暢捷通T3憑證處理常見問題解析

（山東德州職業(yè)技術(shù)學(xué)院 山東德州 253034）

我們在使用暢捷通T3軟件進(jìn)行憑證管理時(shí)，發(fā)現(xiàn)憑證處理的內(nèi)容多、范圍廣，有刪除憑證、沖銷憑證、作廢憑證、有錯(cuò)憑證等，涉及到的模塊也多，有內(nèi)部憑證、外部憑證、機(jī)制憑證，常常會因?yàn)椴僮鞑徽_或理解錯(cuò)誤，在實(shí)際應(yīng)用中出現(xiàn)許多問題，無從下手。本文對教學(xué)實(shí)踐中遇到的一些憑證處理常見疑難問題進(jìn)行分析、歸納、整理及解答，希望能對使用者提供一些幫助。

一、錯(cuò)誤憑證的處理

（一）錯(cuò)誤憑證的修改。暢捷通T3財(cái)務(wù)軟件的修改方法與手工修改方法有所不同。錯(cuò)誤憑證主要有以下幾種情況，應(yīng)依據(jù)情況區(qū)別對待，分別進(jìn)行處理。

1.未出納簽字、未審核、未記賬的憑證修改。這是一種最簡單的修改方法，首先進(jìn)入“填制憑證”窗口，單擊“上下張”菜單或“查詢”菜單，找到要修改的錯(cuò)誤憑證，更換成原來的制單員進(jìn)行修改，修改后保存即可。如憑證有輔助項(xiàng)目內(nèi)容，要將光標(biāo)移動到憑證備注欄的輔助項(xiàng)目上，此時(shí)光標(biāo)變形后雙擊彈出輔助窗口，填入要修改的信息，保存即可。

需要注意的是，在總賬“設(shè)置-選項(xiàng)”窗口中，如已選中“制單序時(shí)控制”，則只能修改最后一張憑證的日期；如沒選中“允許修改、作廢他人填制的憑證”，就只能修改自己做的憑證；如有銀行會計(jì)科目已經(jīng)登記支票，并已進(jìn)行了會計(jì)處理，修改過程不會影響支票登記的內(nèi)容；外部憑證（外部系統(tǒng)傳過來的憑證）不能在總賬系統(tǒng)中修改，必須進(jìn)入原來的系統(tǒng)（如固定資產(chǎn)系統(tǒng)）由原來的操作員進(jìn)行修改。

2.已出納簽字、已審核、未記賬的憑證修改。先取消出納簽字、取消審核后，再更換成原來的制單員進(jìn)行修改。首先要更換操作員，換成出納簽字人員，進(jìn)入總賬“憑證-出納簽字”窗口，找到要取消簽字的憑證，執(zhí)行“取消簽字”命令即可。取消審核步驟與取消出納簽字步驟一樣。其次要更換成原來的制單員進(jìn)行修改憑證。

3.已記賬憑證的修改。有兩種方法：（1）無痕跡修改。修改后的憑證不留有修改痕跡。“取消記賬→取消審核→（取消出納簽字）→修改憑證→（出納簽字）→審核→記賬”。首先，要進(jìn)行“反記賬”。在“對賬”窗口按下“CTRL+H”鍵確定。其次，進(jìn)入總賬“憑證-恢復(fù)記賬前狀態(tài)”，如果該月只記賬一次，那么就選最近一次記賬前狀態(tài)，否則選月初。這樣憑證上的記賬員就被取消了。余下的修改方法同已出納簽字、已審核、未記賬的憑證修改一樣。整個(gè)修改過程賬套里沒有留下修改的痕跡。（2）有痕跡修改。修改后的憑證留有修改痕跡。“沖銷憑證→生成紅字憑證”；再輸入正確的憑證，同時(shí)進(jìn)行“（憑證出納簽字）→審核→記賬”。首先要查找錯(cuò)誤的憑證，在總賬“憑證-查詢憑證”窗口里查找，記下要修改的憑證號，單擊總賬“填制憑證-制單-沖銷憑證”按鈕，系統(tǒng)自動生成一張紅字憑證，再做一張正確的憑證，兩張憑證同時(shí)執(zhí)行“出納簽字-審核-記賬”命令，這樣就修改完成了。一張紅字憑證與一張正確憑證就永遠(yuǎn)地留在賬套里，所以叫做有痕跡修改。

4.已結(jié)賬的憑證修改。結(jié)賬的憑證發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，首先，要取消結(jié)賬，進(jìn)行“反結(jié)賬”處理。在菜單欄中選擇總賬“期末-結(jié)賬”，然后選中要修改憑證的月份，同時(shí)按下鍵盤上的“CTRL+SHIFT+F6”三個(gè)鍵，取消該月結(jié)賬。之后的修改方法同已記賬憑證的修改方法一樣。

