基于信息時代創新檔案管理工作的模式研究

徐小寧

[摘 要]檔案是社會發展的“記錄儀”，是社會信息的“儲存庫”。伴隨計算機網絡快速發展，傳統的檔案管理已經不能滿足檔案管理需要，實現檔案信息化管理是信息化時代下檔案管理發展的唯一趨勢。隨著我國現代信息技術的發展，對信息化檔案管理工作提出了更高要求的同時。

[關鍵詞]信息化時代；檔案管理；創新

在信息化時代下，要有突破舊觀念的決心，積極運用現代技術，創新檔案管理工作，加快檔案信息資源的開發和利用速度，使得檔案資源在信息服務網絡化、信息管理標準化、數字化等方面的建設水平不斷提高，使檔案管理工作能夠更好地發展和運行，從而使檔案信息更好地為人們服務。

一、創新檔案管理工作的必要性

（一）是增強檔案管理單位服務能力的客觀需要

隨著現代信息技術的發展，很多新事物和新的管理模式出現在大眾視野，人們在享受新事物帶來的便利的同時還出現了一些新的問題，這就需要人們根據現狀不斷改進管理方式，這不但給檔案管理單位提供了服務能力展示的平臺，而且一定程度上也給檔案管理工作提出了更高的要求，使檔案管理工作面臨著很大的挑戰。

（二）是改善檔案管理服務手段的發展需要

我國傳統檔案管理主要的管理方法是以手工管理為主，通過人工進行查閱，這種管理方式一定程度上降低了管理效率，在信息化時代中，這種管理模式已經跟不上社會發展的節奏。在創新檔案管理服務模式中管理網絡化和搜索查詢是檔案管理中大的發展趨勢，能夠很好的改善檔案管理服務手段。

（三）是實現檔案管理服務方式多元化的現實需要

隨著觀念的不斷更新，檔案管理工作受到越來越重視，傳統的檔案保管是注重保管，不注重檔案的利用。通過觀察現代管理模式可以發現，檔案管理已經向著多元化方式發展，逐漸丟掉了單一的傳統式管理。

二、當前檔案管理工作出現的問題

（一）管理制度缺乏規范性

目前我國的檔案管理已經進入了電子化管理，但是還沒有形成一套完善的信息化管理制度，管理流程沒有按照標準的管理制度進行，管理有很大的盲目性。檔案管理的規范性不夠，電子化管理部門或者人員配置依然是由過去的部門和人員調整過來的。我國最近幾年，出臺了一些檔案管理的法規，法規的約束使檔案管理工作取得了一定的成績，但是檔案管理工作依然存在著制度不完善的地方，比如沒有完善規范的部門立卷制度、沒有指定檔案人員進行負責等，一旦出現問題很難得到解決。

（二）檔案載體保存和安全

由于信息化檔案管理是以計算機電子文件的形式進行保存，材料一般是光盤或者磁性存儲事物，一些情況下磁盤容易產生物理反應致使卷曲，直接導致磁粉脫落，容易破壞里面的文件。電子檔案和紙質檔案相比，紙質檔案要比電子檔案的保存壽命長，電子保存壽命正常情況下為10年左右。由于電子檔案有很大的脆弱性，很容易受到損害使數據無法讀取。

三、信息時代下檔案管理工作

（一）提高管理的標準化

檔案管理中的標準化管理，主要指的是計算機硬件和軟件系統的標準、網絡通訊和數據庫方面的標準，有效實現信息間的共享。減少在檔案管理中物力和人力等不必要的投入。硬件方面，及時對檔案柜硬件設施購置了，并制定統一的使用方法、管理、調度標準，使檔案在實際的管理中，實現制度化，對工作過程中生成的有保存和利用價值的材料進行分類、整理。軟件方面，對照標準化網絡化檔案建設標準，結合自身工作實際制定相關軟件使用標準，實現軟件使用的精簡、優化，實現信息記錄、報表等檔案資料的電子化管理[1]。加強人員軟件使用技術的培訓，提高軟件使用水平。

（二）利用現代化手段設立檔案網站

計算機技術是當下最為流行和普遍的應用方式，它以傳播速度快，便利等優勢受到了廣大用戶的好評。運用該技術實現檔案中的自動分類、編輯及統計工作的現代化管理。檔案網站的內容的好壞決定它的質量，也是整個檔案發展創新和建設的核心。而檔案網站是檔案館面向社會的一種途徑。檔案網站各個欄目分類要有所明確，其數量和質量要合理科學，內容和名稱相符，如果出現雜亂混淆的現象，會使用利用檔案者的心情和利用效率受到影響。用戶不會對一個敷衍了事和名不符實的欄目設置留下深刻的印象，后續的登陸更是不可能的事情[2]。目前，我國檔案館建設還處于“展示型”階段，過于重視向用戶介紹表面，忽視內在建設，從而檔案館應有的價值也沒有得以體現。

（三）加快檔案信息化建設

檔案管理工作人員要敏銳地感受當代社會信息的變化，積極挖掘各種有價值且可利用的信息。為此，可從以下幾方面加快檔案信息化建設：①健全檔案信息管理系統：對適合檔案信息綜合管理的軟件應加入投入開發力度，因為此類軟件能實現對檔案中檢索、收集、整理、統計、編研等，使檔案工作自動化可得以進一步實現。檔案管理部門作為各類信息源存儲的重要基地，充分利用計算機網絡開發出的軟件系統，適當可開辟檔案資料查詢系統，以此加強檔案信息和文件信息之間的聯網作用，服務于社會；②加強檔案資源數字化建設：目前檔案信息化建設因大量電子文件的產生得到了有效推動，針對這一方面既要與辦公自動化接軌，又要收集歸檔單位以前產生和屬于歸檔范圍的電子文件，為歸檔單位和利用者提供服務。

四、結語

隨著信息化時代的到來，我國信息網絡的發展使信息資源不斷向網絡擴展，實現了全球經濟和信息一體化，檔案工作出現了新的轉變和面臨著更好的發展。在經濟發展中要把握好經濟時代的發展趨勢，更新傳統觀念，做到利用現代化技術進行科學管理和保存，變革傳統檔案管理方式，讓檔案管理更加高效和安全。

參考文獻：

[1]郎麗娟.試論創新檔案管理工作思路的理性思考[J].現代經濟信息，2013，（21）：67-67.

[2]劉希琳.圍繞政府信息公開創新檔案管理[J].檔案，2012，（5）：53-56.[3]韓冰.創新檔案管理工作思路的理性思考[J].赤子，2014，（8）：268-268.