高級篩選在數(shù)據(jù)處理中的應(yīng)用

鄒壽春

（閩西職業(yè)技術(shù)學(xué)院 計算機系，福建 龍巖 364021）

高級篩選在數(shù)據(jù)處理中的應(yīng)用

鄒壽春

（閩西職業(yè)技術(shù)學(xué)院 計算機系，福建 龍巖 364021）

通過介紹高級篩選的規(guī)則及步驟，對其在復(fù)雜查詢條件時的應(yīng)用進行研究，得出高級篩選的使用方法，從而提高數(shù)據(jù)處理效率。

高級篩選；數(shù)據(jù)清單；自動篩選；記錄

在各行業(yè)中，都具有極其龐大的數(shù)據(jù)信息。數(shù)據(jù)處理時，經(jīng)常要查找符合各種復(fù)雜條件的信息，進行有效數(shù)據(jù)搜索，從海量記錄中快速搜索出所要的數(shù)據(jù)，是數(shù)據(jù)統(tǒng)計中極其頻繁而重要的工作。篩選是查找特定條件記錄、處理區(qū)域中數(shù)據(jù)子集的快捷方法。Excel提供了自動篩選和高級篩選兩種篩選方法，自動篩選僅能實現(xiàn)簡單條件篩選功能，高級篩選能實現(xiàn)復(fù)雜條件篩選功能。在Excel中執(zhí)行篩選后，可以在表格中只顯示滿足條件的記錄，而別的記錄暫時隱藏。

一、高級篩選

1.自動篩選的不足

圖1 “自定義自動篩選方式”對話框

當(dāng)條件復(fù)雜些，篩選某列上有兩組條件的記錄，如，篩選“英語成績≥60且英語成績≤80”或“英語成績≥90”的記錄；或者多列上的條件為或關(guān)系時，如，篩選“英語成績≥60或數(shù)學(xué)成績≥60”的記錄；或者要求以函數(shù)作為篩選條件等別的情況時，自動篩選沒法實現(xiàn)。所以總的來說，自動篩選只能實現(xiàn)簡單的篩選功能，對于復(fù)雜的篩選，須用高級篩選實現(xiàn)。

2.高級篩選規(guī)則

第一，進行篩選的數(shù)據(jù)區(qū)域必須滿足數(shù)據(jù)清單［1］的概念，即：進行篩選的數(shù)據(jù)區(qū)域第一行為列標(biāo)題，且列標(biāo)題不可相同；同一列中所有單元格的數(shù)據(jù)格式應(yīng)保持一致；數(shù)據(jù)清單中不可有空行或空列。

第二，創(chuàng)建條件區(qū)域，且條件區(qū)域必須至少與數(shù)據(jù)清單隔開一行。

第三，條件標(biāo)題與條件放置在不同的行。

第四，“與”關(guān)系的條件放在同一行上，“或”關(guān)系的條件放在不同行上。

3.創(chuàng)建高級篩選步驟

第一步，創(chuàng)建條件區(qū)域；

第二步，選中進行篩選的數(shù)據(jù)清單；（此處先選中，則“高級篩選”對話框中的“列表區(qū)域”自動獲得，不必再設(shè)置）

第三步，選擇“數(shù)據(jù)”菜單下“篩選”子菜單中的 “高級篩選…”命令，打開“高級篩選”對話框；

圖2 “高級篩選”對話框

第四步，設(shè)置好“高級篩選”對話框，按“確定”按鈕。

當(dāng)篩選后的數(shù)據(jù)“在原有區(qū)域顯示篩選結(jié)果”時，若要顯示全部數(shù)據(jù)，可選擇“數(shù)據(jù)”菜單下“篩選”子菜單中的 “全部顯示”命令。

二、高級篩選應(yīng)用

在數(shù)據(jù)處理與分析時，經(jīng)常要查找符合條件的記錄，對于復(fù)雜篩選，僅用自動篩選方法不能實現(xiàn)，此時就得使用高級篩選。如果需要查找含有相似文本的記錄，可以使用通配符“*”和“？”［2］。以下用實例演示高級篩選應(yīng)用功能。

圖3 原數(shù)據(jù)：學(xué)生成績表

以上數(shù)據(jù)區(qū)域符合數(shù)據(jù)清單概念。

1.同列上具有三個以上條件“或”關(guān)系

如果對于某一列具有三個以上篩選條件，條件為“或”關(guān)系，那么可直接在該條件列從上到下依次鍵入各個條件。如，篩選出“工程造價”、“園林技術(shù)”、“數(shù)控技術(shù)”專業(yè)的記錄：

圖4 同列上三個條件“或”關(guān)系

2.同列上具有兩組條件“或”關(guān)系

如果對于某一列上具有兩組以上的條件，可用相同的列字段名，按“與”同行，“或”不同行的方式輸入條件。如，篩選出“‘計算機基礎(chǔ)≥60且算機基礎(chǔ)≤70’或‘計算機基礎(chǔ)≥90且算機基礎(chǔ)≤95’”的記錄：

