完善社會保險檔案管理 促進保險事業發展

鄧青松

【摘 要】隨著社會保險業務量和檔案數量的與日俱增，社會保險部門所承擔的社會保險業務檔案管理的職責也日漸沉重。由于沒有全國性的社會保險檔案業務管理標準和規定，各地業務檔案管理不盡統一，缺少規范，因此在具體工作中容易產生一些問題。本文主要針對這些問題，提出一些建議，以完善社會保險檔案管理，促進保險事業的發展。

【關鍵詞】社會保險；檔案管理；問題；建議

一、社會保險檔案的概述

社會保險檔案是國家檔案的組成部分，是各機關、企業、事業單位和各社會團體為其員工辦理社會保險、失業救濟保險、醫療保險及生育保險、工傷保險等各類社會保險項目過程中形成的，記載和反映每個員工參加各項保險統籌時間長短、繳費多少、因工作變動而至保險統籌關系轉接變動以及支用、計發養老待遇等情況，以一個單位、社會團體或以個人為單位分別集中整理保管起來，具有一定保存價值和實際工作查考利用價值的文件材料。

二、社會保險檔案的歸檔范圍

1.政策依據類：國家、地方出臺的有關社會保險制度及改革的政策法規，社會保險繳費、待遇支付辦法以及經辦機構工作方面的規范性文件。

2.業務憑證類：各類社會保險費用的扣繳憑證、匯繳憑證、轉接憑證、報銷憑證、支用憑證、理賠給付憑證等。

3.結算賬卡類：各項社會保險費用匯繳賬冊、支用給付賬冊、繳費花名冊、單位各項社會保險費用管理手冊、參保人員保險手冊以及保險統籌關系轉接清冊、轉接變更登記卡和職工各項保險管理卡片等。為便于管理利用，此類材料中凡涉及參保人員的各類手冊、資料、卡片等均應集中統一立卷，做到每人一份社會保險檔案案卷。

4.統計報表類：參保人員工資變動情況統計審核表、各類社會保險費用匯繳統計表以及支用給付統計表等。

5.離退休人員社會化管理類：離退休人員退休待遇、退休人員生存調查表采集的指紋存檔資料、離退休人員人事檔案管理、遺屬待遇的通知書和待遇決定書、遺屬待遇審批表，調整養老待遇、遺屬待遇的申報表。

6.電子檔案類：指社會保險工作實現辦公自動化以后形成的各種數字信息檔案等。

三、社會保險檔案管理的重要性

加強社會保險的檔案管理，是適應我國社會保險形勢發展的需要。社會保險的檔案管理工作關系著每個參保人的根本利益，社會保險部門不但要履行社會保障的責任，同時還要承擔起對離退休人員的社會化服務與管理職能。一個參保人從辦理參保手續之日起，到離退休結束領取保險金，中間還有可能面臨失業，人員的合理流動等諸多環節，需要辦理保險關系轉移和基金的轉入轉出手續，如此龐大的社會系統工程，若無具有創新的、行之有效的、完整準確的個人資料管理，社會保險部門的工作就會陷入困境，甚至會影響到社會的安全穩定。社會保險檔案管理工作要善于創新，以利于社保部門提高業務質量和辦事效率。只有從檔案資料的收集、整理到歸檔要形成一套行之有效的管理體系，社會保險檔案管理工作才能跟上社會形勢發展的步伐。

四、社會保險檔案管理存在的主要問題

1.思想認識不夠

由于社會保險檔案管理是一項新的工作，人們對其重要性普遍認識不到位。社會保險工作的重點都集中在擴大基本社會保險的覆蓋面，強化社會保險基金征繳和確保企業離退休人員基本養老金按時足額發放等方面，忽視了社會保險檔案管理，使社會保險檔案處于無序狀態，作用無法充分發揮。

