開展聲像檔案制作服務的嘗試

李愛雪

【摘要】本文論述了建設工程聲像檔案工作的重要性，提出了建設單位拍攝制作聲像檔案的形式和方法，闡明了城建檔案館為建設單位著想，開展聲像檔案制作服務應注意的原則和要解決好的幾個問題。

【關鍵詞】聲像檔案；制作；服務

一、提高度對建設工程聲像檔案工作重要性認識

提高度對建設工程聲像檔案工作重要性認識，是做好建設工程聲像檔案資料攝制和收集工作的關鍵。建設工程聲像檔案工作涉及建設單位和城建檔案館，只有兩者都重視這一工作，才能把住各個建設工作的節點，想方設法確保建設工程聲像檔案工作的拍攝、錄制、收集工作落到實處。

1、建設單位要高度重視聲像檔案工作。聲像檔案工作雖早已存在于建設工程檔案中，但并未強令要求必須具備。因而在以往的建設工程檔案中，聲像檔案資料廖廖無幾。江蘇省住建廳2013年2月4日頒布的《江蘇省建設工程聲像檔案管理辦法（暫行）》中規定，自2013年3月1日起，凡列入城建檔案管理機構接收范圍內的建設工程，在工程竣工驗收前，建設單位應將建設工程聲像檔案和其它載體形式的工程檔案一并報送當地城建檔案管理機構進行預驗收，未報送聲像檔案的，城建檔案管理機構不予驗收。在工程竣工后三個月內，建設單位應當向當地城建檔案管理機構報送真實、完整、準確并符合規定的工程聲像檔案。這一規定的出臺，采取了“一刀切”的果斷措施，避免了建設單位強調各種客觀理由，拖延不辦不交的念想。建設單位應從時代發展的高度，深刻認識收交建設工程聲像檔案工作的意義，與城建檔案館密切溝通協調，毫不遲疑地行動起來，想方設法克服各種困難，確保建設工程聲像檔案工作的落實。

2、城建檔案館自身也要重視建設工程聲像檔案工作。重視建設工程聲像檔案工作，是城建檔案館的職責所在，是情理之中的事情。但城建當檔案館不能僅停留在這一點上，要破除收多少算多少的無壓力思想。要采取一切可行的措施，確保建設單位能把建設工程聲像檔案資料拍攝出來、拍攝得真實、完整、準確，符合規范要求。該辦的專業培訓學習必須辦，多深入施工現場查驗指導，該幫忙的一定幫上忙，想建設單位所想，急建設單位所急，雙方密切配合，將建設工程聲像檔案工作的拍攝、預驗收和接收工作真正落到實處，收到實際效果。

3、健全法制，全面抓好建設工程聲像檔案工作的落實。拍攝制作建設工程聲像檔案，對于建設單位來說是個新事物，與紙質檔案比較起來技術性要求比較高，困難是一定的。有的單位能想通，有的單位想不通還需要一個過程。特別是初期，相對的制約措施是必須的，沒有規矩豈成方圓。《江蘇省建設工程聲像檔案管理辦法》的出臺，為建設工程聲像檔案的收交奠定了堅實基礎，省內各市、縣圍繞這一《辦法》又出臺了相應的規定和措施，從而從法制層面上健全了一系列法規，使城建檔案館依法收交有了明確的依據，建設工程聲像檔案工作依法治檔管檔落到了實處。

二、開展聲像檔案制作服務的方式

1、義務服務。對于一些屬于公益型的建設項目和政府部門組織實施的基礎設施工程，如經濟適用房、廉租房、道路工程等，我們采取義務服務的方式，從始至終參與，免費攝制全套的聲像檔案資料。

2、雙方合作。一些建設單位配備了較好的照相機或錄像機，也有較好的拍照和攝像技術，我們就根據對方需求，采取補其短板的辦法，或幫助其攝錄像，或幫助其制作。幫助部門，雙方事先商定好收費價格。

3、完全承包。有的建設單位無聲像檔案制作設備和人員，同時也考慮自拍自攝保證不了聲像檔案要求的質量，在簽訂建設工程檔案報送責任書時，便與城建檔案館聲像檔案管理室簽訂承包合同，一次性支付費用。雙方建立聯絡方式，敲定拍攝時間、地點等。

