簡述檔案管理工作

劉玉玲

[摘 要]隨著市場經濟的不斷發展，檔案工作在經濟社會中的重要作用和重視程度得到了不斷提升，這對檔案管理工作提出了更高的要求。因此，作為檔案管理人員，必須提高檔案工作科學管理水平和服務中心工作的能力，逐步實現檔案工作規范化、科學化、現代化，為社會和本單位提供更多有價值的檔案信息資源。

[關鍵詞]檔案管理；愛崗敬業；檔案意識；信息網絡技術

隨著市場經濟的不斷發展，檔案工作在經濟社會中的重要作用和重視程度得到了不斷提升，這對檔案管理工作提出了更高的要求。因此，作為檔案管理人員，必須提高檔案工作科學管理水平和服務中心工作的能力，逐步實現檔案工作規范化、科學化、現代化，為社會和本單位提供更多有價值的檔案信息資源。

一、領導重視支持是做好檔案管理工作的關鍵

每個單位的每一項工作，領導的關注和支持是關鍵，只有得到領導重視和支持，才能確保這項工作的順利開展。而檔案工作如何能得到領導的重視和支持，檔案管理人員主要應具備以下幾個方面：

一是愛崗敬業，認真做好本職工作。檔案人員要熱愛檔案工作，努力學習和鉆研業務知識，不斷提高管理水平，要做檔案工作的行家里手，干一行愛一行、鉆一行，以出色的工作業績，給領導和同志們留下良好的印象。

二是勤請示匯報，增強領導檔案意識。有些單位的領導對檔案工作還不夠重視、還缺乏檔案意識，與其他業務工作相比，認為檔案工作無關緊要，可有可無。由此看來，經常向領導請示和匯報檔案工作，以引起領導的關注和支持，是檔案管理人員應努力做好的一項工作。

三是樹立大局意識，主動服務中心工作。檔案管理人員要樹立大局意識和服務意識，緊緊圍繞中心工作，做好服務工作，只有及時、準確地為領導和相關科室、部門提供檔案信息資源，檔案工作的知名度和影響力才能隨之得到提升。

二、提升檔案管理水平是做好檔案管理工作的前提

隨著經濟社會不斷地發展，各類文檔數量不斷增多，也給檔案管理工作提出了新的要求。因此，為了應對和解決檔案工作出現的新問題，筆者認為要從以下幾個方面入手。

一是配備責任心強、懂專業的檔案管理人員。檔案管理工作專業性很強，要求檔案人員既要有高度的責任感，又要具有一定的檔案管理專業水平，尤其是運用現代科技手段和先進的管理方法管理檔案的基本技能。因此，檔案管理人員只有不斷地學習豐富的專業知識，給大腦“充電”，開拓視野，優化知識結構，提高綜合素質，才能做好新時期檔案管理工作.

二是掌握科學化、規范化、現代化的管理技能。計算機技術在各個領域中的運用，為我們的各項工作提供了極大便利，有利地提高了工作效率，檔案管理工作也不例外。檔案管理數字化、信息化是信息社會對檔案工作的要求，也是檔案人員應努力的方向。檔案管理工作與辦公自動化息息相關，一篇文稿不論是從起草、修改、刪減、檢索和打印，還是登記、匯集統計等各個環節都離不開辦公自動化，這就要求檔案管理人員，必須掌握和運用現代科技手段和先進管理技術，以適應現代化檔案管理工作的需要。

三是檔案管理工作要運用信息網絡技術。檔案是歷史的真實記錄，記載著豐富的信息，匯集著大量的資源，利用計算機等現代科技手段整理檔案，可按照文件形成的先后順序進行排列打印，這樣，對于降低文件歸檔工作量、發揮計算機管理優勢、減少手工操作以及提高工作效率將起到重要的作用。

三、提高檔案人員業務素質是做好檔案管理工作的條件

加強檔案管理人員繼續教育顯得尤為重要，要盡快培養一批既能掌握新技術，又能熟悉檔案專業知識的人才。

一是建立健全繼續教育管理制度和激勵機制。檔案工作管理水平需要不斷地改善和提升，檔案管理人員素質也需要不斷地提高，要通過檔案專業知識繼續教育，促使檔案管理人員不斷地更新業務知識，提高業務能力和管理水平。

二是要因材施教、多渠道地進行人才培訓。要從實際出發，按照不同的崗位、不同的層次、多渠道、多形式的對檔案管理人員進行培訓。堅持“學用結合、按需施教、重視實效”的方針，為檔案專業人員提供全面、系統的學習機會，使檔案管理人員缺啥補啥，取長補短。

三是加強對檔案人員的管理和教育。要通過各種形式對檔案管理人員進行《檔案法》、《保密法》以及國家有關檔案工作法規的宣傳教育，使之充分認識做好檔案工作的重要意義。同時，要切實加強對檔案工作的領導、檢查和考核，特別是對于涉及到保密的檔案管理人員，要加強教育和管理，不斷增強保密意識和責任感，確保檔案管理安全可靠，無失（泄）密現象發生。

四、創新是檔案管理工作持續發展的關鍵

一是加強服務機制的創新。創新檔案工作機制在服務體制上，要遵從管理創新的一般規律，建立以人為本的管理體制和服務機制。為員工創建良好的工作環境和生活條件，對員工的管理不再是以使用為中心，而是將人視為最有價值和最富有競爭力的資本，以檔案館與員工的共同發展為中心。

二是創新管理模式。創新管理模式可以按照性質的不分為多種方式，第一，要加強在立卷管理工作上的創新。需要將繁雜的檔案管理工作進行簡化處理，減少其繁瑣性。其中最重要的就是組卷形式和裝訂工作。要做到認真負責。檔案管理工作的最終目標就是更好地為檔案利用者以及社會服務，因此需要做好歸檔工作，以便在以后的利用中更加便捷。

五、結束語

將檔案管理工作不斷進行創新，是檔案管理工作能否適應現代社會發展的需要，能否繼續為社會提供服務的基礎條件，只有對檔案管理工作予以高度的重視，并且根據檔案管理工作自身的實際條件來選擇應有的管理思路和管理模式，最大限度的加強檔案管理工作的各個環節，使得檔案管理工作自身能夠擁有更好的發展前景。

參考文獻：

[1]郭鴻雁.加快高校檔案管理信息化建設[J].商丘職業技術學院學報.2012（04）

[2]劉利.關于高校檔案管理的幾點思考[J].云南社會主義學院學報.