淺析圖書情報資料和檔案的共同管理

徐薇

[摘 要]近年來隨著網絡信息技術的發展，圖書情報資料和檔案的共同管理的方法與技術也相應得到進一步地發展、完善。它們作為資源優化配置的重要手段，對提高資源查找效率起著積極地促進作用。但目前三者共同管理程度仍然不高，依舊在管理技術與管理方法上存有一些問題。本文就圖書情報資料和檔案共同管理的現狀作了簡單分析，并在此基礎上，提出了圖書情報資料和檔案共同管理的方略。

[關鍵詞]圖書情報資料；檔案；共同管理

圖書作為傳遞知識、情感的工具，能夠幫助人們按照一定的規律記錄文字資料、圖像符號等文化信息；同樣具有知識性與傳遞性的情報，可以幫助人們解決現實中的各類問題；檔案則是社會化的產物，是用于記錄國家、社會政治或個人的活動的一種載體。三者在信息化的時代實現了共同管理的新模式，從整體上提升了服務效率，增加了經濟效益。

一、圖書情報和檔案管理的現狀

隨著人類的進步、科技的發展和社會文明程度的提高，尤其是邊緣學科、信息技術的快速發展，圖書情報管理和檔案的資料越來越豐富的同時，人們尤其是高校師生對對綜合性知識和信息的需求也變得越來越高，但由于這些知識、信息過于分散，給人們查閱帶來了很大的不便，因此實現圖書情報和檔案的統一化管理，順應了大多數人的需求。與此同時，也存在著諸多缺陷，體制與管理技術尚不健全，需要進一步的發展與研究。

二、圖書情報和檔案共同管理的方略

1、結合理論共同管理

在我國，圖書情報資料和檔案的共同管理已有一定的歷史性。早在上世紀80年代末，我國的圖書情報資料和檔案的管理模式就逐漸顯露出來。到了90年代，圖書情報資料和檔案的統一管理有了一定雛形。經過長期的實踐，大量的基礎理論便應運而生。實際上，資源的優化配置是圖書情報資料和檔案的共同管理的結果。管理理論、管理方式的不斷創新，造就了三者資源管理模式的不斷優化，也就促成了更加便捷的資料管理和查找平臺。

2、依據實際效率管理

依據國外的一些管理經驗，將圖書、情報資料、檔案創建一個共同綜合的管理模式是社會發展的必然趨勢，也是效率管理的重要保證。這種管理模式既整合了資源，規范了資源的管理與查找系統，又提高了資源管理效率，減少了人力物力等資源的投入，當然，對于這種新型管理模式，我們還需依據實際的管理需求，從各個方面作相應的調整。包括外對資源的開放程度，資料保存方式等相關規定的明確了解。此外，三者的數字化、智能化管理是通過網絡技術得以實現的，因此對圖書情報資料和檔案的管理必須要突顯其信息化的特點，這就要求相關工作人員依據現實，及時調整管理手段，確保科學而有效的信息管理。

3、加強倉庫信息管理

信息庫是圖書情報資料和檔案統一管理的重要輔助工具，對整個信息系統起著有效的促進作用。因此實現三者的統一管理，必須加強信息庫的建設，確保信息庫中信息的有效流通，信息庫的建設使傳統資源的管理方式被逐漸打破，把分布于不同地點的數字化圖書、情報、檔案信息資源用網絡化的方式串聯起來，而圖書情報資料和檔案共享的效率被提高，同時也方便了圖書資料的統一管理。從而實現資源共享。

4、針對問題靈活解決

由于圖書情報資料和檔案共同管理在短時間內得到了迅速發展，因此其相關程序還有許多不完善的地方，在實際運行和使用過程中還存在著不少以前從未遇過的問題。也因此在遇到這些問題時，管理者要采取靈活的方式，有針對性地解決這些難題。筆者認為，在相關機構建立統一的網站，對問題處理及相關的解決方案的提出是很好的途徑。選擇最適合的解決方式，才能將共同管理的效率最大化地發揮。

5、加強知識產權保護

要加強知識產權保護意識，形成既尊重他人知識產權，又注重自身智力勞動成果的良好氛圍。在實際生活中，我們要拒絕侵犯知識產權的違法行為，尤其要一些網絡知識產權加強教育。如大部分網民都有通過網絡下載電影、電視劇的經歷，卻很少有人在意這是一種侵權行為。因此只有不斷加強對網民與網站運營商產權意識的教育，才能從根本上杜絕侵權行為，避免侵權現象的發生，從而確保圖書情報資料和檔案產權享有者的利益，促進三者共同管理的發展。

6、實施問題協調處理

要針對圖書、情報、檔案機構現實操作中遇到的問題進行協調處理，保證組織編制能夠對系統的分類、著錄、標引等，盡快實現管理模式的規范化、標準化。這些都有助于對公共管理策略的執行起促進作用，也是實現資源共享和現代化公共管理的必然要求，使網絡和數據庫的合理建設能夠不斷完善。如果從數字館藏角度來說，管理者必須形成良好的管理準則，按照數字信息管理理想的狀態分布，從多個方面對信息資源合理規劃。將智能檢索技術充分利用，把寬帶高速網作為傳輸通道，使用a戶享有各種形式的多媒體信息。這樣就使得館藏實現數字化，當然還要關注與館藏信息資源的形成、整理、存儲、檢索、傳遞、保管等操作流程。

三、結束語

總之，隨著經濟的發展、社會的進步，實現資源共享將成為人們共同的需求。而圖書情報資料和檔案的共同管理，是促成資源共享的最佳途徑，也是提高信息資源管理效率，加進資源優化整合的有效手段。當前，仍處于初級階段的圖書情報資料和檔案的共同管理，在制度和管理方法依舊不夠完善。所以，加強三者共同管理的理論建設，依據實際實現效率管理，加強倉庫信息管理，采用靈活管理方式，提高知識產權保護意識，實現三者統一管理的發展是必要的發展過程。

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