4、委托第三方。由于城建檔案館人少工作多，有時顧不過來的現象也存在，因而建設單位也可以委托社會上專門做拍攝工作的攝影社來完成。屬于這種情況時，城建檔案館一定要交代清楚拍攝的范圍、內容和技術要求。

三、開展聲像檔案制作服務要解決的問題

1、堅持自愿的原則。聲像檔案與紙質檔案同步報送，這是江蘇省的統一規定，在簽訂建設工程檔案報送責任書中同步簽訂。同時城建檔案館應向建設單位交代清楚要報送聲像檔案資料的范圍、內容和拍攝技術要求。建設單位可根據本單位的實際情況，自主選擇如何去完成聲像檔案工作。城建檔案館不允許內定或設置限制條件，更不得有壟斷的“霸王”條款。

2、明確聲像檔案資料攝制質量標準。建設工程聲像檔案資料的收集范圍和內容，我們按照《建設工程文件歸檔整理規范》（GB/T50328）、《城建檔案業務管理規范》（CJJ/T158）和《建設電子文件與電子檔案管理規范》（CJJ/T117）的規定執行。要求拍攝應與工程建設同步、真實記錄工程建設過程的實際狀況，全面反映建筑物（構筑物）的整體面貌，含開工前原貌、基礎工程、隱蔽工程、主體工程、屋面、質量事故及處理情況，竣工面貌等，有特殊要求的工程應當據實增加拍攝內容。圖像必須清晰、穩定，色彩還原準確，被攝主體無明顯是真變形，避免有損原真性的技術處理。數量多少，以能夠系統記錄工程項目建設過程和成果為準。申報市級以上優質工程的，應當編輯錄像專題片。

3、規定聲像檔案資料攝制費用。城建檔案館為建設單位提供聲像檔案制作服務的根本出發點，是減輕建設單位購置聲像設備器材和培養技術人員的負擔，避免家家購置設備器材、增配人員造成的財力物力人力資源浪費，是為建設單位和個人提供方便和服務，是確保建設工程聲像資料歸檔的質量。因而，城建檔案館應確立服務和質量第一的思想，收取一定的費用，只是為收回拍攝制作成本，減輕財政負擔。這種收費，一定要經過行政主管部門批準，特別是經過物價部門許可，決不可隨意開口子亂收費。

4、妥善安排赴現場拍攝交通工具。建設工程現場，往往在開發區或城區以外，離城建檔案館較遠，拍攝專用設備和器材又比較多、且零散，省直轄市館基本上都為聲像檔案管理室室外拍攝作業配備了專用工作車，縣級館已配上專用工作車的很少，絕大多數縣級館目前尚沒有機動車輛。面對這種狀況，要確保聲像檔案工作人員圓滿完成工作任務，就必須妥善解決交通工具。我們認為一是可以請求主管部門派車；二是可以打的，解決乘車費用報銷；三是可以在簽訂協議中約定由建設單位派車，從總費用中扣除交通費；四是可以私車公用，補償其耗油費用。不管采用哪種辦法，必須有相應的規定和監督措施，管好每一個環節，確保不出紕漏。

5、解決好聲像工作人員的待遇。聲像工作人員野外作業比較多，風吹日曬雨淋、酷暑寒冬比較多，條件相對艱苦，負重量也比較大，因而應給予一定的待遇。在上級財政撥款中無法解決這一問題，在聲像檔案制作服務費中一定要考慮這一問題。這是保持工作熱情、積極性良久和順利完成工作任務的重要方面。鑒于聲像業務工作的環境條件，在此也建議聲像檔案拍攝人員以配備健康體壯的男同志為宜。

6、抓好建設工程聲像資料的歸檔整理和科學安全保管。聲像檔案資料的歸檔整理和科學安全保管要求比較高，城建檔案館聲像檔案工作人員，要認真學習《建設工程文件歸檔整理規范》、《城建檔案業務管理規范》和《建設電子文件與電子檔案管理規范》，按照其對照片、錄音、錄像檔案歸檔要求，認真進行篩選和鑒別，做好聲像檔案的整理、編目和科學安全保管工作，以使其具有長期保存和利用價值。

參考文獻：

[1]《城建檔案業務管理規范》（CJJ/T158）-2011

[2]《江蘇省建設工程聲像檔案管理辦法（暫行）》

[3]《江蘇省建設工程聲像檔案收集歸檔管理細則》