醫院電子檔案管理研究

呂春濤

[摘 要]醫院檔案信息資料作為醫院信息載體，是醫院管理的重要組成部分。本文針對醫院電子檔案管理進行探討，分析了醫院電子檔案需要面對和解決的問題，提出了對應的策略。

[關鍵詞]醫院；電子；檔案；管理

當前計算機技術的普通使用和醫療技術的飛速發展，醫院在各項事務中都形成大量電子檔案，對電子檔案的管理在醫院檔案工作中所占的比重越來越大，同時電子檔案也發揮著日益重要的作用。加強醫院電子檔案的管理和利用，對于提高醫院檔案管理水平，促進醫院可持續發展具有重要意義。

1、電子檔案的基本特點

電子檔案是指具有保存價值的已歸檔的電子文件相應的支持軟件、參數和其他相關數據。電子檔案除了具備一般檔案的本源性、回溯性聯系性、社會特征外還具有其他的特點：對軟硬件系統的依賴性；文件類型的集成性；信息與載體之間的可分離性；時效性強，周期短；加工的標準化、信息的海量化和檢索的智能化。

2、醫院的電子檔案管理中存在的問題

（1）檔案管理職責不明確，管理線條多醫院檔案管理一般由設在行政辦公室的綜合檔案室負責，綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案等。

（2）醫院電子檔案管理的意識和制度不健全

有些醫院雖然建立了檔案管理，但實際運行效果不夠理想，不少部門人員檔案意識較淡薄，一些人員經常把檔案材料隨意存在自己的辦公室，不能及時歸檔，導致檔案材料丟失或欠缺。

（3）電子檔案管理不規范，缺失、損壞現象較普遍

3、醫院電子檔案的管理和利用

（1）電子檔案的收集

收集范圍是醫院在各項工作中形成的具有查考利用價值的各類電子文件，均應收集。主要包括以下幾種類型：文本文件、圖像文件、影像文件、聲音文件、多媒體文件、其他文件（圖形文件、數據庫文件、超媒體銜接文件等）。

（2）電子文件的整理與歸檔

醫院的檔案管理部門，要嚴格按照國家標準，結合本單位具體情況制定檔案的基礎工作標準，包括案卷質量標準、歸檔要求標準、全宗劃分標準、分類要求標準等，使檔案從立卷到歸檔等工作有序可循。

（3）電子檔案的利用

電子文件歸檔成為電子檔案，電子檔案在做好保管的前提下，其價值主要體現在利用上，為醫院的建設和發展服務。電子檔案的利用一般由三種方法：1）直接利用。2）網絡傳輸。3）提供拷貝。

4、醫院電子檔案的管理

（1）醫院電子檔案與紙質檔案管理的共存

目前由于電子文件的證據性、管理制度、管理技術與方法、管理設備、通訊設備等方面仍存在各種問題，在這些問題沒有得到有效解決之前，針對醫院科研的特點，為如實反應醫院科研活動及其成果，必須有針對性地實行紙質和電子文件雙套歸檔。只有紙質文件的，如試驗記載、取樣調查、化驗分析數據、會議資料等就只歸檔紙質文件；即有紙質文件，又有電子文件的，如上題論證報告、成果申報書、統計數據等就即要保存紙質文件，又要保存電子文件。

（2）醫院電子檔案的同步管理

醫院電子檔案管理要遵循同步管理要求，即電子檔案與紙質檔案的同步管理，實現電子文件與紙質文件同步歸檔、同步鑒定、同步整理、同步著錄和同步利用。

（3）醫院電子檔案的提供利用

由于醫院科研成果均擁有知識產權，再加上電子檔案信息內容的易改、易復制等特性，在網絡普及的今天，醫院電子檔案工作者在提供利用是應采取適宜的保密、防范措施。

5、制定科學、合理、嚴密的電子檔案工作標準和規范

檔案管理中存在的很多問題都和不規范的工作標準和操作流程有關，因此，切實制定一套科學、合理、嚴密的電子檔案工作標準和規范是提升電子檔案管理效率的有效途徑。醫院應當針對需要管理的電子檔案類型及檔案的特點，制定一套完備的電子檔案管理的工作標準，且監督管理人員嚴格按照標準流程來操作，這一方面能夠規范管理人員的行為，另一方面也能著實提升電子檔案的管理效率。對于工作標準的執行一定要落實到位，可以另外制定相應的獎懲措施，對于標準的操作以及高效的工作表現要給與肯定與獎賞，對于不合規與不符合標準的操作過程要給與相應懲罰并且引以為戒，這樣，才能讓標準更深入的落實到每一個檔案管理人員的實際工作中，從而提升檔案管理的效率。

6、加強醫院電子檔案管理和利用的具體措施

（1）電子檔案的有效收集。收集范圍是在醫院在各項工作中形成的具有查考利用價值的各類電子文件，均應收集。如：圖像文件、影像文件、聲音文件、多媒體文件、其他文件（圖形文件、數據庫文件、超媒體銜接文件等）。

（2）電子文件的整理與歸檔。醫院的檔案管理部門，應嚴格按照國家標準，結合本單位具體情況制定檔案的基礎工作標準，包括案卷質量標準、歸檔要求標準、全宗劃分標準、分類要求標準等，使檔案從立卷歸檔等工作有序可循。

（3）電子檔案的合理利用。電子文件歸檔成為電子檔案，電子檔案在做好保管的前提下，其價值主要體現在利用上，為醫院的建設和發展服務。電子檔案的利用一般有三種方法：直接利用。直接利用是利用者通過檔案館或另一個檢索機構的電子計算機，在檔案館或網絡上直接查詢的一種方法。其特點是可以減少大量的管理工作，為利用者條放那個技術支援，使更多的讀者同時利用同一份電子檔案；網絡傳輸。通信與計算機技術結合，為我們提供了廣闊的網絡環境。通過計算機網絡進行遠距離傳輸，不僅更為方便、快捷、可靠，而且為醫院遠程會診提供了技術支撐；提供拷貝。電子檔案具有良好的復用性，檔案管理部門可以通過移動硬盤、U盤等載體向利用者提供記錄在特定載體上電子檔案。

（4）醫院內部可以定期組織針案管理人員的培訓課程，這可以幫助他們鞏固專業技能，也能端正他們的工作態度，培訓過程中管理人員還可以就工作中實際碰到的問題及存在的障礙展開研討，大家的智慧往往能夠更好的讓問題得以解決。此外，對于檔案管理人員可以提供更合理的晉升通道，這對他們的工作積極性是一種很好的激勵，能夠促進他們更盡心盡責的為企業服務，給醫院的檔案管理工作帶來提升。

隨著計算機信息技術在各行各業中應用的不斷深入，醫院檔案管理工作已經由原始的管理途徑演變為電子檔案管理的過程。然而，在電子檔案管理中仍然面臨著許多困境，想要讓這些問題得以改善，首先要對計算機信息安全問題做好把控，其次，有必要制定一套科學、合理、嚴密的電子檔案工作標準和操作規范，此外有提升檔案管理人員的綜合素質，這樣才能讓他們更好的為企業的檔案管理服務。

參考文獻：

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