票時，要求開票方或自行變更品名、金額或增值稅稅額;是否丟失或擅自銷毀發票存根聯以及發票登記簿;是否未按規定繳銷發票;是否未按規定建立發票保管制度;其他未按規定管理發票的行為。并出具自查報告，交各部門領導處理。

2.不定期抽查體制：由公司財務部及營銷部負責人牽頭，組織專門檢查人員，對專用發票的管理進行不定期抽查，包括并不限于檢查領購、開具、取得和保管發票的情況，例如應開具而未開具發票;涂改發票;轉借、轉讓、代開發票;虛構經營業務活動，虛開發票;擴大專業發票開具范圍;開具票物不符發票;調出查驗發票;不得抵扣的進項稅未做轉出;向使用和保管單位當事各方詢問與發票有關的問題和情況;對收取發票源頭進行詢問、調查等。并出具專門的檢查結論，對各部門進行公示。

3.處罰體制：公司增值稅專用發票管理的直接責任人為公司發票專責及營銷專責，部門領導承擔連帶管理責任。一是通過內部公司自查發現的問題，要求限期改正;二是通過抽查發現的仍為改正的問題，按照《公司經濟安全反事故規定》有關內容執行，有兩種或者兩種以上行為的，可以分別處罰;三是對于稅務機關已就發票違法行為進行處罰的，除按照稅務機關處罰決定進行處罰外，按照《經濟安全反事故規定》有關內容一并處罰。

綜上，只要公司切實將專用發票管理建立完整的流程，將復雜的過程細分進行精細化管理，再設置必要的專職人員的崗位要求，輔之完善的控制制度，那么一定可以將專用發票的管理做到無可挑剔，保證公司的財稅安全。