老年大學(xué)檔案工作探討

馬春娟

[摘要]老年大學(xué)作為終生教育后期極端的一個場所，其檔案既有一般檔案的共性，也有一定的特殊性，是學(xué)校工作人員、老師、學(xué)院等在長期教學(xué)工作、學(xué)校管理和學(xué)習(xí)活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、音響等不同形式的材料，是學(xué)校教學(xué)活動的真實記錄，全面反映了學(xué)校最基本的職能活動，是評價學(xué)校綜合辦學(xué)水平的“窗口”。

[關(guān)鍵詞]老年大學(xué);檔案工作;管理方法

根據(jù)目前老年大學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀，這里將從老年大學(xué)檔案管理的實際情況出發(fā)，簡要地介紹一下老年大學(xué)各類檔案的管理辦法。

一、老年大學(xué)文書檔案管理

老年大學(xué)文書檔案的管理辦法，可根據(jù)檔案管理的基本要求結(jié)合學(xué)校的實際情況來制定。文書檔案的立卷工作，有專門文書部門的老年大學(xué)，可按國家機關(guān)檔案管理的規(guī)定，由文書處理部門立卷，然后定期向老年大學(xué)檔案室歸檔。而在大多數(shù)的老年大學(xué)里，老年大學(xué)的機構(gòu)簡單、定員少，負責(zé)文書工作的人員一般是由辦公室的工作人員或者檔案員來兼任的，那么，文書檔案的立卷也就統(tǒng)一由他們來完成。文書檔案的立卷部門確定之后，經(jīng)過他們收集、整理、鑒定，形成內(nèi)容完整的案卷，應(yīng)于次年3月末之前向綜合檔案室移交歸檔。

二、老年大學(xué)教學(xué)檔案的管理

老年大學(xué)教學(xué)檔案材料收集、立卷系理工作，一般由老年大學(xué)的兼（專）職檔案人員負責(zé)。教學(xué)檔案材料的收集，必須在熟悉全校教學(xué)活動的基礎(chǔ)上，及時將各教學(xué)環(huán)節(jié)形成的教學(xué)材料，依據(jù)歸檔范圍收集齊全。并在熟悉文檔立卷、整理業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)上，做好文檔材料的分類、排列、組卷、定期保管等工作。于次年3月末之前，將教學(xué)檔案按規(guī)定移交檔案窒。老年大學(xué)綜合檔案室接收案卷后，要把教學(xué)檔案分類存放，以方便提供利用。

三、老年大學(xué)教師業(yè)務(wù)檔案的管理

教師業(yè)務(wù)檔案由學(xué)校教導(dǎo)處的專、兼職檔案管理人員負責(zé)整理、立卷、保管。由于反映教師業(yè)務(wù)情況的材料是多種形式的，除專門反映教師個人教學(xué)工作的材料外，還有涉及教師集體的材料，如：教師逐年逐學(xué)期的花名冊、逐月逐日的考勤原始記載，反映教師集體榮譽的材料等，因此，在管現(xiàn)上要分別進行管理。對反映教師集體工作情況的材料，可用“按問題分類”的方法進行組卷。于次年的3月份，向?qū)W校綜合檔案室移交。對專門反映教師個人工作情況的材料，可象人事檔案的管理那樣，采用“按人頭立卷”的方法分袋管理。即從教師入校授課時開始，不斷積累教師業(yè)務(wù)檔案材料，直到教師離開學(xué)校，依“檔隨人走”的管理原則，隨人而去。

有些材料必須具有憑證性標記的（如個人的簽字或加蓋個人印章，組織上簽署蓋章），手續(xù)必須完備。對屬于歸檔范圍但手續(xù)不完備的材料，應(yīng)將手續(xù)補辦完備后再行歸檔。在鑒別材料能否歸擋的同時，還應(yīng)注意把檔案中應(yīng)當具備而缺少的材料登記起來，以便有效地進行收集補充。

要妥善處理不應(yīng)歸檔的材料。以往由于教師業(yè)務(wù)檔案工作制度不夠健全和其他—些原因，有一些不屬于這類檔案范圍的文件材料也收集到一起來了。對此，應(yīng)首先將那些不屬于歸檔范圍的材料剔除。在向檔案部門移交時，要嚴格履行交接手續(xù)。

四、老年大學(xué)學(xué)生檔案的管理

老年大學(xué)學(xué)生檔案是人事檔案的主要內(nèi)容之一。在學(xué)校各個環(huán)節(jié)工作中，一定要注意學(xué)生檔案資料的形成。各老年大學(xué)都要有—名專、兼職人員負責(zé)學(xué)生檔案的管理。切實把學(xué)生檔案完善、管理起來。在管理形式上，學(xué)生檔案也象人事檔案一樣，是以人頭為單位建立、積累起來的，也要依“檔隨人走”的原則進行管理。末升學(xué)的學(xué)生檔案，可由學(xué)生檔案管理部門在學(xué)生畢業(yè)后，移交學(xué)校綜合檔案室進行統(tǒng)一管理。

