電子檔案和紙質(zhì)檔案利用的需求共性與差異

孟凡超

[摘要]所謂檔案，主要是指國(guó)家各個(gè)機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及我們個(gè)人在過去到現(xiàn)在，在各種社會(huì)實(shí)踐中所參與的各項(xiàng)活動(dòng)直接被保存下來的具有一定保存價(jià)值的各項(xiàng)記錄。檔案是人們?cè)趶氖赂黜?xiàng)社會(huì)活動(dòng)的過程中被有意識(shí)并且被直接保存下來的，主要的目的就是為檔案的利用者提供最直接的信息資源，滿足其檔案利用的需求。在現(xiàn)代化的社會(huì)，電力檔案相繼出現(xiàn)，它和紙質(zhì)檔案在利用需求上，有了一些變化，本文就分析了兩種檔案的利用需求和差異。

[關(guān)鍵詞]電子檔案;紙質(zhì)檔案;利用需求;差異

檔案的來源比較廣，涉及的內(nèi)容比較多，形式也多樣化，它是從文件轉(zhuǎn)化過來的。在信息時(shí)代，電子文件的形成和歸檔，以及傳送和保管的形式都和紙質(zhì)檔案的保管利用有所差距。電子檔案是將信息與電子載體有效的結(jié)合在一起，在檔案的保管的利用上更加方便，這也對(duì)紙質(zhì)檔案的發(fā)展帶來了影響。盡管這兩種檔案在保護(hù)技術(shù)上有所差距，但是也有一定的利用共性。

一、電子檔案和紙質(zhì)檔案的利用需求共性

從檔案本質(zhì)上來說，檔案的利用者對(duì)檔案的需求能直接體現(xiàn)出檔案存在的價(jià)值。所以我們先從檔案的利用者角度出發(fā)，來分析電子檔案以及紙質(zhì)檔案在利用需求上的共同特性。檔案在人們的生活中發(fā)揮著重要作用，而且已經(jīng)滲透到我們生活中各個(gè)層面，人們對(duì)檔案的利用需求也逐漸增大。從檔案的利用方面來看，不管是紙質(zhì)檔案，還是電子檔案，都能體現(xiàn)出相同的利用需求價(jià)值。首先體現(xiàn)出來的是社會(huì)性。檔案在社會(huì)的各個(gè)層面都有所利用，它能實(shí)現(xiàn)各種信息資源的共享作用，這一點(diǎn)在這兩種載體的檔案身上都有所體現(xiàn)，也都將各自的作用發(fā)揮了出來。檔案的利用信息都是以記錄的形式存在，發(fā)揮其借鑒的價(jià)值。其次體現(xiàn)出來的是層次性。人們從事的職業(yè)各不相同，也就直接體現(xiàn)了檔案的內(nèi)容也各不一樣，有些檔案的利用者利用的是一次檔案文獻(xiàn)信息，而有的則是二次或三次檔案文獻(xiàn)信息。在具體的檔案利用上，利用一次檔案文獻(xiàn)信息的主要是想要解決什么問題而去查找證據(jù);利用二次或三次檔案文獻(xiàn)信息的主要是想要完成什么研究的任務(wù)而去查找相關(guān)的依據(jù)。

（一）檔案利用需求具有多樣性和動(dòng)態(tài)性

1.多樣性。不管是紙質(zhì)檔案還是電子檔案，在利用需求上都會(huì)受到自身素質(zhì)、職業(yè)以及愛好等因素的不一樣而有所差別。在檔案利用需求的種類上，完全可以根據(jù)利用者的實(shí)際情況劃分，比如，根據(jù)需求有沒有表達(dá)來劃分能分成已經(jīng)表達(dá)和沒還表達(dá);根據(jù)需求的要求一致性來劃分能夠分成實(shí)際需求的和非實(shí)際需求的;根據(jù)需求的表達(dá)方式來劃分能夠分成主題需求和指名需求;還可以根據(jù)檔案利用者的類型來劃分，這樣能劃分成個(gè)人的需求、管理人員的需求以及科研人員的需求。利用檔案的人群呈現(xiàn)多樣化的特征，職業(yè)上各不相同，也就意味著人們的生活層次和愛好更加多樣化，所需的檔案利用需求也就呈現(xiàn)出多樣性。

2.動(dòng)態(tài)性。人們利用檔案還會(huì)受到時(shí)間地點(diǎn)以及利用條件變化的影響，檔案利用需求的方式會(huì)隨著各項(xiàng)條件的變化去決定，也會(huì)隨著科學(xué)的發(fā)展進(jìn)步而變化，檔案的服務(wù)工作和利用需求都會(huì)表現(xiàn)出相應(yīng)的動(dòng)態(tài)性，這也是檔案利用需求的變化所致。

（二）檔案利用需求具有重復(fù)性和誘導(dǎo)性

1.重復(fù)性。人們?cè)诶脵n案的時(shí)候一般都不會(huì)只利用一次，當(dāng)檔案的利用者在滿足了當(dāng)前的利用需求之后，一般都會(huì)有新的去求，在一些特定的條件下，對(duì)于檔案的利用需求就會(huì)呈現(xiàn)出重復(fù)性。

