淺談電子檔案的利用工作

王長偉

[摘 要]電子檔案利用的方式方法與紙質檔案有著明顯不同，在許多情況下，人們可不必將電子檔案匯集在集中化的庫房里就可以進行利用和管理，也可通過網絡滿足異地利用的需求。同紙質檔案的利用相比，將會更快捷、更方便。但這必須建立在電子檔案所依賴的技術上，必須滿足必要的先決條件和采取相應措施才能夠實現。

[關鍵詞]電子檔案；利用工作；分析

一、電子檔案利用前的數據準備

非直讀性是電子檔案的典型特征之一。因而，為保證其在利用中得以準確恢復并易懂，有必要進行電子檔案基礎數據的準備和識別文件的建立。電子檔案的基礎數據，其內容包括兩部分：一是背景信息；二是元數據。背景信息所描述的是形成電子文件的背景，其中有形成的目的、形成之初的結構、形成和使用階段的功能與活動、明顯影響文件形成和維護的歷史環境。元數據則是電子檔案的技術數據，如描述電子文件的編排與內部結構的數據等。

識別文件是記錄在每份電子檔案載體上的特別文檔。用于描述存儲在載體上電子文件之間的關系，這種關系可以是一對一的或非常復雜的關系。同時還須描述電子文件內容的內部結構和上下文關系。

電子檔案基礎數據和識別文件的建立，應根據檔案保管部門存儲和應用等技術條件與環境來確定其具體的要求，在電子文件的設計階段納入系統設計，使之能自動產生元數據與背景信息。在電子文件的形成階段使背景信息和元數據得以有效的、完整的收集。

二、電子檔案提供利用的方法

（一）提供拷貝

檔案保管部門可以向利用者提供記錄在特定載體上的，電子檔案，所用載體應隨不同利用對象而異。對使用大型電子計算機設備的利用者，以提供磁帶為宜；對一般的微型電子計算機的使用者，如果檔案數據量較小，可用軟磁盤進行提供；若是大批量的電子檔案，則可考慮用只讀式光盤（CI）一ROM）進行提供。當提供上述載體拷貝件時，應將電子文件轉換成通用的、標準的存儲格式，由利用者自行解決恢復和顯示的軟硬件平臺。

（二）網絡傳輸

通信與電子計算機技術結合，為我們提供了廣闊的網絡環境，用網絡傳遞電子檔案，成為一種越來越簡便的方法。這一方法比較適用于館際之間信息資源的互相交流和同相對固定的查檔單位提供銷案資料?？梢酝ㄟ^點對點數據通信或互聯網絡來實現。使用通信網絡傳遞電子檔案更為快捷、可靠，而利用者本需獲得和保管電子檔案的存儲載體；保管者也不需包裝和同利用者寄送電子檔案存儲載體的拷貝件。

（三）直接利用

直接利用是利用者通過檔案館或另—檢索機構的電子計算機，在檔案館或網絡上直接查詢的一種方法。這一方法要求檔案館擁有恢復、處理和顯示電子檔案的設備。其特點是：可為利用者提供技術支援，同通信傳輸相比減少了大量的管理工作；可以使更多的讀者同時利用同一份電子檔案。但是，這種可能性取決于檔案館網絡系統中可供直接利用的信息資源的多少。因為，直接利用的電子檔案必須是存儲在系統中。然而，在大多數情況下，在線數據量的多少和利用需求并不互為因果。大量的電子檔案都存在網絡系統中將是對存儲空間的浪費。可以采用根據利用者需求定期向系統加載數據的方法，如按對電子檔案內容的需求或形成的歷史年代進行分時加載，并將加載的內容或時序向利用者通報。從利用者的角度出發，還可建立利用者需求預約文檔，通過系統對這些申請進行處理.及時將相關的電子檔案加載到檔案館利用系統或網絡查詢系統中，并快速與申請者聯系，供申請者使用。

三、電子檔案利用的管理

（一）使用權限的審核

電子檔案的利用，不僅是指電子檔案的內容，因為對電子檔案的利用，還必須通過其所依賴的技術與利用系統才能完成。所以，在利用過程中還包含著相關利用系統的各種功能使用。其中所涉及到的人員有：電子檔案載體的保管人員；信息系統的管理人員；利用及維護系統的操作人員和利用者等。由于他們各自工作的性質與責任不同，因而對其進行使用權限的審核是十分必要的。

利用者和提供利用者，都應通過審核才能確定其使用權限和操作權限，審核應由利用工作的決策者執行。首先，在整個利用系統功能的使用上，要根據各種人員的級別、層次進行使用權限的認定，并依此向利用系統注冊登錄。在利用中，當進入系統時，由系統自動判定當前使用者身份的合法性及其所使用功能的范圍，并由系統自動對其使用的各種功能操作的路徑進行跟蹤與記錄，對涉及使用未經授權的功能時，應能拒絕響應并給予警告提示，以確保系統的安全和進行有效的控制與監督。其次，在電子檔案存儲載體的使用上，要根據電子檔案內容的密級和開放程度，確定其使用控制程度。在使用中依據利用者背景情況和利用目的來決定對他的授權。這里應特別注意的是：對整個系統帶來影響或對電子檔案載體進行無條件復制等功能，其被授權的范圍應越小越好。同時要建立有效、可行的規章制度，確保使用權限的審核方法在利用工作中得以實施。

（二）提供利用拷貝的回收

提供電子檔案的拷貝件是一種主要的利用方式。對整個利用系統來說，提供拷貝件必然帶來利用時間與利用地點的分散，這無疑給利用管理工作造成—定程度的麻煩。如果管理不好，將會造成電子檔案信息無原則的散失。并對電子檔案利用工作造成很大的影響。因而，必須采取有效的措施和方法，對此進行嚴格的管理。除經過編輯公開發行的電子出版物外，對那些提供利用的拷貝件必須進行回收。提供拷貝的內容應依據利用者的需求和使用權限確認后進行。原則亡盡量避免把載體1：存儲的電子檔案信息全部拷貝出來，并通過技術手段防止所提供的拷貝再復制。完善提供拷貝利用于續.即提供利用者和利用者雙方都應對提供拷貝的內容進行確認，并對使用載體的類型、數量、時間、最后回收期限及雙方責任人等情況進行登記。系統可根據這些登錄信息進行自動管理，以便使電子檔案管理人員能夠及時了解提供拷貝利用的情況，并對已到回收期限的拷貝提出催還清單。

參考文獻：

[1]劉洪.電子檔案的利用工作[J].檔案學通訊，2002（05）.

[2]丁莉.檔案信息資源共享策略研究[D].黑龍江大學，2007年.