信息化檔案管理技術(shù)的創(chuàng)新研究

孫曉麗

【摘 要】現(xiàn)如今，現(xiàn)代信息化建設(shè)的飛速發(fā)展，推動了我國各行業(yè)領(lǐng)域逐步向著信息化方向而快速發(fā)展，檔案領(lǐng)域自然如此，很多企業(yè)和單位，以及檔案機構(gòu)已經(jīng)加大對信息化檔案管理的建設(shè)力度，并將大量先進(jìn)的信息化技術(shù)應(yīng)用其中，不僅大大提高了檔案管理工作效率和質(zhì)量，同時也為我國檔案事業(yè)的長足發(fā)展奠定了良好的基礎(chǔ)。因此，筆者具體針對信息化檔案管理技術(shù)的創(chuàng)新進(jìn)行了研究討論，并得出以下相關(guān)結(jié)論，以供參考交流。

【關(guān)鍵詞】信息化；檔案管理；技術(shù)創(chuàng)新

可以說，信息化檔案管理技術(shù)在我國檔案事業(yè)發(fā)展過程中發(fā)揮了至關(guān)重要的作用，而由于該項技術(shù)發(fā)展時間較短，在很多方面還并不成熟，因此在實踐應(yīng)用過程中，常常會出現(xiàn)一些問題，這就需要對其進(jìn)行更深入的改進(jìn)創(chuàng)新，從而進(jìn)一步提高我國信息化檔案管理技術(shù)水平。為此，本文重點針對這一問題進(jìn)行了探討分析，并提出以下幾點建議措施。

1.我國信息化檔案管理技術(shù)發(fā)展現(xiàn)狀

信息化技術(shù)指的是以電子計算機管理技術(shù)為主的管理技術(shù)，是提高我國信息化檔案管理能力的一種表現(xiàn)，對于信息化檔案管理技術(shù)的創(chuàng)新發(fā)展而言，我國無論是在計算機軟件的開發(fā)與應(yīng)用，還是計算機信息化管理專業(yè)知識的培訓(xùn)中，都開展了一定的基礎(chǔ)發(fā)展模式，利用計算機的信息化檔案管理技術(shù)提高了我國辦公室信息檔案管理的技術(shù)和能力，也改善了檔案管理的技術(shù)，從技術(shù)性指標(biāo)中提高了計算機應(yīng)用能力和軟件管理的效果，所謂的檔案信息化管理，指的是在行政主管部門的指導(dǎo)下，在滿足了我國的法律規(guī)章制度的前提要求下，依靠科學(xué)思想和先進(jìn)的組織管理辦法加強組織內(nèi)部的信息管理能力，利用信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等高科技手段，對企業(yè)的文件、檔案等信息進(jìn)行發(fā)掘、整合，使信息獲取、處理、傳輸和應(yīng)用數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，實現(xiàn)資源共享，提高企業(yè)檔案信息的利用效率。目前，我國國內(nèi)的檔案信息化管理方式因為內(nèi)部的檔案管理信息操作系統(tǒng)不同，導(dǎo)致了應(yīng)用軟件存在安全漏洞，外部的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、應(yīng)用環(huán)境、從業(yè)人員等的素質(zhì)因素，都必須根據(jù)信息化檔案管理系統(tǒng)的實時更新，追求更加穩(wěn)定的發(fā)展。

2.我國現(xiàn)行檔案信息化管理中主要存在的問題

2.1檔案信息化管理模式存在著一定的滯后性

就我國當(dāng)前信息化檔案管理現(xiàn)狀來看，其中暴露出了很多 的問題和不足，甚至部分企業(yè)和單位仍舊在采用傳統(tǒng)的檔案信息化管理方式，缺少創(chuàng)新性意識。并且，在實際的信息化檔案管理工作中，有一些細(xì)節(jié)問題無法得到實質(zhì)性的解決，很難充分體現(xiàn)出信息化檔案管理的重要作用。現(xiàn)如今，現(xiàn)代信息化建設(shè)的高速發(fā)展，也為檔案信息化管理打下了良好的基礎(chǔ)條件，目前已經(jīng)有很多行業(yè)領(lǐng)域開始對檔案實施了信息化管理，但由于缺乏相關(guān)完善的管理體系和規(guī)章制度，再加之管理方式較為落后，使其無法很好的適應(yīng)于現(xiàn)代社會發(fā)展需要。

