淺談EXCEL電子表格在畢業生檔案轉遞中的應用

[摘 要]本文結合工作實踐，簡要介紹Excel電子表格在畢業生檔案轉遞工作中的應用。

[關鍵詞]Excel；畢業生檔案轉遞；郵件合并

隨著高校招生規模的擴大，每年的新生數量和畢業生數量都在逐年增加，給高校的學生檔案管理工作增加了難度。畢業生檔案轉遞工作是學生檔案管理工作中的重要組成部分，每年畢業季，都有大批量檔案要及時、準確地轉遞出去。畢業生檔案是畢業生的經歷、思想、品德作風、學習成績、實踐能力及個人特長等信息的證明。因此，如何在短時間內將畢業生檔案準確地轉遞是我們學生檔案管理人員思考的主要問題。

畢業生檔案轉遞是一個繁雜、細致而且任務量大的工作，我們要依據派遣數據庫的信息，將檔案郵寄信息準確填寫在檔案信封上，而現在大多檔案接收單位還要求信封上要注明學生姓名、學生專業等信息，以便用人單位對所收到的檔案能對號入座。我剛接手此項工作時，負責原工作的老師教我用數據庫的方法，把固定編排好的命令套用打印郵寄地址等信息，但這套用的模式一遇到特殊情況，我們就變得束手無策了，因為大家只會機械地套用，并不會真正使用。通過摸索和實踐，我運用Excel表與Word郵件合并的方法，對畢業生檔案的信息排序、編輯、輸出，準確完成畢業生檔案轉遞。這種方法不僅提高了工作效率，而且簡單易懂，不易出錯，而且檔案上面還直接標注著學生姓名、學生專業等信息，清晰明了；最重要的是可以根據需要隨時調整輸出信息的種類，不用再為不會使用數據庫軟件而著急了。

現將EXCEL在我校畢業生檔案轉遞中的使用簡要介紹出來，供大家參考。

一、分類篩選功能的使用

我們要先對畢業生派遣信息庫進行數據核查，畢業生就業派遣數據庫與畢業生檔案轉遞密切相關，如果數據不準確，就沒辦法進行檔案郵寄工作，或郵寄出去的檔案不能準確、及時地轉遞到相應的接收單位，因此在畢業生派遣數據庫中，學生檔案轉遞單位的行政區劃、名稱、地址的填寫必須詳細、具體、準確。

將畢業生派遣數據文件數據轉換成EXCEL格式，對畢業生檔案轉遞信息進行分類，建立備注欄，標注清楚檔案轉遞方式，一般分為三類：暫留，派送、機要。轉遞去向為武漢市內的各大人才中心一般都采用專人專車送達，這樣的轉遞方式比較快捷、經濟和準確。本校畢業的專升本、考取本校研究生的檔案都要留下來，其余的都通過機要方式進行轉遞。這就要使用EXCEL進行篩選，選定要進行篩選的區域，點擊菜單欄“數據”按鈕，在下拉菜單中選擇“篩選”-自動篩選，根據需要，設定條件進行篩選。

使用此方法將檔案按照轉遞方式進行分類，篩選出來的暫留和派送的檔案如有需要，可根據去向的不同或是暫離的原因再進行二次分類篩選。篩選出來的機要檔案要使用郵件合并功能打印地址信息等。

二、郵件合并功能的使用

通過機要轉遞的檔案，因為畢業生檔案的郵寄信封上的信息是依據畢業生就業派遣數據庫里的信息進行郵件合并套打出來的，下面簡要介紹郵件合并的步驟

（1）新建一個Word文檔作為模板文檔，將模板文檔根據地址條的格式編排，排版后存盤，將此文檔作為郵件合并的模板文檔，打印的地址信息等根據此模板文檔格式輸出。

（2）打開模板文檔，在視圖的工具欄選項中，將郵件合并工具欄打開。

顯示郵件合并工具欄：

打開數據源：點擊“打開數據源” 按鈕，選擇畢業生就業部門提供的數據庫文件作為數據源文件。

插入域：根據地址條需要的信息，在數據庫源文件中選擇相應的信息插入。例如：要在模板文檔中姓名一欄插入學生姓名，就將光標點至姓名處，然后點擊“插入域” 按鈕，在數據源文件中找到姓名一欄，點擊插入，即可完成。其他的插入信息也據此法插入。在這里需要注意的是，就是一定要給我們的數據源文件編一個序號列，將此序號列信息也插入到模板文檔中，此項信息的作用是我們要將封裝好的檔案根據序號排序，以便我們和機要局交寄的時候，與機要交寄單的順序一一對應。

查看合并數據：插入所有的信息后，點擊“查看合并數據” 按鈕，查看插入的數據是否準確。

擴散標簽：點擊“擴散標簽” 按鈕，數據源中的每條學生信息都在模板文檔中對應生成一條新的記錄。

合并到新文檔：點擊“合并到新文檔” 按鈕，我們就可以對這個新文檔進行命名、保存再打印了。

三、EXCEL其他功能的使用

在日常的檔案管理工作中，EXCEL的其他功能也得到了大量的應用，利用EXCEL函數功能還可以實現排序、數據統計、數據合并等功能。如“使用VLOOPUP函數進行數據合并，使用COUNTA函數進行統計等。熟練使用EXCEL，不僅可以提高我們的工作效率，還可以提高管理水平。

綜上所述，通過使用EXCEL的數據處理功能，完全可以實現對畢業生檔案的準確轉遞。本方法簡明易懂，特別適合學生檔案管理人員使用。隨網絡化、信息化進程的加速發展，對檔案管理工作的要求會越來越高。我們檔案工作者只有不斷學習，充分發揮計算機的輔助管理功能，才能為廣大師生提供更好的服務。

作者簡介：楊蕾，女，工程師，湖北工業大學檔案館，從事學生檔案管理工作。