文書檔案連鎖法與文件生命周期理論的比較

趙培紅

【摘 要】近些年，文書檔案管理工作逐漸得到了人們的高度重視，從而促進了檔案事業的快速發展，對于我國經濟的穩定發展起到了重要的作用。然而，現代文書檔案管理工作中仍舊存在很多的不足和問題，嚴重影響了文書檔案管理工作的質量，阻礙了文書檔案管理工作的順利開展，不利于檔案事業前進的腳步。因此，本文針對文書檔案連鎖法與文件生命周期理論的比較進行了深入的探討研究，結合這兩種方法的主要特點做出具體敘述，并對文書檔案管理工作中所存在的問題采取相關有效的解決措施。

【關鍵詞】文書檔案立案多發；文件生命周期理論；比較

眾所周知，文書檔案工作對于社會的發展有著重要的影響，其對各個階段所發生的事項進行詳細的記載和保存。因此，要高度重視文書檔案管理工作，建立完善的文書檔案管理工作體系，加強對文書檔案管理人員個人能力的培養，不斷提高其綜合素質水平，從而確保文書檔案管理的工作效率與質量。因此，本文以文書檔案連鎖法與文件生命周期理論的比較為主要內容，對其進行詳細的分析，分別對文書檔案聊所發與文件生命周期理論做出闡釋，希望能夠有效改善文書檔案管理工作中的不足。

1.“文書檔案連鎖法”與“文件生命周期理論”的區別

1.1適用范圍的比較

近些年來，隨著我國文書檔案管理的不斷發展，文書檔案連鎖法水平也在不斷提高，其主要針對政府機關文書檔案工作中存在的問題和不足。它的作用就是要將機關范圍內的文書檔案工作程序進行統一，將兩項各自為政的工作結合在一起，以此來改變國民政府機關在文書檔案管理中所存在的漏洞，從而提高我國政府機關的工作效率。其次，文書檔案連鎖注重的是對機關內文書以及文書檔案程序上的變革，并沒有充分考慮到與社會各界之間的相互聯系。那么，所謂的文件生命周期理論又是什么呢？某位著名的檔案學者就曾經提出過，文件在形成階段再到銷毀階段或是進行永久的保存，這都是在經歷一個完整的運動過程。因此，文件運動這一過程中的規律和理論被稱之為文件生命周期理論，并且，我們可以了解到，文件生命周期理論具有很大的開放性。

1.2理論完整性的比較

一般來說，文書檔案連鎖法就是通過總收發室按照指定的分類方案，把該機關全部的收發文進行分類編號，并使用三聯單來進行登記，再把文件送到相關的單位部門，這樣經過審核的公文就可以由機關檔案室立卷存檔了。這種文書檔案連鎖法，看起來好像是文件只要順利進入到文書檔案室就可以了，但是，事情并不是這么簡單的，這一過程只不過是文書檔案管理工作的開始，連鎖法還沒有真正涉及到文書檔案管理工作階段。因此，文書檔案連鎖法并不能完全體現文件在運動過程中不同階段中所展示的主要內容。

文件生命周期理論就是按照文件價值不同以及文件在運動過程中不同形態來進行劃分，文件在不同階段過程中，都會因為某些特定的因素與文書檔案管理工作存在一定的內在關系，而文件生命周期作為文書檔案活動過程中重要的組成部分，不僅是對文件檔案活動周期變化的一種描述，更是文件檔案整個活動過程不斷發展變化的概述。那么，文件生命周期理論就可以充分闡述文件在活動周期中的內在邏輯性，更全面的展示了文件檔案在整個活動過程中所存在的規律性，這是一個非常完整的文件生命周期理論體系。

1.3管理程序和處理環節的比較

仔細研究文書檔案連鎖法，不難發現，連鎖法指導下的文件運動依次呈現為文件的形成、文件的分類編號、文件的現行使用、文件的歸檔和檔案室管理四個階段。

連鎖法先對文件進行分類、編號、登記， 再交由機關部門使用。它的理論基礎是：文件的分類立卷總是以文件的作者、時間、地區、名稱等不同特征為基本依據，這些特征在文件形成之時就已經具備了。所以，文件收發之際就進行分類工作是完全行得通的。另外，編號和登記在文書工作和檔案工作相互脫節的情況下，是要重復進行的，每份文件經收發室、承辦單位、檔案室都要進行一次編號、登記，結果是同一份文件有多種編號，越編越亂。文書處理與檔案管理中的編號、登記都是針對同一份文件，它們的內容和功用又都大致相同，因此，層層編號登記也就失去了意義，由收發室采用三聯單的形式，統一編號登記就能滿足需要，可免除許多重復勞動，又避免了工作中的錯亂。

與之相對，文件生命周期理論以已經產生的文件為基礎，對發揮完現行效用的文件進行鑒定、選擇、著錄和標引，以至歸檔保管。這是由單份文件組成的一個具有相對系統性的有機體系。其中對文件的分類就是在這一組密不可分的文件整體所形成的案卷基礎上進行的，保證了館藏檔案系統而完整，且便于檢索和利用。

2.“文書檔案連鎖法”與“文件生命周期理論”的聯系

首先，兩者在文件與檔案關系的問題上相互印證、同出一宗。書檔案連鎖法的思想理論依據是：文書和檔案本來就屬于同一個事物，是同一個事物的不同過程。文書檔案連鎖法的積極倡導者和組織者內政部次長甘乃光等人就曾提出“文書收發與檔案管理之連鎖，概以文書和檔案本不能分，檔案原為歸檔之文書，文書即未歸檔之檔案， 二而實一者也。”

文件生命周期理論認為，文件的運動是一種呈線形的群體運動。文件從其產生經過現行執行效用的實現而被暫時保存起來，直到全部使用目的達到再無價值而被銷毀，或者因為還具有永久保存價值而轉化成檔案的全過程，就是文件的生命周期理論。因此，文件生命周期理論從文件運動的整體性出發，以“大文件”概念作為理論的出發點。所謂的“大文件”就是指文件從形成到銷毀或永久保存是一個完整的過程。文件生命周期理論就是以此為基礎，對文件、檔案進行科學處理與有效控制。由此可見，文件轉化為檔案不是文件本身發生了質的變化，文件與檔案在其物質形態、信息內容、本質屬性等方面是完全統一的。

此外，這兩者在實際的操作過程中都展現了“文檔一體化”的發展方向，通過對文件處理和檔案處理桂規律性的分析，建立一個較為完善規范的文書檔案管理系統，從而實現對文書檔案管理的優化，不斷提高文書檔案管理工作水平。

3.結束語

綜上所述，我們對文書檔案連鎖法與文件生命周期理論有了充分的認識，通過將這兩項工作巧妙結合在一起，達到更好的文書檔案管理效果，使文書檔案管理工作程序有條不紊的進行，以此來確保文書檔案管理工作的效率和質量，對文書檔案管理人員進行定期培訓教育，增強其強烈的責任意識，使文書檔案管理工作得以順利開展。從而促進文書檔案連鎖法與文件生命周期理論的快速發展，推動我國檔案事業的可持續發展。 [科]

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