2.誘導(dǎo)性。這個(gè)需求主要體現(xiàn)在對(duì)檔案使用者的需求做出調(diào)節(jié)和引導(dǎo)。如果將檔案利用的環(huán)境和相關(guān)政策做出改變，這也會(huì)影響到利用者需求的轉(zhuǎn)移或者變化。比較明顯的就是，將一些不可利用的檔案轉(zhuǎn)變?yōu)槟軌蚶茫@樣就會(huì)對(duì)當(dāng)擔(dān)的利用者帶來一定的誘導(dǎo)。這種可誘導(dǎo)性的需求，能充分發(fā)揮出檔案資源的利用潛力，也更能表現(xiàn)出利用需求的共性特點(diǎn)。

二、電子檔案和紙質(zhì)檔案利用需求的差異

這兩種載體檔案的存在目的就是為人們所用，從而發(fā)揮其自身的利用價(jià)值，它們都是對(duì)社會(huì)和人們所服務(wù)的，盡管兩種檔案有諸多利用需求的共性，但也有一定的差異在其中。

（一）檔案利用需求的載體差異

從檔案的載體上來看，這兩種檔案的利用需求載體有很大的差異，從傳統(tǒng)的甲骨文、石刻、竹筒到現(xiàn)在的文字、聲像和圖片，都能運(yùn)用不同的技術(shù)方法將其有價(jià)值的信息長(zhǎng)期保存下來，在形成了檔案之后就獨(dú)立存在。在不借助任何技術(shù)的情況下人們就能識(shí)別檔案的載體和內(nèi)容，當(dāng)檔案內(nèi)容與其形成了關(guān)系之后就不能再分離，這足以說明，檔案和其載體是不能分開的，其載體也是檔案的重要組成。只要檔案的載體沒受到災(zāi)害，并且合理保存，就能夠長(zhǎng)期存在，這就是紙質(zhì)檔案的利用載體。而電子檔案在保存那些有價(jià)值的信息時(shí)，都是將其儲(chǔ)存在一定的設(shè)備中，而一旦生成了電子檔案，信息將不能離開這種設(shè)備和技術(shù)，也不能脫離這種載體而單獨(dú)存在。電子檔案的利用需求，主要就是通過計(jì)算機(jī)的系統(tǒng)對(duì)信息資源進(jìn)行識(shí)別和處理，并將其儲(chǔ)存在光盤和磁盤等介質(zhì)上，然后將數(shù)字代碼上傳至網(wǎng)絡(luò)，這是數(shù)字化記錄的方式，檔案的利用者要想利用檔案就要借助計(jì)算機(jī)設(shè)備來讀取使用。

（二）檔案管理方法的差異

由于紙質(zhì)檔案主要是通過專業(yè)人員收集整理來的資料，將其處理成完整的文件，然后再根據(jù)有利用價(jià)值的文件進(jìn)行分類，按照文件的內(nèi)容、來源、形式以及時(shí)間等各種聯(lián)系分別存放，最后再將這些分類整理好的文件材料移交到檔案部門管理。而電子檔案主要是通過計(jì)算機(jī)設(shè)備對(duì)文件進(jìn)行整理而形成的檔案，這樣的檔案不用分類，也不同組卷，工作你人員可以通過計(jì)算機(jī)的檢索功能從任何角度都能對(duì)檔案進(jìn)行組合、檢索和分類，并能清楚地體現(xiàn)出各個(gè)文件之間的相互聯(lián)系，比如文件的來源、時(shí)間、內(nèi)容等;所以也就不用對(duì)其進(jìn)行專門的分類和組卷等工作，這些檔案部門也就精簡(jiǎn)了很多職位。但是，電子檔案接收工作要比紙質(zhì)檔案接收工作要復(fù)雜很多，一般都是向檔案部門提交光盤和磁盤等介質(zhì)，或者直接進(jìn)入檔案部門的網(wǎng)址，從網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行文件的移交和歸檔工作，在檔案接收的時(shí)候，還要準(zhǔn)備相應(yīng)的設(shè)備，具有一定的網(wǎng)絡(luò)操作技術(shù)和熟料的業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)。同時(shí)，檔案部門還要配備相對(duì)應(yīng)文件格式的轉(zhuǎn)換設(shè)備，以方便檔案文件的統(tǒng)一轉(zhuǎn)換，避免有格式不識(shí)別的電子檔案出現(xiàn)。

三、結(jié)束語(yǔ)

在現(xiàn)代化的社會(huì)中，人們都對(duì)檔案資源有利用需求，檔案資源的共享也成為熱門的話題，在檔案信息網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)上也要以檔案管理的信息化為基礎(chǔ)。同時(shí)，電子檔案和紙質(zhì)檔案在利用需求上，也要各取所長(zhǎng)，補(bǔ)己之短，以實(shí)現(xiàn)檔案資源的整合，滿足人們的利用需求。

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