電子檔案存取技術探討

張偉

[摘 要]保存電子檔案的可存取性，是一項較為繁雜的工作，實現的技術方法也較多，文中對主要方法進行分析。

[關鍵詞]電子檔案；存取技術；分析

電子檔案的保存，只局限于在可用性方面是遠遠不夠的。因為，電子檔案內容是以數碼形式存儲在載體上，這就要求在利用電子檔案的過程中，要以準確無誤地恢復其原貌為前提，即先對電子檔案內容的二進制數字編碼進行轉換，以人們能夠直觀理解與習慣閱讀的格式進行還原顯示。這個過程必須通過電子計算機的軟硬件平臺并借助于某種檢索工具方能得以實現。而且檢索工具的選擇，在邏輯關系的處理上，要同電子檔案形成時編排的邏輯關系相一致，同時也要保證軟硬件平臺與電子檔案所依靠的有關技術相一致。只有這樣，才能完成轉換與還原的過程。然而，電子文件歸檔后形成的電子檔案，大都來自各個方面，往往是在不

同的電子計算機系統上形成的，其內容格式的編排也不盡一致。這種在技術和形式上的差異，必然會帶來在電子文件歸檔后形成的電子檔案需要進行恢復與還原時，所采用的技術與方法上的不同。因此，為了對電子文件歸檔后形成的電子檔案都能夠在以后的利用中得以準確、完整并能以人們直觀理解的方式進行顯示、就必須將所有與之有關的技術及數據結構定義和所用的軟硬件平臺等加以保存，以保證電子檔案的可存取性。這無疑給電子檔案的保存帶來復雜性。特別是當電子文件歸檔后形成的電子檔案所依靠的技術，隨著科技進步而發生重大的變革時，就更加增大了電子檔案恢復與還原的難度。這時，電子檔案的管理人員只有適應這種技術上的變革，想出好的對策，才能實現對已往所存的電子檔案的恢復。

一、保存電子檔案所依靠的技術

保存電子檔案所依靠的技術，是一種較直接的方法，是電子檔案恢復、利用、維護等操作賴以實現的基礎。這意味著，我們不但要對電子檔案載體進行有效的保存，而且要對相關的電子計算機軟硬件平臺進行妥善保存，以便在今后的保管和利用中能夠準確、完整地對電子檔案進行還原顯示及維護操作。隨著科技的進步，各個時期、各種電子檔案所使用的電子計算機軟硬件平臺將會不同，有的技術設備甚至早已過時，對于檔案部門來說，需與電子檔案同時保存的這種過時的不同型號和版本的電子計算機軟硬件平臺，將會越來越多。長此下去，檔案館在對電子檔案所依賴技術的保存上，將近乎于電子計算機軟硬件的博物館，這無疑會給檔案部門帶來很多負擔和不便之處。所以，當電子檔案所依靠的技術已經更新時，我們必須使保存的電子檔案適應新的技術，才能達到水久保存和進行顯示恢復的目的。那么，如何才能適應技術發展和設備更新所帶來的諸多矛盾呢？具體地說，可以采用以下方法：

1.采用一種特定的技術，消除電子檔案對相關技術的依賴性，這是一種用于恢復電子檔案的標準技術，即在電子文件歸檔時，把屬于一般性的電子文件格式，轉換成各種平臺上都能適應的文本文件格式，以不變應萬變，消除由于技術演變所帶來的影響。目前許多數據庫管理系統的制造商都在將自已的產品向通用型、開放型發展，這些產品可以在多種不同類型的硬件及操作系統平臺上得到支持。因此，也可將電子檔案建立在這種通用的數據庫平臺上。

2.對于較為特殊的電子檔案的內容格式，需要采用或開發對應的轉換軟件，這種轉換需根據應用技術的變化而進行，即每當我們所應用的技術與所保存的電子檔案在技術條件上的一致性發生變化時，就得對所存電子檔案進行對應的轉換、使其始終保持同新技術的兼容性，以適應技術發展與設備的更新。當然，這種轉換軟件，需要隨著技術的發展而不斷升級或更新。

二、保存電子檔案的相關支持軟件

上述各種方法，雖然能有效地解決電子檔案可存取性方面的問題，但在整個工作過程中，需對原始形成的電子檔案格式進行轉換.盡管在內容上沒有任何改變，但也不可避免地造成了對原顯示格式的破壞。我們也可采用保存電子檔案相關支持軟件的方法，使電子檔案以原始形成時的顯示格式恢復。這是一種被稱之為“打包”的方法，即在保存電子檔案的同時，將與電子檔案相關的實用軟件及整個應用系統—并保存，且與電子檔案存儲在—起。需要對電子檔案恢復時，可運用同電子檔案存儲在一起的這些軟件系統，使之按本來的面目進行顯示。但是，我們應該看到，這些軟件系統是建立在原來的軟硬件平臺上的，為解決這個問題，還必須建立一個在現行軟硬件平臺上的仿原來操作系統的操作系統，以消除對過時軟硬件的依賴性。

在應用這種方法時，還必須對原軟件系統的功能做一些限定。例如，在原實用軟件和應用系統中，都有文件的制作和修改功能，這些功能應在“打包”之前刪除或進行屏蔽處理。因為，在電子檔案的恢復過程中，可能出現由于操作人員的誤操作而引起電子檔案內容的變化或丟失，破壞其原始性。

三、保存電子檔案的可視性

保存電子檔案的可視性，是直接保存電子檔案原始的可視格式向用戶顯示的一種技術。這對那些非常重要或需長久保存的電子檔案進行有效保管所必須采用的手段。其實現的方法主要有：一是使用具有“顯示”功能的專用軟件；二是借助于支持顯示的標準化代碼；三是保存檔案的電子圖像；四是保存電子檔案的紙質拷貝件或制成縮微品。這里需要指出的是，在上述四種方法中，前三種仍需在電子計算機軟硬件平臺的支持上進行，只是在顯示時減少了中間轉換過程，相當于直接對電子檔案進行顯示。用這種方式顯示的電子檔案，一般情況下是無法進行修改，因而也保證了電子檔案的原始性。特別適用于保存帶有電子印章或通過光筆進行人工批改過的電子檔案。然而，就現在的技術而言，磁存儲載體或光存儲載體都不對能成為電子檔案永久保存的穩定載體，這是由于存儲載體本身的持性和設備、技術的變化所決定的。所以，對特別重要的電子文件或電子檔案，同時保存紙質拷貝件或制成縮微品，則顯得尤為重要，因為這是最為穩妥的永久保存方法。

參考文獻：

[1]牛金芳.論電子文件管理的基本框架[J].上海檔案，2001（02）.

[2]孫剛.電子文件真實性保障模型研究[D].天津師范大學，2007年.