探討目前檔案管理存在問題及對策

劉欣欣

[摘 要]在企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展過程中，檔案管理工作發(fā)揮了重要的作用，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)制定經(jīng)營決策提供了重要的信息依據(jù)，為企業(yè)中人力資源工作的順利開展創(chuàng)造了有利的條件。但是現(xiàn)階段很多的企業(yè)沒有意識到檔案管理工作的重要性，導(dǎo)致檔案管理工作效率低下，無法發(fā)揮應(yīng)有的作用，影響到檔案管理工作的進(jìn)一步開展。文章對于檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行了分析，然后提出了解決的對策，對檔案管理工作功能的開發(fā)具有重要的意義。

[關(guān)鍵詞]企業(yè)；檔案管理；問題；對策

檔案管理工作是企業(yè)經(jīng)營發(fā)展中的重要組成部分，在資料的收集、技術(shù)信息的整理以及人事檔案管理方面具有重要的作用，是企業(yè)規(guī)范化運行的基礎(chǔ)。在企業(yè)日常發(fā)展過程中，檔案管理部門對于各種技術(shù)資料、會議資料、工程設(shè)備安裝資料以及人事資料等進(jìn)行收集整理，為企業(yè)進(jìn)行技術(shù)創(chuàng)新以及人才管理方面提供了重要的信息。

一、檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案管理意識淡薄

檔案管理部門是企業(yè)中收藏重要信息的部門，為企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展提供了重要的信息支持。但是很多的企業(yè)沒有意識到檔案管理工作的重要性，所以沒有設(shè)立獨立的檔案管理部門，只是臨時抽調(diào)其他部門人員對檔案資料進(jìn)行整理，缺乏專業(yè)性。對于日常生產(chǎn)中的技術(shù)類檔案沒有及時的收集整理，導(dǎo)致檔案工作無法發(fā)揮作用。沒有完善的檔案管理體系，缺乏監(jiān)督力度。

（二）檔案管理手段落后

檔案管理工作是一項比較系統(tǒng)的工作，需要專業(yè)的管理人員對其進(jìn)行細(xì)致的分工以及整理。在現(xiàn)代信息技術(shù)高速發(fā)展的時代，很多企業(yè)的檔案管理工作中還使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，不僅在收集整理方面耗時耗力，并且不利于信息的提取，無法實現(xiàn)信息共享，檔案管理工作不透明。在借閱的過程中，容易造成檔案資料的丟失，并且長期的翻閱，不利于保存。對于檔案的存放沒有實行分級制度，普通檔案和涉密檔案沒有分開存放，并且買有采取密封措施，對于重點檔案的保護(hù)力度不夠。

（三）檔案管理設(shè)施的缺失

企業(yè)雖然按照相關(guān)的法規(guī)政策制定了檔案管理制度，但是由于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的不重視，所以在硬件設(shè)施方面不夠完善。沒有檔案放置的專用庫房、鐵質(zhì)柜，存放地點沒有做好防潮、防火、通風(fēng)措施，檔案資料極易損毀和丟失。因為檔案資料的收集不完整，導(dǎo)致裝訂不及時，管理不規(guī)范，沒有按照標(biāo)準(zhǔn)的工作流程執(zhí)行，影響到檔案管理工作的正常開展。

（四）企業(yè)檔案管理人員能力的不適應(yīng)

檔案管理工作需要專業(yè)人員對其管理，尤其是在現(xiàn)代信息化社會，更需要高水平的技術(shù)型人才。但是在很多的企業(yè)中，由于對檔案管理工作的不重視，所以檔案人員的整體水平偏低，學(xué)歷水平不高，對于專業(yè)知識的掌握以及新技術(shù)的學(xué)習(xí)方面能力較差，無法適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理工作的需求。

