關于文書檔案保管期限表的思考

[摘 要]近年來，我國檔案保管工作受到越來越多的重視，文書檔案作為檔案中非常的重要的形式，由于其保存時間、檔案形式、重要程度和實用價值都會有所不同，所以文書檔案的保管期限也會存在較大的差異。在對文書檔案保管期限進行評價時，需要以文書檔案保管期限表作為重要的依據，所以在檔案保管工作中，文書檔案保管期限表作為不可或缺的重要內容，直接關系到文書檔案保管期限的確定。文中對文書檔案保管期限表的定義和作用進行了分析，并進一步對做好文書檔案管理期限表的具體措施進行了闡述。

[關鍵詞]文書檔案；保管期限表；實用性；分級系統；操作性

根據我國文書檔案保管期限的不同可將其分為永久性檔案和非永久性檔案，這樣的分類更具有合理性，優于傳統的進館檔案和不進館檔案的分類。在文書檔案保管工作中，在對檔案的保管期限進行確定時，需要以檔案保管期限表作為重要依據，在檔案保管工作中具有非常重要的意義。

一、文書檔案保管期限表的定義與作用

文書檔案保管期限表，其是對文書檔案保管期限進行鑒定的重要依據，而且在檔案鑒定工作中占據著十分重要的地位。檔案保管期限表可以為檔案歸檔提供重要的依據，在文書檔案管理和歸檔工作中發揮著非常重要的作用。通過文書檔案保管期限來可以對文書檔案的保管期限進行限定，對保存文檔進行分類，從而確保文書檔案能夠順利歸檔。檔案具有重要的保存價值，但對于檔案要進行保管時，都會對其保管期限進行確定，所以對于檔案保管期限長短、到期后是否還需要繼續進行保存時都需要進行鑒定，檔案鑒定作為檔案管理的一種方式，往往都是對檔案的價值和保存年限進行鑒定，檔案鑒定與檔案保管期限表并不等同，檔案鑒定需要以檔案保管期限表作為重要依據，而鑒定時則需要以保管期限表作為標準，所以文書檔案保管期限表存在的重要作用即是為檔案鑒定、歸檔提供重要的依據和標準。

任何檔案在進行管理、歸檔及鑒定時都需要以保管期限作為其標準，所以文書檔案也不例外，需要根據保管期限表來對其保存形式和保管期限進行確定。特別是近年來，加大了對檔案保管期限表研究的力度，檔案簽定也納入到了檔案管理工作中來，在檔案管理工作中對檔案鑒定更為重視，所以為了能夠更好的將保管期限表的作用發揮出來，則需要將文書檔案保管期限表納入到鑒定工作范圍，這樣可以有效的提高檔案鑒定工作的質量。

二、做好文書檔案管理期限表的具體措施

（一）增強文書檔案管理期限表的實用性

在文書檔案管理期限表中，必須要將其鑒定標準、方式方法以及原則等結合在一起，以鑒定的理論為基礎，將實際的鑒定工作和鑒定理論融合，才能夠使檔案管理期限表的修訂工程能夠更好的完善和順利的進行。要想檔案鑒定工作能夠在實踐中得到最大效率的運用，這就對相關的工作人員提出了更高要求，必須要以十分專業的水平為基礎，還要具有相當的工作綜合能力。而就目前我國國情看來，相關的檔案工作人員的個人專業水平以及實踐綜合能力等還存在著明顯的不足，所以，要想使理論和實踐得到有機的結合，文書檔案管理的期限表的作用必不可少。要想使文書檔案管理期限表的效用得到最大限度的發揮，就必須要重視各類文書檔案期限表的修訂和完善工作。將鑒定理論充分體現在保管期限表中，降低檔案價值鑒定的難度，統一認識，從而提高工作質量和效率。

（二）合理制定保管期限表，做到分級分系統

檔案在形成過程中可能會受到企業職能、社會地位、檔案作用等多種因素的影響，從而具備不同的價值。檔案價值不同，鑒定時所參照的標準自然也不同。但現實情況是，保管期限表的檔案鑒定依據單一，這導致檔案在鑒定期間只能參照一個標準，最終導致鑒定不合理。為了解決這一問題，建議相關部門在建立檔案保管期限表時盡量采用分級、分系統方式，以保證保管期限表中的檔案鑒定標準具備多元性特征，能更好的實現檔案價值鑒定。

（三）變檔案保管期限“三分法”為“標時法”，縮短保管期限

當前我國檔案在保管期限上進行歸分時，將其分為永久、長期和短期三個檔次，這就導致一些永久保管的檔案有進無出，對于館藏的優化起到了較大的制約作用。而且長期保存的檔案一般保存時間也沒有進行詳細劃分，幾乎都按五年來進行保管，同時一些介于短期和長期之間的檔案在鑒定時也劃分長期檔案進行保管，導致了人力和物力的浪費。而利用標時法來對檔案保管期限進行劃分時，將不同價值和不同保管期限檔案的保存期限進行一個明確的劃分，在保存期滿后對其進行復查，對沒有價值的檔案進行及時銷毀，使檔案鑒定工作成為一項日常性的管理工作，充分發揮其重要作用。

（四）檔案保管期限表要有較強的操作性

操作性是評價檔案保管期限表質量高低的重要指標之一，是其生命力的重要表現。一直以來國家對檔案保管期限表進行了不同的修訂，每修訂一次，條款就減少一些，這與檔案種類的日益增加和國際上文件處置標準日益細化的趨勢是背道而馳的，導致檔案保管期限表操作性較差。因此，檔案保管期限表在內容上要條款具體、用詞準確、界限分明、有血有肉，含混不清的應加以注釋或舉例說明，使得鑒定時主觀隨意空間越小越好，便于操作，達到鑒定人員拿著一份檔案，對照保管期限表，就能比較容易地準確判斷出這份檔案的價值大小和保存期限。

三、結束語

檔案保管期限表作國檔案鑒定和歸檔的重要依據，對檔案管理工作具有較大的影響，所以需要做好檔案保管期限表的制定工作，確保其內容的多元化，努力提高檔案保管期限的實用性和操作性，使其在檔案管理工作中的作用能夠充分的發揮出來。

參考文獻：

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[2]華超杰.2000年以來我國檔案保管期限表研究綜述[J].云南檔案，2013-08-20.

作者簡介：洪秋，女，1974年生，哈爾濱人，碩士，副研究館員，從事檔案管理研究。