圖5 同列上兩組條件“或”關(guān)系

3.多列條件“與”關(guān)系

如果要篩選同時滿足三列中單個條件的記錄，可在條件區(qū)域的同一行中輸入條件。如，篩選出“體育≤70并且計算機基礎(chǔ)≤90并且英語≤80”的記錄：

圖6 三列條件“與”關(guān)系

當(dāng)然，這種情況用自動篩選很容易實現(xiàn)。

4.多列條件“或”關(guān)系

如果要篩選滿足幾列中至少一列條件的記錄，可在條件區(qū)域的不同行中輸入條件。如，篩選出“體育≤70或者計算機基礎(chǔ)≤90或者英語≤80”的記錄：

圖7 三列條件“或”關(guān)系

5.多列上兩組條件“或”關(guān)系

一種情況，如果要找到兩列上滿足兩組條件（每一組條件僅包含針對單列的條件）之一的數(shù)據(jù)行，可在各行中鍵入條件。如，篩選出“‘體育≥80且體育≤90’或‘英語≥70且英語≤80’”的記錄：

圖8 兩列上兩組條件“或”關(guān)系a

另一種情況，如果要找到兩列上滿足兩組條件（每一組條件都包含針對多列的條件）之一的數(shù)據(jù)行，可在各行中鍵入條件。如，篩選出“‘體育≥80且英語≤80’或‘體育≤90且英語≥70’”的記錄：

圖9 兩列上兩組條件“或”關(guān)系b

6.將公式結(jié)果作為條件使用

Excel中，可將公式的計算結(jié)果作為條件使用［3］，如，篩選出數(shù)據(jù)清單中女生體育成績大于平均分的記錄：

圖10 篩選結(jié)果

其中條件區(qū)域中，條件列標(biāo)題“條件2”也可留空，其條件如圖11輸入：

圖11 條件中的公式

又例如，要求用COUNTIF函數(shù)作為條件，篩選出姓名為“機電技術(shù)”、“商務(wù)英語”、“數(shù)控技術(shù)”三個專業(yè)的記錄：

圖12 篩選結(jié)果

其中，條件區(qū)域中的條件如圖13輸入：

圖13 條件中的公式

將公式的計算結(jié)果作為條件使用時，應(yīng)注意以下幾點：

第一，在用公式創(chuàng)建條件時，不能將列標(biāo)題作為條件標(biāo)題使用，應(yīng)該使用非列標(biāo)題作為條件標(biāo)題，或者將條件標(biāo)題置空。如例中，將列標(biāo)題設(shè)置為“條件2”或空白。

第二，公式中第一行數(shù)據(jù)所在單元格必須使用相對引用，進行高級篩選對話框設(shè)置中，列表區(qū)域與條件區(qū)域用絕對引用，如圖14中條件區(qū)域為$C$9：$F$10。

圖14 高級篩選對話框設(shè)置

第三，公式中，除了第一行數(shù)據(jù)所在單元格為相對引用外，其他區(qū)域引用必須為絕對引用。如條件“=E2＞AVERAGE（$E$2：$E$6）”中，E2為相對引用，$E$2：$E$6為絕對引用。

三、結(jié)束語

高級篩選在數(shù)據(jù)處理中是非常實用的方法技術(shù)，它能實現(xiàn)復(fù)雜條件的篩選，對于簡單條件的篩選按其規(guī)則一樣能實現(xiàn)。出于效率考慮，自動篩選與高級篩選應(yīng)當(dāng)分情況使用，對于簡單的篩選，習(xí)慣用自動篩選，對于自動篩選不能實現(xiàn)的功能采用高級篩選。熟練掌握篩選技巧，并靈活應(yīng)用于實際，這將帶來極大方便，提高工作效率。

［1］董正雄.大學(xué)計算機應(yīng)用基礎(chǔ)（第3版）［M］.廈門：廈門大學(xué)出版社，2012.

［2］王鎮(zhèn)西.計算機應(yīng)用基礎(chǔ)［M］.北京：中國傳媒大學(xué)出版社，2010.

［3］張青.大學(xué)計算機基礎(chǔ)教程［M］. 北京：清華大學(xué)出版社，2011.

Advanced Filter Application in Data Processing

ZOU Shou-chun

（Minxi Vocational and Technical College， Longyan， Fujian 364021， China）

By introducing the advanced filter rules and steps， the author studies its application in complex query conditions， and concludes that using methods of advanced filter， so as to improve the efficiency of data processing.

advanced filter； data list； automatic filter； record

TP391.13

A

1008—6129（2015）03—0096—05

（責(zé)任編輯 李建武）

2015—05—04

鄒壽春（1978—），福建連城人，閩西職業(yè)技術(shù)學(xué)院，講師。