淺析人事檔案在人力資源管理中的重要作用

于楊

[摘要]在人力資源管理工作中，人事檔案作為不可或缺的重要依據，在人力資源開發、預測及人力政策制定等多個方面都發揮著十分關鍵的作用。隨著人才在社會發展過程中重要性越來越突顯出來，人事檔案工作也受到更多的重視，這為人力資源管理工作的開展奠定了良好的基礎。文中從人事檔案的特點入手，對人事檔案對人力資源管理的重要作用進行了分析，并進一步對提升人事檔案在人力資源管理中發揮作用的策略進行了具體的闡述。

[關鍵詞]人力資源管理；人事檔案；特點；重要作用；策略

在當前市場經濟環境下，不僅用工形式發生了較大的變化，而且人力資源管理現代化的進程也不斷加快，在現代化的人力資源管理工作中，人事檔案具有不可或缺性，這是一種全新的人員管理方式，為了提高人力資源管理的水平，則需要充分的將人事檔案在人力資源管理中的重要作用更好的發揮出來，使其更好的為社會經濟發展提供優質的服務。

一、人事檔案的特點

一）全面性。人事檔案真實記錄員工的個人履歷、政治面貌及考評等相關信息，更好的對員工的個人成長及思想發展進行記錄。通過人事檔案，我們可以更全面的了解一個員工。

二）現實性。在人力資源管理工作中，人事檔案作為非常重要的依據，可以為使用人才和制定科學合理的薪酬體系提供重要的依據，為人力資源管理水平提升起到非常重要的促進作用。

三）真實性。人事檔案是對個人成長及思想發展情況的真實記錄，具有較好的真實性。特別是人事檔案具有較為完整和真實的內容，可以為用人單位提供重要的參考作用。

四）流動性。在當前市場經濟環境下，員工具有較強的流動性，這就需要人事檔案需要隨著員工的調動進行調轉，確保員工與人事檔案具有統一性和一致性。

五）機密性。在人事檔案中包含著許多個人信息，這些個人信息不允許私自進行泄露和保存，具有較強的機密性。

二、人事檔案對人力資源管理的重要作用

（一）人事檔案可以為編制人力資源規劃提供重要依據

在當前人力資源管理工作中，對人力資源需求帶來影響的因素較多，但通過加強人事檔案管理工作可以確保人力資源工作規劃制定的更加科學和合理，還能夠為人力資源狀況進行分析提供重要的參考依據，確保其與改革和發展的要求具有更好的適應性。通過對人事檔案信息進行分析，可以更好的實現對組織整體人才儲備狀況進行總結。而且通常與人事流動的檔案信息進行結合，能夠更好的對人力資源的需求狀況進行預測，制定出科學有效的人力資源規劃，從而為組織領導決策提供重要的依據。

（二）人事檔案可以為制定人才招聘政策提供參考依據

人事檔案中真實對人員的相關信息進行記錄，是單位進行選人和用人的重要基礎依據，通過人事檔案可以更好的對人才進行了解，為制定合理的人才招聘政策提供重要的參考，而且還能夠為制定合理的選聘標準和編制職位說明書提供重要的依據，確保人盡其才，使人才能夠找到與之相適應的崗位，最大限度的將組織內人力資源的效力的發揮出來。

（三）人事檔案可以促進人力資源的合理配置

在人力資源管理工作中，為了確保人力資源使用效率和使用價值的提高，則可以優化人力資源配置工作，確保人與物能夠實現有效的結合。通過人事檔案所提供的人員的信息，從而進一步對人力資源的數量、專業素質及文化程度進行深入了解，以便于對其進行科學管理。由于人員能力及特點的不同，所以可以組織內部對人才進行合理配置，充分的將人才的特點發揮出來，確保人才能夠合理有序的進行流動，更好的提高人力資源管理的水平。

（四）人事檔案可以為績效考核提供重要信息

人事檔案中的組織成員績效考評信息記錄，是了解和比較組織成員工作效果的重要信息源。績效考核，又稱人事考核、績效評估、員工考核等，是收集、分析、評價和傳遞有關某一個在某工作崗位上的工作行為表現和工作結果方面信息情況的過程。績效考核是人力資源管理的重要環節，關系著員工的晉升和獎懲。而績效考核需要有大量的考核記錄作為依據，人力資源管理部門可以充分利用人事檔案，對員工的素質、能力、績效、表現等進行綜合分析，作出相應的決策，從而保證組織決策的科學化、合理化。

三、提升人事檔案在人力資源管理中發揮作用的策略

（一）人事檔案收集多元化，使內容不斷豐富和凸顯專業特點

人事檔案應為人力資源管理提供更有價值的信息和數據，比如，我們對于人事檔案的功能定位不能僅停留在收集基本信息材料，如，姓名、民族、出生日期、家庭成員、政治面貌、學習經歷和工作經歷，而是要將人事檔案放在為組織開發和管理人力資源上提供更多的信息支持，其收集內容要體現出人才個性、個人專長、個人信用記錄等，為組織按需設崗、公開招聘、競爭上崗、擇優錄用等提供依據。以高校人事檔案管理為例，除收集人事檔案規定的十大類外，還應收集教職工的知識構成、思想和心理素質等方面的相關信息，這樣有助于高校制定適宜的培訓、招聘和人才安置計劃。我們應根據高校發展的需求，針對高校內專職教學人員、教學管理人員、學生管理人員及行政管理人員的不同特征進行歸納總結，就不同崗位職責及特點確定檔案材料收集范圍及重點，如，專職教學人員，應在收集檔案材料時著重收集教學成果方面的材料；教學管理和學生管理人員，應著重收集反映其管理水平、師生滿意度的材料；行政管理人員，應著重收集反映其行政管理水平和應急能力的材料。

（二）堅持客觀公正原則，確保人事檔案的真實性

真實性是人事檔案最基本的特性，失去了真實性，人事檔案也就失去了其存在的價值。人事檔案要做到客觀公正，必須保證歸檔材料的真實可靠，做到實事求是，完全符合當事人的實際。人事檔案歸檔材料做到客觀公正，是目前杜絕假文憑、假年齡、假工齡的有效措施。

（三）加快人事檔案的現代化管理步伐

人事檔案管理工作應大力引入現代科技手段，實現自動化、網絡化和文檔一體化管理，充分利用網絡平臺，將個人的檔案材料輸入計算機形成數字化的檔案，在企業內部局域網上建立平臺形成資源共享，不斷提高人力資源管理工作效率和水平。

四、結束語

在檔案管理工作中，人事檔案作為其中非常重要的一項內容，在選人、用人及人才管理工作中發揮著非常關鍵的作用。特別是當前隨著人事檔案管理機制的不斷創新，人事檔案在人力資源管理工作中的作用越來越突顯出來，為人力資源管理工作的順利開展提供重要的支撐，為社會經濟的發展起到了積極的促進作用。

參考文獻

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