高校學生檔案管理問題及對策研究

萇燕

【摘 要】本文首先從管理模式、規章制度以及信息化建設三個方面提出了現階段高校學生檔案管理存在的問題，進而從創新高校檔案管理模式、健全檔案管理規章制度以及推動學生檔案管理信息化建設三個方面提出了高校學生檔案管理問題的應對策略，希望可以提升高校學生檔案管理工作質量和工作效率。

【關鍵詞】高校學生檔案管理 ? ?問題 ? ? 對策

檔案管理是高校管理工作的重要內容，而學生檔案管理是高校檔案管理工作的重要構成部分。高校在舉辦各種科研活動或教學活動時都會形成文字記錄，那些具有社會參考價值的聲音、圖像以及文字等都可稱之為高校檔案，只是記錄的載體有所不同。本文將主要圍繞高校學生檔案管理問題及對策展開研究。

一、當前高校學生檔案管理現存問題概述

（一）現代化社會對傳統管理模式提出了新要求

傳統固化的管理模式已很難適應高科技的現代化社會，主要體現在兩個方面：一是，傳統管理通常會等到出現問題之后才尋找解決方案，沒有對可能出現的情況做出預警;二是，過于強調統一化管理，忽略了學生的個性化發展。現代社會強調以人為本，當代學生追求思想獨立以及個性發展，如果依然采用傳統的管理方法，只會事倍功半。

（二）現有的規章制度與現實情況不符

近些年，學生與學校對簿公堂的事件時有發生，且多數都是學生取得最終的勝利，這主要是因為高校中存在著不合情、不合理、不合法的老舊規章制度，這些章程是與現實情況背道而馳的。劉燕文同學因為學位問題控告北京大學、田永因為畢業證問題控告北京科技大學等事件，從某種程度上講，這證明了學生的法律意識在不斷增強，但從另一方面我們也可以看出高校的管理工作還有待加強。

（三）檔案管理工作缺乏技術應用，不能得到充分利用

在信息化高速發展的時代，社會需要的是專業能力和技術能力兼備的復合型人才。如果檔案管理過程中涉及外語知識，那么就需要選拔一些外語專業或者外語能力較強的工作人員。然而，就目前來看，檔案管理部門的工作人員還沒有達到理想化的要求，傳統管理模式在工作中還占有較大的比重，計算機技術的優勢并沒有得到充分發揮，管理方式也僅僅停留在表面上的改變。

此外，因為管理方面的不足，學生檔案的利用率也比較低，檔案內容過于流水化，很多學生的檔案內容大多是相似的，查詢起來也需要耗費一些時間。以上這些方面或多或少都對大學生就業產生了影響。

二、高校學生檔案管理問題的應對策略

（一）不斷完善高校的檔案管理制度

建立專門的事務部門對學生的檔案以及相關事務進行管理，明確各部門職責，責任到人，各部門相互配合，共同完成學生的管理實務，取消冗雜的部門機構，避免出現工作錯位或者工作缺位的現象。

從管理層面上講，高校應建立多元化、多互動的管理平臺，加強管理的力度與合理性，也要在最大程度上增強學生、家長以及教師在管理中的參與度，秉著平等自由、民主監督的原則接受各方面提出的意見與建議并予以回應，在思想上和組織上同時提升管理水平和工作效率。

（二） 建立健全檔案管理的規章制度

高校在完善檔案管理的同時也要建立健全檔案管理的各項規章制度，在檔案的收集整理和分類歸納方面制定出嚴謹的工作流程，將現代化教育和學生管理工作緊密相連。

第一，教育學生對檔案的重要作用引起足夠的重視。他們對檔案有了正確的認識，在填寫資料時就會認真仔細。與此同時，在教職人員中也要宣傳檔案的重要性，工作人員相互配合才有利于推進檔案管理的規范化與現代化進程，檔案內容也就能真實反映出當代大學生的自身素質。

第二，確定學生檔案的管理機構以及管理人員。招生就業辦公室、學生處以及不同的院系都可以接收學生檔案，但高校需指定一個具體的部門，根據學生數量配置相應的工作人員展開管理工作，在物力以及財力方面也要予以大力支持。

第三，定期開展培訓工作。一方面要加強對現有工作人員的培訓;另一方面也要培養一批專業能力和技術能力都具備的復合型人才，這樣才能促使檔案管理緊跟信息化時代的步伐。

（三）促進學生檔案管理信息化建設

高校在管理過程中要正確認識到信息技術的跨越時空性、生動形象性以及實時互動性，通過信息技術平臺及時了解到當代學生的思想動態，從學生的角度出發建立一個更加開放、更加民主、更加自由的管理空間，以現有的校園網絡平臺為依托，尋找一個新的突破點對學生進行思想教育，宣傳當代的思想教育理念，為學生提供更好的服務平臺和管理平臺。

高校可以在校園網中將學生管理和學生服務有機結合起來，提高網站的利用率和趣味性，調動學生的積極參與度。因此，學生管理部門要積極組織相關部門進行工作探討，充分發揮計算機專業人才、網絡編輯人才的作用，共同創建一個學生滿意并充分認可的校園網絡，幫助學生在高速發展的信息化時代沖破層層迷霧尋找到自己的方向。

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