高校檔案管理工作現狀分析及其對策

李穗寧

[摘 要]高校檔案是學校廣大教職工在從事教育活動、教學管理、行政管理及科研等活動中所產生的、具有保存或參考價值的原始記錄，是從事教育教學、學校管理、教科研工作和教育督導評估等活動不可或缺的文件資料。鑒于目前高校對檔案管理工作普遍存在不足之處，本文就高校檔案管理普遍現狀進行分析，并對如何做好高校的檔案管理工作談些個人看法。

[關鍵詞]高校檔案；管理現狀；對策

高校檔案是一個學校的廣大教職工在從事教育活動、教學管理和學生學習等活動中匯聚而成具有保存或參考價值的原始記錄，它反映了學校在各個歷史時期的管理工作、教學情況和科研水平，在學校工作中起著重大的作用。充分利用學校檔案，能有效幫助提高教育管理和學校教學水平，做好學校檔案管理，對教育、教學和教研活動，起著十分重要的作用。

一、高校檔案管理工作的重要作用

（一）高校檔案是學校的歷史載體

高校檔案作為歷史的記錄、知識的載體之一，包括文件資料管理、校園文化建設、優秀課堂教學與教學實踐記錄、學籍管理、招生與畢業就業工作、教學研究等方面的文字材料、聲像、電子資料，記載著全校教職工的德、能、勤、績，匯集了最原始、最可靠的大量信息。同樣，高校檔案真實客觀地記錄了學校的發展各個歷程，是學校重要的信息資源，對學校的綜合管理及發展具有重要的推進作用。

（二）高校檔案是學校的教學總結

高校檔案匯集了學校現有的知識成果，是學校成長和奮斗的積淀，具有很大的開發和利用價值，對高校檔案進行綜合分析，可以全面掌握學校教育教學工作等方面的延革和發展情況，為新的時期學校建設提供借鑒和依據，推動學校自身形象和價值觀的發展。

二、高校檔案管理工作的現狀分析

現階段，很多高校對檔案管理工作不夠重視，檔案管理資源不足和管理手段不高，其主要表現在以下幾方面：

（一）檔案管理意識淡薄，利用率不高。

長期以來，由于人們對檔案工作意識不強，認識不到檔案工作在高校建設中的重要性和必要性，是檔案管理工作得不到重視的一個重要原因。

（二）檔案管理人員業務素質不高，檔案管理工作開展難度大

一般高校沒有設定專職檔案管理崗位，或有的學校的檔案管理人員是教師兼職或是臨時配備的。另外，一些檔案管理人員不是檔案專業出身的或者不經過專業培訓就上崗，缺乏系統培訓，檔案管理手段落后，嚴重制約學校檔案管理工作的發展。

（三）硬件設施不達標，檔案資料不全

高校檔案應客觀完整記錄學校各方面的工作，為學校發展留下真實的軌跡。但目前在很多學校普通存在的現象：一是有的不具備最基本的保管檔案的通風、防潮、防霉、防盜、防火條件要求的庫房，容易造成檔案缺失或遭受破壞。二是檔案保管設備不齊全，規格不一，不能滿足新時期檔案多樣化的需要。檔案的錯歸錯放、隨意歸檔、資料不全等現象，也使得學校檔案管理工作的開展進一步加大難度。

三、加強高校檔案管理工作的對策

（一）提高認識，加強對檔案工作的領導，完善檔案管理工作體系

長期以來，高校檔案工作發展緩慢，究其原因，關鍵還在于高校領導主要精力多集中在教學科研、人才培養等方面，高校檔案工作始終沒有得到應有的重視。因此，高校領導需更新觀念，提高對檔案工作重要性的認識，加強對高校檔案工作的領導，把檔案工作納入學校發展的議事日程和整體規劃，在人力、物力、財力上給予大力支持；建立完善的檔案管理《綜合檔案室工作職責》、《檔案管理工作規定》、《檔案實體分類方案》等工作制度，形成檔案管理體系機制，積極推進高校檔案管理工作發展。

（二）大力加強高校檔案人才隊伍建設

面對新形勢、新情況，高校檔案工作者要樹立強烈的事業心，增強責任感，以改革的思路，開拓的精神、發展的眼光、求實的作風，加強學習，聯系實際，與時俱進，學以致用。同時，學校要通過培養、引進和人才流動等方式，優化檔案工作人才隊伍結構，建設一支具有較高專業素質和綜合實力，管理型、技術型、服務型、研究型相結合的創新團隊，這是把高校檔案事業做大做強的重要基礎和有力保障。

（三）積極推進檔案信息化建設，努力實現高校檔案的現代化管理

高校要把檔案信息化建設與學校的改革和發展有機地結合起來。高校檔案工作人員要增強加快高校檔案信息化建設的緊迫感和責任感，把檔案信息化建設工作抓實抓緊抓好。

（四）加大檔案開放力度，深度開發與利用檔案信息資源

高校檔案部門應當加大高校檔案資源的開放力度，完善檔案開放制度，簡化利用手續，豐富利用形式，擴展服務范圍，提高服務水平，最大限度地滿足各方面利用檔案的需求。要對檔案信息資源進行加工和開發，提供檔案信息資源的增值服務，滿足社會需求，以服務求發展。

（五）全民參與，增強檔案管理工作意識

通過向全體教職工宣傳檔案管理工作的重要性，舉辦檔案法規和制度的講座、開展檔案知識競賽，來提高教職工的檔案意識，促使各科室人員都重視并支持學校檔案管理工作。學校各科（組、處）室設兼職檔案員，積極參與和配合學校檔案管理工作，開展檔案的收集、整理、歸檔，從組織上保證檔案工作的順利開展。

總之，學校檔案管理工作是學校基礎工作的重要組成部分，我們在做好檔案的收集、整理、歸檔工作的同時，主動提供檔案利用服務，做到檔案管理工作管理方法科學化，管理手段高效化，檔案工作標準化，建立檔案管理工作長效機制，使檔案價值得以充分體現，推進教育事業的發展。

參考文獻：

1、王莉.談高校檔案管理現代化建設[J]鎮江高專學報

2、劉索珍.中職學校教學檔案管理工作初探[J]衛生職業教育

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