淺論二本院校系部教師業務檔案建設與管理

謝桂華

【摘 要】二本院校教師業務檔案是高校教學的信息數據庫，主要內容涉及了具有保存和研究價值的圖片、文檔、影音等資料。教師業務檔案能夠動態的反映二本院校教師的教學、科研等業務水平，對于評價二本院校教學質量和系部管理情況有著重要的參考價值。如何建設一份完整的業務檔案，并對其進行有效管理，使其能夠為二本院校系部管理和教學水平提升發揮應有的作用，也成為二本院校教師業務檔案管理的重點。

【關鍵詞】二本院校；業務檔案；系部教師；建設；管理

高校教師是我國高等教育事業發展的主體，而高校教師業務檔案是高校教師在開展教學、科研、管理、育人、服務等各項工作中積累的文字信息、圖片資料和影音資料，客觀真實的反映了教師的教學水平、學術水平，科研能力等。為學習開展教育研究、教學評估等提供了依據。目前二本院校的系部教師業務檔案建設與管理還不夠完善，本文將論述系部教師業務檔案建設與管理的內容與價值，分析目前的建設與管理現況，提出對應的改善措施。

1.二本院校系部教師業務檔案建設與管理的內容與價值

1.1教師業務檔案建設與管理的內容

系部教師業務檔案，是指教師所在系部，在進行教師隊伍建設過程中建立的記載教師個人檔案、教學成績、科研資料及其它與教學或科研相關的資料。教師業務檔案是以教師為中心建立的完整業務檔案，是學校用來識別、評價教師隊伍的理論依據。系部教師業務檔案主要有以下幾類：個人基本情況材料，包括簡歷、各種證書等；各類教學材料，包括教學計劃、大綱、課件、論文等；教學改革材料，包括教學改革的立項資料、結題材料、課題論文等；科研材料，包括立項申請、結題報告，科研論文、創造發明等；獎懲材料，包括各類教學和科研方面的獎勵、教學事故登記等。

1.2教師業務檔案建設與管理的價值

系部教師的業務檔案在日常的教學管理工作中有著非常顯著的作用。通過對教師業務檔案的整理和分析，能夠反映出二本院校師資隊伍的實際情況，為學校管理者在進行師資隊伍規劃、學科建設、專業發展等重大學校發展問題決策時，提供更加科學、準確的決策依據。還能夠依據教師業務檔案建立學校人才庫，將現有師資隊伍進行縱向發展計劃和橫向比較，依據教師的學科學歷結構，年齡結構性別結構、職稱結構、科研成果等制定合理的師資隊伍調整規劃。

2.二本院校系部教師業務檔案建設與管理存在的問題

2.1缺乏規范的教師業務檔案管理制度

由于我國現行的各類高校管理條例和制度中沒有明確規定高校教師業務檔案的內容和分類，各個高校根據自身需求進行管理，沒有細致的流程和制度進行精細化管理。目前二本院校系部教師業務檔案存在需要什么就收集什么的現象，資料收集以后也沒有進行專業的歸檔和整理，導致大部分業務檔案內容殘缺，缺乏更新。而且管理機構也不夠明確，學校的各個職能部門都有參與，學校人事部門、教務部門、科研部門都收集自身相關的業務檔案，造成資料分散在各基層單位，缺乏統一的編研和統計分析。而且內容不夠完善，分類不夠清晰，分散保存和重復保存現象嚴重。檔案的真實性和有效性較低。

2.2檔案管理人員缺乏專業知識，管理設施簡陋

二本院校系部教師業務檔案的建設和管理是一項重要的基礎工作，需要有專業的檔案管理知識和完善的基礎管理設施。但是由于學校沒有重視起系部教師業務檔案的建設與管理工作，在工作要求、人員配置、資金投入等方面都有所欠缺。首先缺乏明確的工作目標，對教師業務檔案管理工作沒有指定業務目標，而檔案管理又是一項工作范圍廣、時間跨度長、內容繁瑣枯燥的工作，容易使管理人員倦怠。其次人員配置不足，教師業務檔案管理人員要么是相關基層單位或職能部門人員進行兼職管理，要么是缺乏檔案管理知識的非專業人員，導致教師業務檔案管理工作缺乏科學的管理模式，工作延續性較差。最后是資金投入不足，沒有符合檔案存放標準的設施與環境。教師業務檔案大部分處于散亂管理和堆存管理，隨著檔案文件的增多，檔案遺失、損壞的現象越來越嚴重。

