淺談檔案信息電子化

趙銳前

隨著現代化建設步伐的迅速邁進和計算機技術的廣泛應用，辦公自動化已成為辦公領域中的必然趨勢并在許多地區和部門得以實施，這也給檔案管理的信息化、電子化帶來了新機遇。加快檔案信息電子化系統建設，實現檔案工作各個環節的計算機化，是實現檔案工作現代化，提高檔案系統整體功能的物質技術基礎和重要手段。

1.為什么要實現檔案信息電子化

1.1檔案信息電子化是社會發展的必然選擇

檔案信息電子化不是一種孤立的現象，它是社會主義現代化逐步實現的檔案管理系統和檔案管理制度的全面進步，是通過培養人，最終為實現社會主義現代化服務。檔案信息電子化是社會現代化的重要組成部分。要實現黨和政府提出的實現現代化的宏偉目標，關鍵是要全面提高檔案工作人員的整體素質，實施科教興檔，加大人才資源的開發，促使檔案信息電子化與我國社會主義現代化建設事業協調同步發展。

1.2檔案信息電子化是自身發展的必然趨勢

隨著我國經濟快速、協調、健康發展，綜合國力迅速增加，辦公自動化、無紙化的出現，使檔案的生成方式發生很大變化，諸如文件的起草、簽發、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。在為信息檢索者提供信息的時候，檔案工作者可以利用計算機對檔案信息進行“去粗取精，去偽存真”，使得機讀形式的檔案信息更具有系統性、真實性、有價值性，才能更好的發揮檔案信息的作用。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發展的必然趨勢。

2.檔案信息電子化的優勢

所謂檔案信息電子化，就是以館室藏檔案資料紙質或機讀形式為主要物質對象，用計算機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。它相對于傳統的紙質檔案具有以下四個優點：

（1）電子檔案信息可以直接由計算機等現代辦公設備迅速地處理和傳遞。

（2）利用現代化科學技術這個生產力，使檔案信息通過電子網絡傳遞實現信息資源共享。使電子檔案信息的利用不再受時間和距離的影響。

（3）保存電子檔案信息所需要的空間比紙質檔案小，可以節省空間。

（4）適應了黨案管理改革的需要，可以調動人的積極因素，提高工作效率和管理水平，使檔案管理工作更加科學化、規范化。

除此之外實現檔案信息電子化還具有可充分利用和發揮現有微機的潛能，提高利用率。目前，大多數檔案館（室）對計算機的應用單一，開發功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現代化設備不能盡其用。

3.目前檔案信息電子化面臨的問題

雖然實現檔案信息電子化是大勢所趨，但目前還面臨著一些急需解決的問題：

（1）沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，這制約了檔案信息電子化的進程。

（2）標準化、規范化工作有待提高。檔案自動化工作尚無統一標準，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。

（3）檔案的技術標準、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和發展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規定已不能完全適應。

（4）檔案信息管理人員的素質有待提高。實現檔案信息電子化，首先要有現代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。在引進現代化設備的同時也要管理人員素質的提高，才能真正實現檔案信息電子化。

4.檔案信息電子化建設的幾點建議

要提高檔案工作的整體水平，必須建立一個以檔案科教為先導，以檔案科研、教育創新為動力，以人才建設為基礎，以現代化管理為手段，以檔案檔案信息電子化為突破口，以提高質量、提高效率為重點的完整系統，檔案信息電子化建設是一項需要運用多種學科知識，多專業配合，多環節配套的復雜工程。下面就推進檔案信息電子化建設談幾點粗淺看法：

4.1實現電子化首先要做好電子文件的收集歸檔工作

做好電子文件的收集歸檔工作，是實現檔案信息電子化建設的重要前提和步驟。要做好電子文件的歸檔管理工作，首先要對應當歸檔的電子文件進行全面、系統地調查和了解并進行收集歸檔，然后還應采取相應的管理手段和技術措施以保證歸檔文件的真實、完整和有效。如果不采取有效措施做好電子文件的收集歸檔工作，就很容易使這些電子文件丟失或失真。做好電子文件的收集歸檔工作，不僅為電子化建設提供豐富的檔案信息資源，而且還可以減少檔案信息數字化的重復勞動。

4.2推進電子化，必須提高檔案標準化、規范化水平

目前，檔案信息電子化的現狀是檔案標準化、規范化滯后和應用軟件多亂，這些都嚴重影響了系統整體水平的提高。目前的主要矛盾不是硬件設備的缺乏，而是硬件的功能并沒有充分發揮。筆者認為對這一問題取得共識是電子化建設思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計算機系統擴大到整個檔案信息管理。這一認識上的轉變給我們的啟示是：檔案信息電子化的內涵包括檔案工作的各個方面和各個環節，其中首要的是檔案業務要規范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規范本身也是一個系統工程，要推進檔案信息電子化建設，必須抓好檔案標準化、規范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。

4.3要充分重視、重點抓好數據庫建設

目前檔案信息電子化系統從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統的過渡階段，完成這一步的關鍵在于數據庫建設。開發和建設數據庫系統是檔案信息工程的核心和基礎，是工程的主體。數據庫的含義是依托先進的信息技術對資料進行科學的管理和方便的使用。建立數據庫系統是一項長期的任務，要經過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。當前若能把綜合數據庫建立起來，將使電子化系統效率大大提高一步。

4.4電子化建設要著眼于提高系統的整體水平

根據系統論思想和集成化要求，檔案信息電子化建設的著眼點應是整個系統，組成系統的縱向和橫向的各個節點都應達到一定水平，并通過網絡加以聯通，這樣才能發揮整體優勢，提高系統的綜合能力。部分節點甚至一個重要節點的障礙，都可能造成系統的梗阻。當然，要求每個節點的裝備水平和應用能力齊頭并進是不現實的，不可能“齊步走”。鼓勵和支持先進單位提高水平，在一些單位進行較高水平的試點，以取得值得推廣的經驗，對整個系統是有利的，但其基本出發點應是為了提高系統的整體水平，只有少數先進的節點不可能組成先進的系統。

4.5推進電子化的同時還要注意檔案信息的安全

保證檔案信息的安全也是檔案工作的一項重要內容，所以要求系統在設計之初就應充分考慮到系統的安全應急措施、數據的異地備份等硬備份管理策略。同時要在網絡的基礎建設、系統升級、人文策略、系統權限等方面加強安全管理，保證檔案電子數據的真實性、穩定性。

4.6推進檔案信息電子化的關鍵是人才

人的因素在社會發展過程中一直占據主導地位，在實現檔案信息電子化的過程中也不例外，先進的設備也需要具備相應技術力量的人來操作，推動檔案信息電子化的骨干力量是計算機技術隊伍，其素質水平直接影響電子化水平的提高。檔案人員要做好電子文件的管理，既要懂得計算機技術，又要懂得進一步深化發展了的檔案學理論、原則和經過改革的檔案管理方法與技術，才能為加快實現檔案信息電子化建設提供充足的技術支持。 [科]