二、做好企業(yè)檔案管理工作的對策

（一）健全管理體制，健全規(guī)章制度

規(guī)章制度要建立健全管理機(jī)構(gòu)和網(wǎng)絡(luò)，層層配備人員以保證檔案管理工作順利開展，充分發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。檔案管理人員必須有較強(qiáng)的責(zé)任心，每月核對查檔次數(shù)，并做好有關(guān)的保密制度，檔案工作人員不得向無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容，違反者應(yīng)視情節(jié)輕重予紀(jì)律處分。檔案規(guī)章要采取征編結(jié)合的方法，提高查找利用檔案的效率，檔案已破損和字跡褪色的檔案及時修復(fù)或復(fù)制。

（二）采用信息化管理手段

掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)。檔案管理信息化是信息社會對檔案工作的新要求。信息化管理對檔案工作提出了新的要求，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實現(xiàn)檔案信息化管理。檔案管理工作者要邊學(xué)習(xí)邊操作，注重計算機(jī)知識、信息技術(shù)的學(xué)習(xí)和掌握，運用當(dāng)代科技新成果和管理新手段，學(xué)會利用計算機(jī)等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。按文件形成的先后順序排列打印，減少了手工操作，提高了工作效率，更好地服務(wù)于社會。

（三）加強(qiáng)檔案的服務(wù)信息建設(shè)

需要把同類文件材料歸檔在一個卷內(nèi)，不斷探索檔案數(shù)字化管理，建好檔案信息管理系統(tǒng)，一些有保存價值的檔案必須通過讓它發(fā)揮經(jīng)濟(jì)效益。檔案收集可以進(jìn)一步了解企業(yè)對檔案利用的需求，注重使用者對利用效果的反饋，并把相關(guān)的信息進(jìn)行綜合性的分析。充分利用現(xiàn)代信息化技術(shù)提供遠(yuǎn)程服務(wù)，實現(xiàn)檔案信息資源共享，不斷改變以往被動服務(wù)的局面，檔案管理工作者嚴(yán)格執(zhí)行國家的保密政策，為企業(yè)提供準(zhǔn)確、周到的服務(wù)。

（四）確保檔案管理質(zhì)量的提高

質(zhì)量是決定檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化問題的關(guān)鍵，檔案擬制格式要規(guī)范，行文不要使用不規(guī)范日期等。檔案字跡要鮮明、清晰，要求排版形式為橫寫橫排，公文幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一，文件制法要左側(cè)裝訂，達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理。使用文種不要濫用不規(guī)范的字，完善檔案材料收集工作的協(xié)調(diào)機(jī)制，檔案要確保內(nèi)容真實可靠，對檔案管理工作者要強(qiáng)化系統(tǒng)意識。

（五）提升管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)

舉辦檔案管理員培訓(xùn)，利用先進(jìn)技術(shù)設(shè)備，培養(yǎng)提高檔案工作者素質(zhì)。檔案管理者要結(jié)合自己的崗位工作，加強(qiáng)檔案管理業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，加強(qiáng)計算機(jī)知識、信息技術(shù)的學(xué)習(xí)和掌握，學(xué)習(xí)資料鑒定和編號和立卷、檢索工具的編制等方面知識，注重信息技術(shù)的學(xué)習(xí)。抓好每年歸檔工作，各類文件、材料完整地按期歸檔是能否做好檔案工作的一個基礎(chǔ)。

三、結(jié)束語

檔案管理是一項系統(tǒng)的工作，對于企業(yè)日常生產(chǎn)過程中的各種技術(shù)資料、會議資料以及人事資料等進(jìn)行收集整理，形成重要的信息資源，進(jìn)而為企業(yè)的發(fā)展提供重要的信息資源，有利于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)作出正確的決策。為了提升檔案管理工作的作用，應(yīng)該加強(qiáng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的重視，建立完善的檔案管理體系，引進(jìn)專業(yè)的管理人員，使用現(xiàn)代化的信息管理手段，提高檔案資源的利用率。

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