2.3對教師業務檔案重視收集缺乏使用

二本院校建立系部教師業務檔案的目的是為教學和管理工作提供幫助。但是目前絕大部分二本院校的系部教師業務檔案只重視資料的收集和保存，而忽視了資料的開發和利用。業務資料檔案收集以后，單純進行立卷保管，被動提供查閱服務。而沒有對檔案進行編研，開發利用文件檔案中蘊含的價值，使得教師業務檔案的建設與管理失去意義。

3.二本院校系部教師業務檔案建設與管理的改善措施

3.1建立明確規范的教師業務檔案管理制度

要想做好教師業務檔案的建設與管理工作，就要建立并完善教師業務檔案的管理制度，讓教師業務檔案走上規范化、標準化、流程化的路線。首先明確定義教師業務檔案的內容與范圍，保證檔案文件歸檔時的全面與完整。確定歸檔的時間和歸檔的標準，成立專門的教師業務檔案管理部門。對存在于各職能部門的教師業務檔案進行整合管理，使其系統化。注重業務檔案資料的更新與共享，建立業務教師業務檔案的查閱和借用制度。還要適時開展教師業務檔案的展覽、公布等活動，主動服務于學校的各項教學管理工作，使其成為“活”資料，而不是“死”檔案。

3.2加強系部教師業務檔案管理人員的培訓，完善基礎設施建設

二本院校系部教師的業務檔案要設立專業的管理人員，負責對教師業務檔案進行管理、分類、審核以及編研工作。對業務檔案管理人員進行培訓和培養，讓他們掌握科學的檔案管理模式，具備使用計算機和網絡等信息化技術進行檔案的管理、共享能力。并且設立相關的考核制度，設立明確的工作目標，提高他們工作效率和責任心。還要加大對教師業務檔案建設與管理的資金投入，建設專業的檔案資料存放環境，配置相應的設備，使檔案存放條件達到“防盜、防火、防潮、防蟲、防高溫、防強光”的檔案存儲要求。

3.3開展系部教師業務檔案的編研、開發和利用

系部教師業務檔案中蘊藏的價值要通過編研、統計等措施進行發掘。首先，要將檔案進行系統的加工和整理，將其中具備實用性和規律性的結論歸納起來，把有價值的資料匯編成冊，提高利用和查詢效率。其次，還要對業務檔案中關于師資力量部分的資料進行統計分析，將不同學科、學歷、專業等方面的師資力量進行分析，直觀的展示學校目前師資隊伍建設情況，為學校領導進行師資隊伍建設規劃提供科學、準確的數據支持。再次，還要把教師業務檔案中關于科研、教學、教育改革等方面的資料進行整理研究。分析學校目前各學科教學、科研項目進展情況，對學校在學科調整、科研立項投入等方面提供理論依據。最后，開發并使用教師業務檔案管理的信息化共享系統。這里說的信息化共享系統，并非單純的將原始進行電子化，那樣和紙質檔案一樣只是存儲的信息，要開發便于訪問、管理、編研的檔案信息共享系統，可以讓管理者和教師不受地點和時間的限制，隨時查詢或管理業務檔案，實現系部教師業務檔案的數字化管理和網絡查閱功能。

4.結語

二本院校系部教師業務檔案的管理有著巨大的價值，我們要以專業、科學的角度看待教師業務檔案的建設工作。只有科學、高效、規范的管理教師業務檔案，才能充分發揮教師業務檔案在二本院校教學、科研、管理中的支持、佐證和參考作用。 [科]

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