試驗示范基地檔案管理工作的思考

葉超 張智 馬智玲

【摘 要】針對目前我國科研院所試驗示范基地檔案管理中存在的問題進行分析，對如何提高試驗示范基地檔案管理水平進行思考； 提出了應通過完善檔案人員的配置、培訓，明確要求加強分類管理，提高崗位人員的檔案意識，將基地檔案工作納入考核重要指標等方法來提高試驗示范基地檔案管理水平，充分發揮基地檔案在我國科研院所的科技交流、創新作用。

【關鍵詞】科研院所 基地檔案 管理水平

目前，熱科院熱科院中國熱帶農業科學院（以下簡稱“熱科院”）建有橡膠、木薯、果樹、蔬菜、牧草等種類的科普示范基地，承擔著各項科研的試驗、成果展示、服務“三農”等繁重任務。鑒于其位置的重要性，2013年5月22日印發的《中國熱帶農業科學院試驗示范基地評估管理實施細則（試行）》明確要求，“各個科研基地分別建立本基地檔案，對基地內主栽作物品種、田間管理措施、藥物使用、產品產量等情況均登記存檔”。基地檔案工作關系到科研人員艱辛付出、努力探索成果的保存，關系到一個科研項目的后續發展，關系到基地建設的健康發展，必須加強試驗示范基地檔案工作。

1提高對科技檔案管理工作重要性認識

熱科院試驗示范基地多年來，將先進的農業技術和增產增收增效果等實實在在展示在農民面前，激發農民學習和參與積極性，并向農民提供優良種苗、農資、信息及經營管理等方面，取得了很好的社會和經濟效益。同時，在基地的運作過程中，產生了各種試驗資料，將其中有價值的進行收集、整理、歸檔，就形成了基地建設的科技檔案。基地科技檔案是熱科院科技檔案的組成部分，要將這項工作做好，就要首先提高對科技檔案重要性的認識。

（1）科技檔案指導科技人員的社會實踐。科技人員吸收科技檔案中的信息，一方面可以避免重復勞動，提高自己的工作起點；另一方面在連續開展同類型的研究工作中，可以加快研究進程。

（2）科技檔案為科研提供創新服務。一個課題的研發、改進、發展和創新都離不開作為科學技術重要載體和存儲手段的科技檔案。基地為了完成科研項目取得成果，只有依靠技術進步、技術創新，才能更好地服務“三農”。

（3）科技檔案改善和拓展勞動對象。科技檔案中儲藏的科學技術和關于自然資源的相關信息可以不斷完善和充分利用天然的勞動對象，從而不斷地開發和拓展人造勞動對象。

（4）科技檔案具有依據憑證作用。科技檔案在技術上的依據憑證作用，可以降低科研成本，提高相應的經濟效益。一些科研、生產設備有關的購置、使用形成的文件必須妥善保存，保證在設備出現問題能及時得到解決，避免造成經濟損失，影響整個研發經濟效益。

（5）科技檔案為基地的正常運行提供依據。科學技術檔案是生產、建設和科研的歷史紀錄，是生產、建設和科學研究工作得以連續進行的依據和條件。有了科技檔案，可以避免重復勞動，節約人力、物力和財力。

2科技檔案管理工作中普遍存在的誤區

熱科院試驗示范基地集成技術，主要有新型品種、營養診斷精準施肥技術、科學灌溉及保水技術、病蟲害綜合防控技術、間作技術、栽培技術等，在試驗、探索中形成的資料零零總總，如不善于收集、整理、歸類、存檔、利用，就難以發揮檔案的作用。資料顯示，我國科技檔案的管理，普遍存在以下誤區，值得我們在開展基地檔案工作中引以為戒。

2.1重視憑證文件收集，忽視技術文件歸檔

檔案的價值包括兩個方面，一是憑證作用，二是利用價值。傳統的檔案管理與檔案工作似乎更注重憑證作用，無論是文書檔案，還是科技檔案，都講究真憑實據。技術參考利用價值本來是科技檔案的最根本的屬性，然而，在各種歸檔管理要求中都毫無例外地要求歸檔原件，如果有人歸檔的文件材料為復印件，在檢查、審核中被發現，肯定作為工作失誤，受到批評，這就導致人們為了符合歸檔要求，歸檔材料非原件不要。看起來是滿足了歸檔要求，實際上使一些重要的但非原件的技術文件不能歸檔，本質上損害了檔案材料的內在質量，這無疑使檔案資源的參考利用價值大打折扣。

2.2重視管理文件收集，輕視檔案資源建設

科技檔案作為一個企業、一個部門特有的信息資源，具有獨特的應用價值。但是這種價值是潛在的，必須要通過應用開發才能實現。檔案信息的完整、系統、準確是檔案資源開發利用的基礎，完整是指歸檔文件材料要齊全、要成套，不能缺這少那。系統是指所收集的反映科研活動過程的文件材料輸入/輸出因果清晰，層次分明，項目系統文件構成完整，整理有序。準確是指文件材料必須客觀反映科研活動的真實過程，保證項目研究理論依據充分，方法正確，試驗驗證完整，結論正確。

