工程企業信息化建設中檔案管理者素質論

陳榕

【摘要】 計算機、縮微技術、網絡技術和光盤技術在檔案工作中的廣泛應用，現代企業在信息技術的支持下，管理理念、管理方法、管理模型、業務流程都發生了深刻變化，企業信息資源的管理愈來愈需要檔案管理的技術配合與支撐。只有提高檔案管理人員整體素質，才有實施檔案信息化管理的前題條件。本文從檔案管理者素質現狀入手，深入分析信息化背景下檔案管理者必備的素質，對提高檔案管理者素質的途徑進行探究，以期不斷提高和強化使檔案管理人員在檔案信息化建設中發揮積極的主導作用。

【關鍵詞】企業信息化建設 檔案管理者 素質論

隨著信息技術的發展，傳統和現代的企業檔案工作內容在整理工作、鑒定工作、歸檔工作、保管工作、利用工作、統計工作等管理環節都發生了重大變化。企業檔案信息化對現代企業管理顯得非常重要，企業檔案信息化建設涉及信息技術的軟、硬件和網絡系統建設，信息資源積累、整合和開發利用建設，而手段與目標兩個方面的核心力量仍然是人才隊伍建設。人才隊伍建設是實施企業檔案信息化的成功之本。在企業檔案信息化建設的過程中，要始終把更新人的傳統觀念和知識結構、提高人的綜合素質和信息技術應用能力放在第一位。

一、當前企業檔案隊伍的整體素質

人才是企業檔案信息化的建設者，更是企業檔案信息化建設的重要組成部分。當前企業檔案隊伍的整體素質與企業信息化發展的總體要求尚有較大差距。企業檔案部門的員工隊伍的整體素質與信息化發展的總體要求尚有較大差距。企業檔案部門的員工隊伍多由檔案專業人員（業務人員）、非專業人員（管理人員）和技術人員組成，技術人員不了解檔案工作，檔案專業人員則不懂技術，檔案工作隊伍缺乏既懂檔案業務又熟悉信息技術的“全才”。應該說，在現有的檔案管理機構中，占大多數的是檔案專業人員，他們的意識還停留在傳統觀念上，在技術適應層面上，還不具備檔案信息化管理的素質。造成這一狀況的原因是多方面的，除了歷史原因外，另一方面一是認識不足，對檔案信息化的迅猛發展以及檔案工作所面臨的挑戰缺乏深刻的認識；二是知識結構較為單一，計算機運用能力低影響了檔案管理信息系統的開發、運用和維護。

二、企業檔案人才隊伍建設的關鍵

企業檔案人才隊伍建設的關鍵是要實現復合型、高素質以及協同工作。所謂復合型有兩層含義：一是要打破過去檔案人才隊伍的結構模式，在隊伍構成上要更加注重學科專業的交叉互補，不能僅局限于歷史、檔案等傳統學科人才，管理學科、信息技術等方面的人才將顯得十分重要；二是在隊伍的知識更新和技能拓展方面要加強計算機應用基礎知識，縱向了解行業管理與需求，橫向了解檔案管理與信息技術的結合，業務學習和培訓將被告賦予新的內涵。所謂高素質就是要具備能夠適應信息化挑戰，能夠應用信息技術和駕馭信息資源的整體素質。把更新觀念、把握時代全局、明確歷史責任作為檔案工作團隊的基本理念，把更新手段、積累信息資源、廣泛開發利用作為檔案工作團隊的基本工作，立足現實、注重需求、努力創新，打造一支能夠抓住機遇、迎接挑戰的新型人才隊伍。所謂協同工作就是要充分利用網絡環境，實現各類人才之間的合作，發揮個人優勢，提高工作效率。

