檔案管理原理在檔案管理現代化中應用的分析

王雪

[摘 要]檔案是指國家機構、社會組織以及個人過去和現在從事各種活動通過不同形式記錄下來。檔案管理建設是時代進步的產物，是符合時代發展需求的。采取檔案管理原理管理檔案是符合時代發展和歷史變革的，對社會現代化建設有著重要的意義和存在的價值。

[關鍵詞]檔案管理原理；系統管理；現代化應用和分析

檔案是指國家機構、社會組織以及個人過去和現在從事各種活動通過不同形式記錄下來。檔案具有參考作用和憑證作用，用文字、圖表、聲像等手段記載了過去和現在的發展經歷。為了維護檔案的完整和安全，采取檔案管理原理管理檔案是符合時代發展和歷史變革的。

1.檔案管理原理

檔案的存放和分類是很重要的，所以說管理檔案的工作人員是需要工作責任心、細心、沉著冷靜等這些基本素質的，當然擁有較高工作責任心是遠遠不夠的，還要時刻提醒自己不能玩忽職守，需要重視工作。檔案管理工作可以運用檔案管理原則進行指導和開展。以下就通過各要點重點介紹檔案管理原理：

1.1標準化

根據不同的標準原則把檔案管理標準化原理分為三種：基礎標準、技術標準、管理標準。所謂的基礎標準就是憑借在基本、具有大眾指導標準下去進行檔案管理。技術標準指的是通過多種先進技術手段比如網絡電子信息技術等進行檔案管理。管理標準指的是在不越界、不違法的基礎上，安全有效的進行檔案管理。

1.2統一化

檔案管理工作的出發點和最終目的都是為了保護好檔案，只有按類型、按一定的順序、按規定的安排統一進行梳理和管理，才能讓檔案管理工作具有規范性和合理性。檔案管理統一化原理分為以下三點：（1）實行統一的管理規范，使檔案管理具備規范性和合理性的特點。（2）不同分工的人員都應該實行統一管理，不能特殊對待，要公平的進行統一管理。（3）新舊交替是理所應當的，舊的東西注定要被新的事物所替代，進行新舊更替。

1.3簡潔化

瑣碎的東西多了就會讓簡單的事情變得復雜，只有在不影響基本檔案管理的情況下，合理地將檔案管理的數目和類型進行減少，這將大大減輕管理人員的工作壓力。追求更高效、更便捷的管理模式，就要在復雜、繁瑣中尋找捷徑，減少了重復、多余的環節便可將檔案管理向著簡潔、明了、高效的趨勢發展。

1.4通用化

為了不讓繁瑣的系統制約工作人員，最好是用一種通用的技術手段去進行檔案整理、檔案標引、檔案保護等，從而有效的去進行檔案管理。一切按照秩序開展，通用技術手段便可使檔案管理更加有序的進行。

1.5最優化

如今隨著科學技術高速發展，“優化”這個詞逐步深入人心。實現檔案管理的最優化，要在檔案管理人員個人技術過關、更新的基礎上，才能穩步開展。檔案管理人員不僅要有較高的責任心和吃苦耐勞的精神，還要有敢于創新、不斷超越自我的良好品格，這樣才能充分為檔案管理工作發揮其優越性。

2.檔案管理原理在檔案管理現代化中應用的分析

在經濟全球化和文化全球化的大環境下，網絡信息技術全球化的趨勢也越發明顯。網絡作為一種主要的交際工具，高速發展的經濟讓網絡信息技術在全球范圍內迅速傳播。通過現代化的管理模式，不僅能讓繁瑣的人工手段變得簡潔明了并具有安全性，又可以讓先進的信息技術在其間得以發展，從而提高管理人員個人的管理素養和技術手段。檔案管理智能化的開展，讓枯燥的管理環境變得生動，現代化的管理手段可以讓檔案管理更加安全、更加便捷，讓管理任務變得輕松而又規范。

2.1系統管理

系統管理可以讓雜亂無章的東西歸總并且有序，局部的管理僅僅代表的是片面，整體的規范管理才是較系統的管理思路。標準化是系統管理的基礎，統一化是系統管理的規范，簡潔化是系統管理的要求，通用化是系統管理的目的，最優化是系統管理的催化劑。每一項都是檔案管理不可缺少的部分，如果缺少了標準化，根基不在何以繼續開展工程；如果少了統一化，沒有了標榜，就沒有了秩序；如果沒有了簡潔化，繁瑣的雜事便能讓管理工作滯步不前，沒有效率可言；如果沒有通用化，管理工作就不能有序的進行；如果沒有最優化，（就）不能與時代接軌，便是與新理念脫節，不能做到全面、高效的發展。所以說想要系統管理得到優化和快速的開展，五項原則缺一不可，只有互補發展，才能使系統管理更加全面、安全、可靠的進行。

2.2合理組合

任何大事物都是從每個小事物發展而來的，把每件工作分成若干件小事物，然后再把那些小事物按照合理和恰當的安排進行組合，從而能夠將大事物做好并且優化。當然檔案管理也是一樣，將細小的事物按照標準化、統一化、簡潔化、通用化、最優化原理進行合理組合，便可讓檔案管理的效率和規范得到更大的提高。

2.3反饋整理

只有不斷的反饋和整理，才能推動檔案管理現代化的發展。不斷總結經驗，不斷肯定和改善管理工作中的優點和問題，結合檔案管理工作所帶來的社會效益和國家效益，全面進行反饋總結。通過檔案管理的效應好壞，相應的更改和完善管理系統，這對檔案管理的發展有著舉足輕重的作用。學會不斷的反饋整理，則有利于檔案管理的改進與完善。

3.結束語

檔案管理原理在當代檔案管理的應用中起到理論指導作用。檔案管理建設是時代進步的產物，是符合時代發展需求的。充分利用檔案管理原理五項基本原則來規范促進檔案管理現代化建設。檔案具有參考作用和憑證作用，用文字、圖表、聲像等手段記載了過去和現在的發展經歷。

參考文獻：

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