淺議服務社會公共利益的人事檔案管理原則

王卓

目前，人事檔案管理走向社會、為社會公共利益服務是檔案管理事業發展的需要，也是推動社會發展的需要。筆者認為，由于人事檔案區別于其他類型的檔案，具有十分特殊的屬性，這就要求認識檔案管理部門在推進人事檔案管理改革、面向社會服務于社會公共利益時，應當重點把握好以下原則：

一、動態管理原則

動態性是人事檔案管理的本質屬性，在人事檔案管理過程中要堅持動態管理的原則。一方面，人事檔案作為一種人力信息資源，是一種動態的資源。在整個社會發展過程中，隨著生產力的發展，人力信息資源處于一個不斷產生、積累的過程，隨著時間的推移呈現出不斷豐富、不斷增加的趨勢，人事檔案管理也就要不斷地為國家，為社會積累、開發人力信息資源和提供豐富的人力信息資源利用服務。另一方面，就人事檔案相對人個體而言，人事檔案信息是具有動態性的。人事檔案及人事檔案信息隨著個人的出生、成長變化而不斷發生變化。在個人的出生、成長過程中，隨著人事檔案相對人受教育程度的增加、技能的提升、崗位的升遷等，人事檔案信息內容不斷地豐富。因此，人事檔案管理要根據人事檔案相對人各方面情況的變化，主動、及時地收集反映人事檔案相對人動態變化信息的材料，系統、準確地再現人事檔案相對人的真實面貌。

二、系統管理原則

1.從組織體系角度分析。人事檔案管理工作是我國組織、人事工作的一個重要組成部分。作為一種重要資源，人事檔案信息在我國行政決策、社會管理中發揮著十分重要的作用，為實施我國“人才興國”戰略提供了重要信息基礎保障。《中華人民共和國檔案法》規定“檔案工作實行統一領導、分級管理的原則”，中共中央、國務院《關于進一步加強人才工作的決定》明確了“黨管人才”的原則，我國現今普遍適應的《干部檔案工作條例》（1991年4月2日中央組織部、國家檔案局發布）中也規定：干部檔案由具有干部管理權限的組織實行統一管理，分級負責。人事檔案的管理應在黨和政府的統一領導下，由政府通過制定相關的法律法規、政策方針對人事檔案管理重大問題進行統一規劃和調控，統一提供人事檔案公共信息利用服務。對我國人事檔案實行集中統一管理，是人事檔案屬性和建設中國特色社會主義人事檔案管理體系的重要體現，也是我國人事檔案管理的總原則。

2.從人事檔案管理環境分析。人事檔案自形成伊始就不是，也不可能是獨立的衛士。在社會發展過程中，人事檔案管理不可避免的會受到許多因素的影響和制約，包括社會因素、法律因素、技術因素，人的因素，等等，這些都影響著人事檔案管理服務的內涵和人事檔案管理服務的能力。為什么在封建社會時期人事檔案毫無疑義就是君主控制臣民的工具，而在當代社會關于人事檔案知情權等問題卻不斷被提出？這與社會因素等的變化、發展不無聯系。同時，人事檔案管理本身也包括了對人事檔案實體、人事檔案信息、人事檔案管理設備、資金、人員的管理，它離不開人事檔案（或人事檔案信息）的形成者、形成事由，及技術因素等。因此，人事檔案管理過程中應注意與其周圍環境的協調。

3.從人事檔案信息內容角度分析。針對人事檔案本身而言，全面反映人事檔案相對人特征的信息是系統的，缺少了人事檔案相對人成長過程中某階段信息的人事檔案不能全面反映人事檔案相對人的整體面貌。人事檔案管理是一個龐大的系統工程，在管理人事檔案和改革人事檔案管理的過程中，應當要注意用系統的觀念對其自身及所處的環境進行全面、系統的分析。人事檔案管理不是單純地累積和保管人事檔案材料，其核心是以原始的人事檔案材料為基礎，對反映人事檔案相對人特征的信息進行重新組織、系統加工和優化，并提供人事檔案信息利用服務。

4.從人事檔案來源分析。一方面人事檔案信息依附于特定的載體而存在。人事檔案信息是在人事、組織等社會管理活動中形成的反映人事檔案相對人主體特征的歷史記錄，人事檔案信息依附于紙張、磁盤等特定的載體。另一方面人事檔案信息依賴于組織、人事等社會管理活動而產生。公民如果沒有參與到組織、人事等社會管理中，那么也就不可能形成人事檔案信息。人事檔案信息來源于組織、人事等社會管理活動，同時又為組織、人事等管理活動提供參考和依據。因此，在業務上，人事檔案管理必須接受人事、組織等管理部門的指導。

三、人本管理原則

公民是國家的基礎，保障公民權益是國家的根本目的。堅持“以人為本”，就是要把人民的利益作為一切工作的出發點和落腳點。在人事檔案管理堅持人本管理原則，一方面人事檔案管理服務工作要面向廣大公民，重視與人民切身利益相關的檔案材料的價值，建立覆蓋廣大人民群眾的公共人事檔案管理體系，讓廣大人民參與到人事檔案管理的過程中來，接受人民的監督，通過多種形式為廣大人民提供有效的公共人事檔案信息利用服務，不斷滿足人們合理的人事檔案信息利用需求，維護和保障社會公共利益與人民的基本權利。另一方面，在人事檔案管理過程中，人事檔案管理人員要本著以人為本，為民服務的思想，認真對形成的人事檔案材料及其信息的準確性、真實性進行科學地鑒定與審核，鑒別其真實性、準確性，人事檔案相關表格中記載的職務、職稱、獎懲情況等都應與檔案材料保持一致。同時，加強對反映人事檔案相對人特征的客觀性檔案材料的收集，減少或控制主觀性材料在人事檔案中的比重，更要避免將隨意性的材料混入人事檔案。

此外，在人事檔案管理過程中堅持人本管理原則，還體現在對人事檔案管理人員的尊重和保護。一方面要加強人事檔案管理人員隊伍建設，另一方面也要從思想上和行動上關心和愛護人事檔案管理人員，促進、滿足和維護他們自我實現的需要和權利，盡可能地發揮人事檔案管理人員的自身優勢，最大限度地為社會、為廣大公民服務。

四、適度保密原則

人事檔案中記載并反映了人事檔案相對人眾多方面的特征，如果這些信息被某些人非法掌握、存儲并傳播，可能會對人事檔案相對人造成巨大的物質損害或精神損害。此外，人事檔案相對人所從事職業的特殊性，記錄人事檔案相對人工作經歷、專業技能等的人事檔案材料的某些信息可能會反映出相關職業領域的秘密，一旦泄露，會給國家、社會及組織造成不可估量的損失。因此，新的歷史環境下，強調人事檔案管理面向廣大社會公眾，為社會公共利益服務，不等于人事檔案信息可以不加區別地隨意向社會上任何組織和個人無條件的公開與利用。開放公共人事檔案信息資源，必須以保障保密范圍內的人事檔案信息安全為前提，對確需保密的人事檔案信息必須采取嚴格的措施進行保密。