三、企業檔案人才隊伍的構成

企業檔案信息化建設必須提升和改造傳統的檔案管理和利用方式，在檔案信息化建設過程中，整個人才隊伍構成應包括：

一是企業檔案信息化建設的領導組織體系，這是整個信息化建設的核心領導層，負責檔案信息化建設的決策、規劃、推進、指揮，為檔案信息化建設創造良好的條件和工作環境；

二是具有領導能力負有組織領導責任的領導人可能不是檔案信息技術的行家，但他們有信息化意識和時代的緊迫感，能夠在自己領導的范圍內，大力推動檔案信息化進程。

三是企業檔案信息化專門技術方面的信息專業人才，負責檔案信息化管理系統的設計、建設；

四是企業檔案管理實踐中積累、整理、開發檔案信息資源的檔案信息專門人才，負責檔案信息化建設具體內容的實施；

五是企業檔案資源用戶，在社會實踐活動中檔案信息的利用是檔案信息化建設的主要目的，只要是遵守有關管理規范，有檔案需求的人，都可以成為檔案信息資源的用戶。

四、企業檔案人才隊伍的培養

企業檔案信息化是一項技術性很強的工作，對于人力資源開發和人才隊伍建設都有特殊的要求，必須樹立依靠人才的思想，以觀念更新為先導、技術保障為手段。

一是必須加強現在檔案工作者的技術培訓，充分了解計算機網絡技術的原理，掌握軟硬件應用的一般知識，切實提高計算機應用技能，氫檔案管理理論方法與信息技術手段的應用結合鹽業，用現代管理理念駕馭技術手段，用現代技術推動管理目標的實現，立足信息化的業務需求努力探索檔案信息化的建設模式，形成新的管理思想、理論和體系；

二是必須對系統的創建與維護人員，特別是檔案信息處理的專業技術人員進行檔案管理業務知識的培訓，包括檔案工作的法律法規和檔案管理的理論方法避免把計算機網絡技術手段和現代管理設備的配置當作目的，從而忽視以檔案管理和開發利用的目的；

三是必須認識到信息技術高速發展的規律、社會分工日益精細的現實，檔案管理信息系統的完善、應用軟件開發的升級、信息安全體系的健全都不可能完全依賴自身的技術力量，而只能依靠社會化的信息技術人力資源來支撐，只有充分利用社會化的技術維護資源，才能保證檔案信息化始終能夠應用最新的信息技術，更好地應用新應用軟件。

五、企業檔案人才建設的重點

目前企業檔案人才建設的重點是立足于現有人員的培養提高。而培養企業檔案工作者的現代信息素質尤其重要。

一是現代信息意識：在信息時代，信息的產生在規模、數量上是前所未有的。只有具備了現代信息意識，才能捕捉和收集檔案信息。這就要求檔案工作者不斷拓展自己的知識面，更新觀念、提高素質。

二是信息管理能力：信息管理能力主要指檔案信息的評估能力、組織能力以及維護檔案真實性的能力。將檔案信息提供給利用者，是檔案工作的核心內容和根本任務。在網絡時代，由于信息量過于龐大，為了及時有效地開發信息資源，檔案工作者必須具備比以往更強的評估、組織能力，正確評價檔案信息的價值根據用戶的需求，篩選、組織信息資源。同時，由于數字檔案載體不穩定等因素，檔案工作者必須具備比以往更強的維護文檔真實性的能力。

三是前瞻預見能力：即根據用戶的利用情況和市場調查，有前瞻性、有預見性地加強信息資源的收集、積累、整合與開發。

六、結語

企業檔案工作者要從思想上、工作上、技能上逐步由傳統的檔案管理者向現代檔案信息管理者轉變。通過對企業檔案管理者素建設，使其掌握現代信息技術知識，更好地服務于現代企業管理。檔案工作者的主要任務是管理信息而非實體。這種角色的轉變是一種質的變革。檔案工作崗位將重新冼牌，一部分將進行原有的檔案實體管理，一部分走信息化管理和應用的路子，分工將進一步精細化、專業化。因此，檔案工作者一方面要加強自身素質建設，努力掌握現代信息技術應用能力、信息加工處理能力等；另一方面還要通過各種途徑和方式，幫助利用者掌握網絡檔案信息資源的組織、開發和獲取等方面的知識，培養用戶的信息能力，使用戶方便獲得和利用數字檔案信息資源。

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