淺談建筑工程檔案資料的管理

黃穗寧

摘要：在建筑工程中，工程檔案資料是建設施工中的一項重要組成部分，它是工程建設及竣工驗收的必備條件，也是工程的立項、設計、施工、維修、管理、使用、改建和擴建的重要原始依據(jù)。

關鍵詞：建筑工程 檔案資料 管理

在建筑工程中，工程檔案資料是建設施工中的一項重要組成部分，它是建設活動中形成的原始的、圖物相符的、有保存價值的基建文件、監(jiān)理文件、施工文件和竣工圖的統(tǒng)稱，也是工程建設及竣工驗收的必備條件，是工程的設計、施工、維修、管理、使用、改建和擴建的重要原始依據(jù)，在對建設工程質量、總體造價和建設工期進行管理的同時，作為建筑工程項目管理的一部分，其重要作用也越來越被人們所重視。所以，規(guī)范化、程序化、合理化地對建筑工程檔案資料進行同步管理，是做好建筑工程項目管理的一個重要基礎工作。

一、建筑工程檔案資料的內容

1、綜合性文件資料

上級批準文件；計劃任務書；工程地質、水文、氣象、地震等文件資料；征地、拆遷安置等文件資料；項目的方案及初步設計文件資料；規(guī)劃、消防、環(huán)保、衛(wèi)生等政府部門的審批文件資料；工程施工、監(jiān)理中標文件及有關合同、協(xié)議書；工程竣工驗收及質量鑒定文件資料；工程竣工結算及其審計報告等文件資料；工程有關的照片、錄像、錄音、光盤等。

2、土建工程及水、電、設備安裝工程施工文件資料

開/竣工報告；圖紙會審、設計變更、技術交底記錄及材料代用單等文件材料；項目的施工組織設計；監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則、監(jiān)理月報及工程例會紀要等；原材料、零部件、半成品及成品的質量證明文件或試驗資料；混凝土、砂漿等配合比及試驗報告；隱蔽工程驗收記錄；沉降、位移、變形等觀測記錄；工程質量檢驗及評定文件材料；工程質量事故記錄及處理的文件材料；施工技術總結等。

3、竣工圖

總平面布置竣工圖；室外各種管線竣工圖；建筑工程竣工圖；裝飾工程竣工圖；結構工程竣工圖；給水、排水工程竣工圖；強電、弱電工程竣工圖；通風、空調工程竣工圖；其他特殊專業(yè)工程竣工圖。

二、建筑工程檔案資料的編制要求

1、必須真實的反映工程的實際情況，具有永久和長期保存價值的文件材料必須完整、準確、系統(tǒng)，責任者的簽章手續(xù)必須完整齊全。

2、檔案資料必須使用原件，如有特殊原因不能使用原件的，應該在復印件或者抄件上蓋上公章并且注明原件的存放處。

3、檔案資料的簽字必須使用檔案規(guī)定的專用規(guī)定用筆，工程資料宜采用打印的形式，并且應該手工簽字。

4、檔案資料的圖片及聲像資料必須要圖像清晰、聲音清楚，文字說明或者內容準確。

三、檔案資料管理中存在的問題：

1、施工技術管理文件原件不齊全。個別設計、監(jiān)理、建設單位下發(fā)的施工管理重要文件是復印件或者是缺少簽字蓋章等，難以滿足工程資料檔案管理的質量標準要求。

2、施工資料表格格式不統(tǒng)一、不規(guī)范。在開工前沒有統(tǒng)一規(guī)定的內容和格式，而且對于資料的編制填寫都沒有注明，不便于檢查、裝訂、組卷。

3、施工原始資料書寫不規(guī)范。原始資料的文字字跡潦草，使用不規(guī)范的漢子，甚至還有錯別字，修改后不加蓋單位章或沒有修改人的簽字，給后期竣工資料編制工作帶來極大的困難。

4、竣工資料移交不及時。不能按規(guī)定及時移交工程竣工資料，造成統(tǒng)一管理的時間延誤，甚至導致竣工資料丟失。

四、提高工程檔案資料質量管理的措施與對策：

1、加大宣傳，提高意識。在工程建設初期，工程項目管理單位應高度重視和加強檔案法規(guī)、工程檔案基本知識的宣傳教育工作，要求工程管理、監(jiān)理、施工單位人員學習檔案基礎知識和施工過程中原始簽證資料操作方法及對竣工資料整編、工程項目驗收的基本要求，使他們在工程開工之初就了解檔案業(yè)務，具備較強的檔案意識，為提高竣工檔案資料質量打下基礎。

2、加強培訓，提高能力。在工程建設過程中，工程項目管理單位應注重資料管理和整編方面的培訓。一是對工程技術和行政管理人員進行檔案知識培訓，使他們掌握檔案方面的有關規(guī)定和要求，在日常工作中按高標準整理好基礎資料；二是對專業(yè)檔案管理人員適當進行工程專業(yè)知識培訓，培養(yǎng)一批既懂檔案又懂技術的工程檔案管理骨干，促進歸檔工作的規(guī)范開展。

3、健全制度，落實責任。工程建設初期就要建立和完善以檔案管理責任制為核心的工程資料管理辦法，明確施工單位在工程檔案形成過程中應承擔的職責，制定統(tǒng)一的資料編制要求和細則，規(guī)范工程資料的管理。

4、過程參與，同步管理。從工程建設籌劃開始，檔案人員就應要求工程部門的專職檔案人員從依據(jù)性文件開始就參與其中，按照文件的順序、圖紙的編號進行登記，建立借閱制度。對在編制資料中發(fā)現(xiàn)的“原件不齊全”、“資料不齊全”、“不規(guī)范”、“不統(tǒng)一”等問題，要及時研究給予解決。要嚴格執(zhí)行工程資料編制工作“三同步”管理制度，即工程立項開工與竣工資料收集同步，工程施工過程與竣工資料形成同步，工程完工驗收與合同竣工資料驗收同步。檔案工作人員要始終參與整個工程的建設和竣工工作驗收全過程，對不符合標準的文件要拒收，從源頭保證編制資料的質量。

建設工程資料管理工作是一項系統(tǒng)工程，涉及各個專業(yè)技術部門的一項復合型工作。要保證工程資料的完整、準確、系統(tǒng)、齊全，真實的記錄和反映施工及竣工驗收的全過程，就必須不斷加強建設單位、監(jiān)理單位和施工單位的基礎管理水平，加強制度建設，嚴格落實工程項目竣工編制工作“三同步”制度，強化過程控制，嚴格竣工驗收審查把關，同時要充分發(fā)揮各級檔案人員的監(jiān)督指導作用。

參考文獻：

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【4】 徐英浩，【5】 淺談施工檔案在工程管理中的作用【J】工海煤氣，【6】 2004（5）：87-88