電子文件及時收集與積累的必要性

劉文清

[摘 要]產生電子檔案的環境及工作方式，是隨著電子計算機及網絡技術應用的普及深化程度，而有一個逐步發展的過程。從我國目前的情況看，電子檔案的完整保留、妥善保護等方面都存在著很多問題，這些問題不解決將會直接影響電子文件的歸檔質量。歸納起來有以下一些問題。

[關鍵詞]電子文件；收集；積累；必要性

電子計算機的應用在迅猛的發展，各行各業都在積極創造條件，采用電子計算機提高工作效率，加速現代化的進程。采用電子計算機及網絡技術及時將文件發送到各省委廳局，這些在電子計算機及網絡上運行的，都是公務性的電子文件。電子文件如何收集、歸檔和整理，這些問題在我局還沒有得到解決，電子計算機大規模地用在辦公自動化方面，電子文件已經出現在人們面前，人們對它的特殊性、發展趨勢及內在規律還沒有做到真正的了解，因此，電子文件及時收集與整理是很有必要的。

一、草稿性電子文件處于“自生自滅”狀態

我國使用電子計算機進行辦公和事務性管理的單位，大部分是處于辦公自動化的起步階段，多數只用電子計算機起草文件。一旦打印出紙質正式文件，作為草稿性的電子文件就會被忽視。據了解，一些較大的部委或省級機關，每年產生大約2萬份草稿性電子文件。這些電子文件的絕大多數未被保留，而是被新起草的電子文件不斷地覆蓋，或因其存儲載體用于其他信息的存儲而被清洗。這是一種資源浪費，因為不少單位在開發利用檔案信息資源過程中，正在耗費大量的人力、物力，把紙質檔案變成電子化，即把紙質文件掃描輸入電子計算機，有的以圖形方式存儲，有的還被轉換成文本文件。如果草稿性電子文件被保留著，將來若做這項工作就會方便得多。同時，在—些草稿性電子文件中，包含著許多重要修改過程的信息，具有查考價值，應列為歸檔內容進行保存，不可任其清除。

二、輔助性電子文件處于無人管理的狀態

在一些單位的辦公自動化網絡系統中，雖然紙質文件仍然是正式文件，但已開始把電子文件作為輔助性文件使用。如為提高效率，在發文時，先經網絡發送電子文件，接收單位先按電子文件承辦，正式的紙質文件隨后按正常發文程序發送。凡采用這種工作方式的單位，人們對電子文件比較重視一些，但是，一旦紙質文件到手，電子文件就常常處于無人管理的狀態。我們了解到，這些輔助性電子文件的數量比較大，有些單位由于電子計算機系統的存儲容量不夠，為了接收新的電子文件已開始清除部分原來的電子文件。多數單位對這部分電子文件末認真進行保管，人們甚至可以隨意對其進行增刪改等操作，使其原始性、真實性、完整性受到威脅。

三、正式電子文件往往只進行了邏輯歸檔

我國已有一些單位開始將電子文件作為正式文件使用，而其紙質拷貝件則作為輔助性文件。對這些電子文件在網絡中的安全保護，已引起一定程度的重視，但就其歸檔管理來說，存在著很多問題。最突出的是大多數辦公自動化系統在設計時沒有檔案工作者參于意見，因此，對電子文件的歸檔考慮不周，設計得不夠穩妥，措施不夠嚴密。多數系統只設計了邏輯歸檔功能，也就是說電子文件生成時存在什么位置，歸檔后仍末改變。只是把與其相關的目錄信息歸并到檔案部門使用的終端上，而沒有把這些電子文件集中下載到可脫機保存的載體上。這樣，一旦網絡系統出現問題，電子文件就會被搞亂，甚至全部丟失。

四、有些電子文件的存儲載體不安全，信息記錄格式不標準

由于沒有統一的規定，對電子文件的載體選擇難免帶有隨意性。很多單位的電子文件就直接存在硬盤存儲器上。一般情況下硬磁盤比較可靠且存取效率較高，但它不便于脫機保管。所以，一旦系統出現故障或被病毒感染，就極容易造成數據的損失。有一些單位的電子文件以軟磁盤作為存儲載體，由于軟磁盤極易損壞，其可靠性和保管期限都存在較大問題。還有一些單位的電子文件以光盤為存儲載體，光盤有許多種，其中有不少種也存在一些不利于歸檔保存的問題。如多數光盤的存儲格式是非標準的，或者只是企業和廠商標準，互換性差，也有—些光盤在可靠性和保存壽命上存在問題等。

五、對電子文件生成的設備環境數據，缺少登記，對一些相關軟件參數也缺少妥善的保護措施

電子文件的生成環境是很復雜，而且電子文件對設備有依賴性。一些單位保留電子文件時，沒有注意保存其生成的軟硬件等方面參數，如果某系統被毀，那么由它生成的電子文件就可能難以讀取。所以，保留電子文件的同時，也應特別注意保留其相關軟件及設備的各種必要參數。

六、結論

電子文件的形成到歸檔，跨多個部門。這些部門通過電子計算機網絡系統聯成一個有機的整體，有時工作互有交錯，職責界限難以區分清楚。所以，應當由單位的綜合主管部門或主要負責人統一協調，指定專門機構或專人負責。電子文件的形成、承辦、歸檔等工作應當由電子文件形成部門負責，檔案保管部門予以指導監督，并對保管方法提出意見和建議。對歸檔后形成電子檔案的管理工作應由檔案保管部門負責，電子文件形成部門提供協助和支持。總之，整個過程既要有統一領導，明確分工，嚴格管理，還要有相互支持，才能保證電子文件及其歸檔后形成電子檔案的原始性、真實性和完整性。

歸檔是電子文件轉換成電子檔案的關鍵環節，它的質量好壞關系整個電子檔案的管理水平，因此必須有質量控制措施，保證這項工作的正常進行。因為辦公自動化系統（OA）和電子計算機輔助設計（CAD）、輔助制造（CAM）系統不屬于檔案部門內部的工作，而是外部環境，涉及許多部門，這就需要理順電子檔案管理與有關部門的工作關系。如上所述，電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔是公務員、科技人員職責范圍內的工作，但它又是電子檔案管理的基礎。不處理好它們的結合問題，就會使電子檔案的管理永遠處于被動地位。

參考文獻：

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