（二）錯(cuò)誤憑證的刪除。只有未出納簽字、未審核、未記賬的憑證才能執(zhí)行刪除憑證的命令。如果已記賬、已審核、已出納簽字的憑證，應(yīng)該取消記賬、取消審核、取消出納簽字后，更換成原來的制單員才能刪除憑證。刪除憑證首先要作廢憑證，再將作廢憑證刪除。

1.作廢憑證。進(jìn)入總賬的“填制憑證”窗口，找到要?jiǎng)h除的那張錯(cuò)誤憑證，單擊“填制憑證-制單-作廢/恢復(fù)”按鈕，憑證左上角顯示有紅色的“作廢”字樣，如再單擊即恢復(fù)“作廢”憑證。這就像是計(jì)算機(jī)要?jiǎng)h除文件時(shí)，先將文件放入“回收站”一樣，并不是真刪除。

2.刪除憑證。進(jìn)入總賬窗口，單擊“填制憑證-制單-整理憑證”按鈕，選擇要?jiǎng)h除憑證的憑證期間，進(jìn)入“作廢憑證表”窗口，選中要?jiǎng)h除的憑證，確定即可，這張“作廢”憑證就永遠(yuǎn)地從賬套里消失了。

二、紅字憑證的處理

紅字憑證即在記賬憑證中，金額用紅字表示。紅字在會計(jì)核算中表示負(fù)數(shù)，是用來沖減原來的數(shù)據(jù)。紅字憑證的使用，能體現(xiàn)出“從哪里來回哪里去”的會計(jì)核算原則，確保賬戶“發(fā)生額”核算的準(zhǔn)確。也就是說，在會計(jì)核算的業(yè)務(wù)處理中，涉及到編制利潤表的賬戶，如收入類賬戶及費(fèi)用類賬戶時(shí)，這些賬戶是以“發(fā)生額”的數(shù)值編制利潤表的，則應(yīng)編制紅字憑證。否則，會影響利潤表編制的準(zhǔn)確性。

1.銷售退回業(yè)務(wù)。例如，某企業(yè)由于產(chǎn)品質(zhì)量問題發(fā)生了銷售退回業(yè)務(wù)，發(fā)生時(shí)收入為16 318元，該產(chǎn)品成本為11 795元。款項(xiàng)尚未收到。有兩種處理方法：

（1）相反會計(jì)分錄：

借：主營業(yè)務(wù)收入 16 318.00

應(yīng)交稅費(fèi)——應(yīng)交增值稅（銷項(xiàng)稅額）2 774.06

貸：應(yīng)收賬款——鴻星公司19 092.06

借：庫存商品——UY車床11 795

貸：主營業(yè)務(wù)成本——UY車床11 795

（2）紅字會計(jì)分錄：

借：應(yīng)收賬款——鴻星公司（紅字）19 092.06

貸：主營業(yè)務(wù)收入 （紅字）16 318.00

應(yīng)交稅費(fèi)——應(yīng)交增值稅（銷項(xiàng)稅額）（紅字）2 774.06

借：主營業(yè)務(wù)成本——UY車床（紅字）11 795

貸：庫存商品——UY車床（紅字）11 795

2.利息收入業(yè)務(wù)。例如，某企業(yè)收到工商銀行存款利息收入1 000元。

（1）一般會計(jì)分錄：

借：銀行存款——工商銀行1 000

貸：財(cái)務(wù)費(fèi)用——利息收入1 000

（2）紅字會計(jì)分錄：

借：銀行存款——工商銀行1 000

貸：財(cái)務(wù)費(fèi)用——利息收入（紅字）1 000

可以看出，對于銷售退回、利息收入這類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的處理，無論是做相反會計(jì)分錄，還是做紅字會計(jì)分錄，對賬戶的“余額”沒有影響，但對賬戶的“發(fā)生額”有影響，從本質(zhì)上來說并沒有什么區(qū)別。但是，如果用相反會計(jì)分錄進(jìn)行賬務(wù)處理時(shí)，在暢捷通T3財(cái)務(wù)軟件中，利潤表的編制就會產(chǎn)生一些麻煩。因?yàn)椋琓3財(cái)務(wù)軟件利潤表中的項(xiàng)目是采用賬務(wù)處理函數(shù)的“發(fā)生額”進(jìn)行編制計(jì)算的，并依據(jù)賬戶原來的性質(zhì)，“主營業(yè)務(wù)收入”是損益類賬戶，屬收入類余額一般在貸方；“財(cái)務(wù)費(fèi)用”也屬于損益類賬戶，屬費(fèi)用類余額一般在借方。如銷售退回業(yè)務(wù)，取“主營業(yè)務(wù)收入”貸方發(fā)生額數(shù)，函數(shù)公式為 FS（“6001”,月,“貸”,年）；利息收入業(yè)務(wù)，取“財(cái)務(wù)費(fèi)用”借方發(fā)生額數(shù)，函數(shù)公式為 FS（“6603”,月,“借”,年）。紅字憑證的應(yīng)用沒有改變賬戶的性質(zhì)。到了期末，損益類賬戶“發(fā)生額”還要進(jìn)行期間損益的結(jié)轉(zhuǎn)，轉(zhuǎn)入到“本年利潤”賬戶之中。所以說，這類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的處理在會計(jì)電算化中，進(jìn)行紅字憑證的處理更為合理也更為科學(xué)準(zhǔn)確。