歸檔技術文件的完整性主要落實在歸檔收集過程中，在以往的歸檔管理實踐中，由于歸檔管理人員理工科與工程技術背景知識的欠缺，以及對歸檔項目整體了解的不足，往往使其在歸檔中不能很好的把握歸檔文件的完整性，特別是科研項目形成立項階段的反映項目需求和來龍去脈的專業性很強的技術文件。導致歸檔文件不少，技術類文件有遺漏，最終導致所歸檔文件不能反映科研項目的技術全貌、進展過程，甚至造成技術路線的模糊與不連續。

2.3檔案分類不完善，影響檔案資源數據庫構架

科技檔案資源的利用程度與作用發揮，在很大程度上取決于檢索查詢體系的效率，檔案分類是建立檢索目錄體系的基礎。在以往的檢索利用中，經常發生這樣的現象：確實知道館藏里有某一份技術文件或資料，但就是不知道放在什么位置；或者要找一份內容非常具體的技術文件或資料，但不知道歸于哪一類，更不知道屬于哪一個型號或項目，等等，這些都導致無法索取到需要的文件資料。為什么會出現這種現象呢？筆者認為，這是檔案管理中分類不合理導致館藏排架混亂造成的。分類是一個看似簡單實際卻較為復雜的問題，其復雜性主要體現在分類在很大程度上影響檔案業務管理、影響檔案資源利用。

3做好試驗示范基地檔案管理工作的對策

熱科院試驗示范基地分布于各站、所，各自承擔著不同的職能。如橡膠研究所試驗場，主要將培育出的新品種，進行大面積推廣種植；廣州實驗站開平基地（百合基地），主要開展木薯種質資源的收集、保存，以及間種技術、食用木薯擴繁、木薯高效豐產栽培技術的示范工作。因此，它們是實施科研項目和出成果的第一現場。做好相關資料的收集、保存、管理工作，對促進基地的研發、提升科研能力和水平有著積極的作用。

（1）完善檔案人員的配置、培訓。檔案工作專業性很強，并不是簡單的資料收集、保存。院檔案室要經常跟蹤各站、所的檔案工作是否有專人（或兼職）負責，出現空檔要及時糾正；要運用多種方式加強基地檔案人員的培訓，如跟班學習、參加短期培訓班、交流學習、業務指導等，不斷提高檔案工作的能力和水平。

（2）明確要求加強分類管理。熱科院試驗示范基地眾多職能各異，院檔案室作為職能管理部門，應加強分類指導。一要加強與各站、所的溝通聯系，取得對檔案工作的理解、支持；二要開展調查研究，了解各基地的工作性質，做到檔案工作有的放矢；三要在院檔案工作管理規定的指導下，幫助各基地制定相應的檔案工作規則，以此規范基地的檔案管理。

（3）提高崗位人員的檔案意識。基地檔案工作不僅僅是專職人員的事，如果只靠一個人是無法做好的。要努力提高單位全員的檔案意識，經常開展科學技術檔案工作重要性的宣傳，提高職工對科學技術檔案工作的認識，使其在工作中積極配合檔案人員的資料收集、為檔案人員的提前介入提供方便，以保證檔案文件形成的完整準確和系統，擴大科技檔案的利用范圍；正確認識檔案資料是“公有”資產，不能人為盜取或離職時帶走；自覺增強保密意識，主動維護檔案資料的安全。

（4）將基地檔案工作納入考核重要指標。院檔案室對各基地的檔案工作進行統一布置、檢查、驗收，基地管理處配合開展工作。每年底基地先將需歸檔的資料送院檔案室進行分類把關，然后自行整理造冊歸檔；年初組織對上一年度的檔案工作檢查評比，對檔案管理好的經驗做法及時總結推廣，不足之處及時糾正。完善基地檔案管理的規章制度和配套實施建設。

4結語

科技檔案是科學技術知識存在的重要形式之一，是加快知識創造和科技成果轉化的重要資源。科學技術向生產轉移的過程中，都離不開科技檔案，利用科技檔案就是利用科學技術知識。鄧小平關于“科學技術是生產力，而且是第一生產力”的科學論斷，闡明了科學技術與生產力的關系，而科學技術在轉化為生產力的過程中，形成了科技檔案。加強試驗示范基地檔案管理工作大有可為。

參考文獻：

[1]吳建華.科技檔案管理學[M].南京大學出版社，2002.

[2]王寧萍.科研檔案管理在科研工作中的重要性[J].青海科技，2007.

[3]趙穎超.淺談檔案管理存在的問題及對策[J].科學之友，2010.

作者簡介：葉超（1988—），男，海南海口人，本科，研究方向：安全生產管理，基地管理。 *通訊作者：馬智玲。