2.管理制度不規范

從各地社會保險檔案管理現狀看，能夠嚴格按照國家檔案管理的有關規定管理社會保險檔案的社保經辦機構并不多，由于目前還沒有制定統一的社會保險檔案管理制度，缺乏統一的規范和標準，造成歸檔范圍不明確，社會保險文件材料收集不齊全，檔案管理方法不健全，丟失、涂改、損毀社會保險檔案的現象時有發生，影響了社會保險檔案管理的規范化、標準化。

3.專職人員難落實

有些社會保險部門檔案機構不健全，沒有專職或兼職人員管理檔案，嚴重影響社會保險檔案的質量。

4.保管條件差

由于場地限制和經費不足等問題，社會保險檔案管理始終未能列入社保經辦機構的議事日程，大多數社保經辦機構至今未設立固定的場所存放檔案，歷年累積的檔案只能由經辦人員分別保管。致使社會保險檔案存在諸多安全隱患，也給日常工作帶來不便。

五、完善社會保險檔案管理的建議

1.提高思想認識

社會保險部門要增強社會保險檔案意識，把這項工作納入本單位和本部門發展規劃和年度工作計劃，加大資金及人力投入，落實檔案存放場所，建立起社會保險檔案工作發展的長效機制，確保社會保險檔案工作健康發展。

2.加強業務建設，實現社會保險檔案工作的規范化和系列化

社會保險業務具有政策性強、涉及面廣、工作量大、專業性突出等特點，因此，其管理要統一規劃，合理布局，統一標準，分步實施。就是要根據社會保險檔案構成、規模、特點以及與其他業務的聯系，制定出社會保險檔案業務規范標準，使社會保險檔案業務工作有據可查，有章可循，并把這項工作總體目標分解到各職能部門的年度工作計劃，納入崗位責任制，以保證其順利進行。

3.建設專職隊伍，提高管理水平

針對目前社會保險檔案管理人員的業務素質偏低，不能適應當前的社會保險檔案管理需要的事實，社保部門應采取通過引進檔案專業人才，對現有社會保險檔案人員進行專業培訓的兩步一起走的方式進行，促使社會保險經辦機構隊伍整體素質得到提高，實現社會保險檔案標準化、規范化、精細化管理。

4.社會保險檔案要規范管理

對歷年積累的紙質檔案，可先按檔案的特點和形成規律，確定歸檔范圍，采用類別、年度和保管期限的分類方法進行科學分類和整理。對已破損的，需按要求進行裱糊，再根據國家檔案管理辦法，對應歸檔的資料進行標準化裝訂，填寫卷面，設立檔案全宗卷，按年度、按類別規范排列入柜。對歷年形成的電子介質檔案，也應按規范歸檔入室，并編制出各門類的檢索目錄，以便查找。

5.社會保險檔案管理要實現數字化、信息化、網絡化

要建立社會保險檔案數字檔案庫，加大信息數據的編纂力度。為了社會保險檔案信息資源的開發利用、提高檔案利用效率、保護實體檔案，還要建立社會保險檔案全文數據庫，通過掃描儀把利用頻率高，易磨損的檔案材料輸入到服務器或工作站中。社會保險檔案信息數據庫要實現網絡互聯、查詢快捷、資源互享。同時要健全和完善查詢方式，為廣大參保人員提供全方位的查詢服務。參保人員除了可以直接到各級社保機構經辦大廳的自助平臺查詢繳費情況和個人賬戶余額外， 還可通過撥打專設社會保障咨詢電話和登錄互聯網站等手段，做到足不出戶，便可方便地了解到所需各種有關信息。

結束語：

我國的社會保障體系正在不斷完善過程中，社會保險檔案管理也將隨之不斷發展。把握好社會保險的檔案管理環節，將會推動社會保險檔案管理規范化進程，保證社會保險檔案在服務社會保險經辦機構業務工作，維護廣大參保者切身利益和加強國家檔案資源建設方面發揮更大作用。

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