五、老年大學(xué)聲橡檔案的管理

由于聲像檔案是以膠卷和磁性材料為載體的檔案，所以在管理上也有其特殊性。照片檔案主要由原版底片、翻版底片、照片及其文字說明構(gòu)成。原底片是照片檔案最原始的材料，是復(fù)制用的母片。翻版底片是為避免原底片在頻繁的使用過程中受到磨損而復(fù)制的底片。彩色底片不易保存，對比較珍貴的彩色照片可以復(fù)制一套黑白底片一并保存。照片即正片，歸檔時每張底片要附有照片，在原底片或翻版底片均已損壞或遺失時，可以用照片翻扣。隨底片同時歸檔的照片可做為檔案保存。文字說明材料即照片的標題和文字說明，與照片密不可分。一張照片如果沒有文字說明材料，其利用和保存價值也會受到影響。

錄音、錄像檔案，是記錄老年大學(xué)教學(xué)及教學(xué)管理活動的檔案。這種檔案，依載體形式分有盤式和磁帶式兩種。盤式的可分金屬模版和塑料模版兩種。

唱片（盤式）檔案在保存—般較耐久，一些具有珍貴保存價值的錄音和錄像，應(yīng)灌制在金屬模版的盤上，以利于長期保存。塑料唱片一般不作為檔案保存，但如果特別有價值的唱片的金屬模版已經(jīng)損壞，塑料唱片也可以作為檔案保存。另外，為了方便利用、保護金屬唱片，在保存金屬模版的同時，也應(yīng)當保存一套塑料唱片。

六、老年大學(xué)綜合檔案室的管理

加強對檔案的管理，有效的保護和利用檔案是科學(xué)地管理學(xué)校、提高教育教學(xué)質(zhì)量不不可缺少的一項重要工作。建立老年大學(xué)的綜合檔案室，是這項工作的基本保證。《機關(guān)檔案工作條例》第六條規(guī)定：“機關(guān)必須建立檔案室，成立相應(yīng)的檔案工作機構(gòu)，不需要建立檔案工作機構(gòu)的機關(guān)，應(yīng)配備專職或兼職的檔案工作人員。”辦學(xué)規(guī)模較大的老年大學(xué)應(yīng)設(shè)綜合檔案室，配備專職的檔案工作人員，規(guī)模較小的老年大學(xué)，要有兼職的檔案員，承擔老年大學(xué)各類檔案的收集、整理、保管工作。

1.老年大學(xué)檔案室工作的性質(zhì)

老年大學(xué)檔案室工作是學(xué)校工作的重要組成部分，是提高學(xué)校工作效率和工作質(zhì)量的重要條件.是維護學(xué)校歷史豆面貌的一項重要工作。它是國家檔案管理工作的基本組成部分，在上級檔案管理部門的統(tǒng)一管理下開展工作。

（1）老年大學(xué)檔案室工作是學(xué)校工作的重要組成部分，這是檔案工作的重要地位所決定的。老年大學(xué)檔案是反映學(xué)校活動的歷史記錄，是國家檔案管理工作的基本組成部分，同時又服務(wù)于老年大學(xué)的各項活動。因此它要求學(xué)校必須把檔案工作納入學(xué)校重要工作的議事日程，認真地、合理地解決機構(gòu)設(shè)置、人員配備、經(jīng)費和設(shè)備等實際問題。

（2）老年大學(xué)檔案室是提高學(xué)校工作效率和工作質(zhì)量的重要條件，這是由檔案工作的作用決定的。檔案具有憑證作用和查考作用，通過查考檔案，可有助于總結(jié)經(jīng)驗和繼續(xù)開展工作，同時還可以有效地節(jié)省時間、人力和資金。

2.老年大學(xué)檔案室工作的基本任務(wù)

老年大學(xué)檔案室工作的基本任務(wù)是根據(jù)《機關(guān)檔案工作條例》和《機關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》的要求來確定的。其基本任務(wù)是：（1）對學(xué)校各部門形成的各種文件材料的收集、立卷、整理和歸檔工作進行指導(dǎo)并監(jiān)督各項檔案工作制度的落實。（2）集中統(tǒng)一管理學(xué)校各門類和各種載體的檔案，并積極提供利用，為學(xué)校各項工作服務(wù)。（3）按有關(guān)規(guī)定做好檔案的移交工作。（4）完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它有關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作。

參考文獻

[1]張惠菊.老年大學(xué)檔案的形成及其特點[J].云南檔案，2007（06）.

[2]李婉月.開放檔案工作研究[D].武漢大學(xué)，2004年