三、外部憑證的處理

外部憑證就是總賬模塊之外生成的憑證，發(fā)現(xiàn)有錯(cuò)誤刪除后，又重新生成新的憑證，需要在總賬系統(tǒng)中保留原來的憑證編號。例如：本月總賬系統(tǒng)共有 20張憑證，最后一張憑證日期為 2014-10-31，其中第 7張的憑證日期為2014-10-08，是由工資管理模塊生成傳遞過來的。本月憑證都已經(jīng)審核記賬了。現(xiàn)在發(fā)現(xiàn)新增的工資分?jǐn)傇O(shè)置不對，原來生成的憑證是錯(cuò)誤的，需要修改。修改之前必須要?jiǎng)h除對應(yīng)的憑證。工資分?jǐn)傇O(shè)置好后，重新生成憑證，要求重新生成的憑證保留原來的憑證編號和憑證日期。

首先，要在總賬窗口對這張憑證取消記賬、取消審核，再由原來的操作員進(jìn)入工資窗口，點(diǎn)擊“統(tǒng)計(jì)分析-憑證查詢”，打開憑證查詢窗口，選中憑證號為7的記錄，點(diǎn)擊“刪除”按鈕；確定刪除該記錄；這樣該憑證在總賬系統(tǒng)中就打上“作廢”字樣的標(biāo)志。其次，進(jìn)入總賬“填制憑證-制單-整理憑證”窗口，輸入日期10月份；選擇需整理的憑證，點(diǎn)擊“確定”，系統(tǒng)提示：“是否還需整理憑證斷號”，這時(shí)一定要選擇“否”，才能把這個(gè)憑證號空出來；否則，之后憑證的憑證編號會依次遞進(jìn)；同時(shí)進(jìn)入總賬“設(shè)置-選項(xiàng)”設(shè)置，取消“制單序時(shí)控制”，把鉤去掉，并將憑證編號方式改為“手工編號”。再次，由原來的操作員進(jìn)入工資窗口，修改工資分?jǐn)傇O(shè)置，然后進(jìn)入“批量制單”中，重新生成憑證，輸入憑證摘要，選擇憑證類別。錄入憑證號7號，修改憑證日期為2014-10-08，憑證修改后保存。最后，進(jìn)入總賬窗口對這張憑證審核、記賬。同時(shí)進(jìn)入總賬“總賬-選項(xiàng)”設(shè)置，將原來修改選項(xiàng)的內(nèi)容再改回來就完成了。

需要注意的是：（1）外部憑證只能在生成該憑證的模塊中刪除；刪除后總賬系統(tǒng)中，該憑證左上角會打上“作廢”字樣的標(biāo)志，然后再到總賬窗口將該憑證整理刪除掉。整個(gè)修改過程同樣適用于其他模塊憑證的修改。（2）在整理憑證時(shí)提示“是否整理憑證斷號”，如選擇“是”就不能插入憑證了；如果選擇“否”，會空出一個(gè)憑證號。（3）如作廢憑證后面還有憑證且已經(jīng)記賬了，那么，在“整理憑證”時(shí)會提示“此月份最大記賬憑證號之后沒有作廢憑證，是否還需整理憑證斷號”字樣，此時(shí)，無論選擇“是”還是“否”都不能整理刪除掉這張憑證。因?yàn)檫@張“作廢”憑證的后面，還有憑證且已經(jīng)記賬是不允許修改的。想要修改就要取消“作廢”憑證之后所有的已經(jīng)記賬的憑證，再重新整理憑證將憑證刪除。所以，只能對最大記賬憑證號之后的“作廢”憑證進(jìn)行整理。

暢捷通T3軟件的憑證管理內(nèi)容相當(dāng)豐富，我們在處理憑證時(shí)，要經(jīng)常思考在手工核算下應(yīng)該怎么處理會計(jì)憑證，電算化下又是怎么處理會計(jì)憑證，要結(jié)合起來考慮問題，才能取得事半功倍的效果。