2.2信息化檔案管理網(wǎng)絡(luò)技術(shù)中存在著不安全因素

實際上，所謂的信息化檔案管理模式具備了潛在的網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險，而檔案信息化管理中主要存在的風(fēng)險大多是在檔案進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理的過程中，經(jīng)常會產(chǎn)生一些不安全的風(fēng)險因素，雖然這些風(fēng)險因素在信息化檔案管理中屬于階段性的問題，但隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的飛速發(fā)展，計算機的普及應(yīng)用，一些非法人員為了謀取暴利，常常會對一些企業(yè)中重要的機密文件進(jìn)行窺探和盜取，不僅造成企業(yè)產(chǎn)生巨大的經(jīng)濟損失，同時也對我國檔案事業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展造成了非常不利的影響、并且，我們知道，這種網(wǎng)絡(luò)傳輸方式原本就具備了一定的危險性，在網(wǎng)絡(luò)中所有的傳輸信息都是經(jīng)過了一層一層的網(wǎng)站分段，最終傳送到目的地。而在這一過程中，任何一個中介站點都可以對信息進(jìn)行讀取、攔截，甚至破壞。另外，由于網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)發(fā)展速度十分快，越來越多新型技術(shù)不斷涌現(xiàn)出來，而安全技術(shù)自身的防范攻擊能力較差，一旦受到病毒侵入，就很容易使整個系統(tǒng)發(fā)生癱瘓。

3.檔案信息化管理的安全防范對策

3.1加強建立完善的信息化檔案管理體系

首先，在對信息化檔案管理體系進(jìn)行建立的過程中，檔案管理人員需要重點從檔案歸檔制度以及檔案分類保管制度兩方面入手，促使相關(guān)工作人員真正意識到信息化檔案分類和管理的重要性。并且，檔案人員在將檔案信息化數(shù)據(jù)錄入到計算機系統(tǒng)中時，應(yīng)該對其進(jìn)行備份儲存，這樣有利于提高檔案信息化數(shù)據(jù)的安全性，促使檔案資源的效能作用得以充分發(fā)揮。一般信息化檔案制度需要切實結(jié)合國家檔案局標(biāo)準(zhǔn)制定，應(yīng)該優(yōu)先選擇良好的磁盤介質(zhì)，并對重要的檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行備份保管，而在這一過程中，檔案人員需要特別注意一點問題，那就是要將儲存盤和備用盤進(jìn)行分別存放。

3.2提高信息化檔案管理人員素質(zhì)

目前，隨著檔案信息化管理的有效實施，對于檔案管理人員素質(zhì)能力方面也提出了更高層次的要求。因此，作為新時期的檔案部門，必須加強對員工檔案信息安全知識的培訓(xùn)教育，使其具備一定的安全防范意識，樹立正確的職業(yè)道德觀念，加大對高素質(zhì)人才的進(jìn)一步，這對于提高我國檔案信息化管理水平有著重要的現(xiàn)實意義。尤其是對于信息化檔案專業(yè)型管理人才來說，檔案部門更好充分做好崗前培訓(xùn)工作，并對其各級人員職責(zé)范圍進(jìn)行明確的劃分，盡最大限度的打造出一支優(yōu)秀的信息化檔案管理團隊，從而促進(jìn)建設(shè)在我國檔案事業(yè)中的長遠(yuǎn)發(fā)展，使其自身的重要價值得以充分發(fā)揮。

3.3從管理上加強安全防范

安全防范的管理主要作用是加強檔案管理的主要內(nèi)容的安全性和保護(hù)性，加強信息化檔案管理的作用從管理上加強安全防范功能的主要做法為：第一、建立可信可控的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)模式，利用科學(xué)化、合理化的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)模式管理好內(nèi)部人員，杜絕內(nèi)部人員使用撥號、寬帶等方式非法接人外網(wǎng)，防止造成網(wǎng)絡(luò)資源流失與檔案管理的負(fù)面影響在檔案管理中控制好軟件資源，避免內(nèi)部人員在計算機上安裝和使用盜版軟件而造成的信息丟失或者系統(tǒng)崩潰，防止計算機內(nèi)存在潛在的安全漏洞。

4.結(jié)束語

經(jīng)過以上的分析和介紹，對信息化檔案管理技術(shù)自身存在的弊病以及可行的創(chuàng)新路徑等幾個方面的內(nèi)容有了一定的了解，從中我們可以深刻地認(rèn)識到，在如今檔案重要性不斷凸顯，以及檔案管理工作復(fù)雜度越來越高的大背景面前，如何將基于計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與通信技術(shù)提出來的信息化檔案管理技術(shù)的性能發(fā)揮到最大，進(jìn)一步實現(xiàn)檔案管理技術(shù)自身的創(chuàng)新。 [科]

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