淺析新時期機關檔案管理的發展趨勢

楊洋

[摘 要]檔案管理工作是機關單位正常運轉的重要保障，如何完善檔案管理工作，加快檔案資源信息化建設，是確保檔案管理工作適應時代發展的關鍵所在。針對這一問題，本文就新時期機關檔案管理發展面臨的相關問題作出了探討。

[關鍵詞]機關檔案管理；檔案信息化；檔案資源共享

隨著我國社會經濟的穩步發展，現代化、科技化的管理手段已經得到廣泛應用，這也對機關單位的檔案管理工作提出了新的要求。然而檔案管理工作能否尋求新的突破，在當前環境下仍然面臨著一定的困難難。

一、新時期機關檔案管理發展面臨的問題

1.1.檔案信息資源缺乏時代性和地方性，結構不完整

目前我國的檔案資源結構不夠合理，從檔案來源看，很多機關檔案部門都只保存了本行政區域內一級機構的檔案，缺乏二、三級機構檔案資源，檔案結構單一，缺乏多元化特征；從檔案的內容看，多數檔案只記載國家機關、社會團體的職能活動，對于人民群眾相關的內容記錄甚少，無法聯系群眾實際，檔案以反映宏觀管理的內容為主，不具備地方特色；從檔案門類看，文書檔案的數量遠遠超過其他類別，檔案記錄多依靠文字，缺乏具有時代特色的科技型檔案（如音頻、視頻、電子數據等）內容。

1.2.檔案信息資源的保存渠道相對分散，無法實現檔案資源共享

檔案信息是機關檔案管理工作的主體，隨著我國社會體制改革和經濟的跨蘇發展，檔案資源日益豐富，這就對檔案的保存與使用提出了新的要求。然而在其歸屬與流向問題上，依然存在弊端。一是垂直領導的部門不再向當地機關檔案管理機構移交檔案；二是具有保密性質的專業檔案存在移交問題；三是對專業檔案的接收征集工作力度不夠。這就當時了檔案保存渠道分散的問題，同時猶豫檔案多以文本形式為主，不便于運輸傳閱，這就造成了檔案資源流通共享的難度增加，不利于機關檔案管理工作的發展。

1.3.檔案信息化建設困難重重

我國檔案管理體系歷史悠久，然而也正因為如此，很多機關檔案管理工作者不能從跟上上認識到檔案管理信息化的重要性，對于檔案問題依舊停留于紙張書籍資料的整理，與此同時，部分機關檔案管理單位因為人員、經費、設備等不同程度的限制，在檔案管理的信息化過程中無法投入足夠的人力、物力進行改善，這就使得檔案管理工作與高速發展的信息化社會環境逐漸脫離，無法適應社會形態的快速發展，不利于檔案管理工作的展開。

1.4.檔案信息資源難以實現社會共享

加強檔案信息資源的開發與利用有利于我國檔案事業的發展，同時也是適應信息時代的必然選擇，然而當前外國對于檔案資源的利用有限，信息化程度不夠，難以形成龐大的檔案信息資源網絡，對于檔案的查找、取用都停留于傳統手段，暫時無法實現數字化的檔案資源共享。

二、新時期機關檔案管理的發展趨勢

在以科學技術為主要生產力的當今社會，電子信息技術對于各個機關個檔案管理部門的影響同樣深遠，隨著信息化社會的進一步加強，新時期極廣檔案管理將呈現出多元化、技術化、信息化的特點，具體表現在以下三個方面。

2.1檔案資源結構不斷調整

為了適應經濟社會發展的特點，機關檔案管理部門將更為注重對檔案資源的開發和利用，針對檔案內容中豐富的經濟、科技等信息資源將不斷得到有效應用，同時注重于人民群眾相關的信息內容，重新調整檔案結構確保檔案信息內容與社會、與人民群眾接軌，能夠切實的反應社會問題，具有時代性，對于具備地方特色的檔案資源應充分予以重視，妥善開發利用，對于重點建設工程、科研項目等重要檔案應加以重視，合理調整檔案資源組成結構，在豐富檔案資料的同時促進我國檔案管理體系建設的進一步完善。

2.2.對檔案資源進行有效整合

機關檔案管理不僅指一般意義上的檔案接收、征集，而且是以我國檔案工作統一領導，分級管理體制為基礎的檔案資源有效配置，是對國家、對社會信息進行手機整理工作的必然要求。為了適應經濟全球化背景下的社會、經濟系統，對檔案資源的整合配置是機關檔案管理工作取得突破的必然選擇。在此前提下，如何充分整合、利用各種檔案資源，發揮其特殊優勢，實現區域范圍內檔案資源的高度系統性要求成為關鍵所在。

要對檔案資源進行有效整合，首先應當擴大檔案資源的接收范圍，加大檔案收集力度，同時對現有的檔案內容進行科學的分類管理，建立健全檔案資源管理體系，使其系統化、數據化，將不同地域的檔案資源合理整合，提高檔案資源的利用效率，充分發揮機關檔案管理工作的有效優勢，提高檔案管理工作人員的業務技能和服務水平，使得檔案管理真正成為有利于社會發展的動力，為我國檔案管理工作發展的進一步完善提供基礎。

三、切實加強檔案信息化建設

在電腦網絡技術飛速發展的今天，檔案信息的電子化、數字化成為必然趨勢，這就要求機關檔案管理部門順應信息時代發展的需要，將現代信息技術應用到檔案收集、整理工作中來，切實完成檔案信息化建設任務，深入探索和實踐檔案資源的現代化。在機關檔案管理信息化過程中，不僅要求領導者有新的思想認識，對于基層檔案管理人員，更應該提高其思想認識水準，使其積極投入到檔案呢信息化建設過程中來，應用數字化技術手段與網絡工具提高開發檔案資源的能力與水平，充分認識信息化建設所引發的檔案工作理論，變更工作方法，促使檔案管理工作取得新的突破和進展。隨著電子政務等新型方式的興起，檔案管理信息化必將對檔案管理與利用工作產生深遠的影響。

四、結語

機關檔案管理的發展應適應時代需求，在新時期的檔案管理中著力于加強檔案資源整合，完善檔案體系的信息化建設，利用現代化的管理方式提高檔案整理、利用的工作效率，迎接新的機遇和挑戰。

參考文獻：

[1]宗培嶺.檔案管理工作運行機制研究[M].北京：中國檔案出版社，2006：45-56.