項目監(jiān)理組織與參建各方的溝通協(xié)調分析探討

錢洪波

摘 要：隨著建筑業(yè)市場的快速發(fā)展和監(jiān)理行業(yè)市場競爭的日趨激烈，對監(jiān)理服務的各項工作提出了新的要求，尤其在組織協(xié)調方面。一個建設工程項目績效的好壞，一方面取決于項目各參與方的項目管理的水平，另一方面還取決于各參與方之間的有機協(xié)調和配合。為此，本文就項目監(jiān)理組織與參建各方的溝通協(xié)調，進行了相關的探討，以供廣大同仁參考借鑒。

關鍵詞：項目；監(jiān)理；組織協(xié)調；方法

引 言：在整個工程的建設過程中，項目管理總目標與各參與方目標之間是既相聯系又相矛盾的。因此，只有通過積極的組織協(xié)調，才能使項目各方彼此溝通，促使相互了解和理解，確保工程建設目標順利實現。

1項目監(jiān)理組織協(xié)調的基本含義

所謂建設工程監(jiān)理中的組織協(xié)調工作，是指為了實現項目目標，監(jiān)理人員所進行的監(jiān)理機構內部人與人之間，機構與機構之間以及監(jiān)理組織與外部環(huán)境組織之間的溝通、調和、聯合和聯結工作，以達到在實現項目總目標中，相互理解、信任、步調一致、運行一體化的工作。

2 項目監(jiān)理組織協(xié)調的基本方法

2.1交談協(xié)調

交談協(xié)調是指監(jiān)理人員與相關人員實行面對面或電話交談來解決問題的方法。該種方式往往可使參與人員留下深刻印象，因而可在一定程度上加強落實力度。

2.2 會議協(xié)調

監(jiān)理方采用會議協(xié)調的模式主要有工地會議、專題會議及監(jiān)理內部會議等形式。工地會議的任務主要是對照施工實際進度與施工計劃進行比較，對進度滯后情況分析其導致原因并提出合理建議，分析過程中出現的質量及安全問題，分析形成原因，制定糾正措施；專題會議則是不定期的根據項目實施過程中出現的進度嚴重滯后、工程出現重大變更等必須及時解決的質量或安全、技術問題而召開的協(xié)調會議；監(jiān)理內部會議則是定期召開的內部溝通協(xié)調的會議，其宗旨是溝通各方信息并對實際發(fā)生的問題進行答疑解惑，要求各方對實際問題各抒己見，最終能夠在專業(yè)知識豐富的總監(jiān)引導下對存在問題達成共識。

2.3書面協(xié)調

監(jiān)理人員通過采取會議紀要、工作聯系單、通知單及備忘錄等形式與相關方進行溝通協(xié)調，這既是工作需要也是監(jiān)理實施自我保護的方式。

3 項目監(jiān)理組織與參建各方的溝通協(xié)調

3.1 監(jiān)理組織與承包商溝通協(xié)調

工程實施過程中，監(jiān)理單位與施工單位始終是監(jiān)理與被監(jiān)理的關系。作為監(jiān)理，我們首先必須明白的一點是，所有的施工任務都必須依靠承包人來完成，承包人要完成任務，需要相關的組織機構、人員、設備、材料和技術管理。當承包人確定某個方案的時候，必須全面考慮質量、工期、費用之間的關系，也會考慮到制定的方法是不是容易被施工人員接受并順利實施的問題。但不少監(jiān)理的工作思路卻不是這樣的，有些人認為，監(jiān)理要控制，就是要讓承包人聽監(jiān)理的，否則就不能達到控制的目的。這是雙方所處角度不同的原因。承包人的施工是一個系統(tǒng)，編制的方案必須服從這個系統(tǒng)。我們作為監(jiān)理，關注的目標是不一樣的，也許我們更多的強調的是質量或工期，很少關注承包人實施施工所需的成本支出。這樣，難免在工作中出現意見分歧爭執(zhí)，甚至施工單位對監(jiān)理單位有抵觸情緒。所以，我們作為監(jiān)理應該充分理解施工的意圖，深入理解方案的精髓。而且應該掌握方案與資源之間的關系，這樣就有了一個共同的基礎。如果監(jiān)理簡單地說是與不是，同意與不同意，則無法與承包人達成共識，即使承包人表面上給予答應，事實上也不可能積極進行推廣，因為這樣的方案不一定對承包人有利，而要促進承包人努力實施監(jiān)理的要求和合同文件的要求，最好的方案應該是理解并掌握承包人的總體安排和具體的實施方案，這樣，才有實現目標的可能。所以，應該與承包人積極進行溝通和交流，讓施工單位了解監(jiān)理人員的職責所在，理解監(jiān)理人員的良苦用心，讓施工單位明白監(jiān)理單位與施工單位目的的一致性就很重要。對結構安全類存在的問題要講原則，對有一定彈性的問題可適當靈活。

3.2 監(jiān)理組織與建設方溝通協(xié)調

就關系而言，建設方與監(jiān)理方的關系是協(xié)議關系。只有讓建設單位充分了解監(jiān)理方的能力，對監(jiān)理服務可能達到的效果充滿信心，才可能對監(jiān)理方給予相應的授權，并在過程中積極支持監(jiān)理方開展工作。要達到這樣的效果，除了監(jiān)理方認真履行自己的職責，完成好本職工作以外，還要靠監(jiān)理方與建設方在整個建設過程中全面的、不間斷的溝通。通過溝通，監(jiān)理方可以了解建設方的意圖和需要的信息；通過溝通，建設方可以感受到監(jiān)理方在工程建設中起到的作用，這樣的結果就是溝通的目的。下面就淺談一下項目監(jiān)理部與建設方的溝通。

3.2.1 溝通的形式

溝通的形式是多種的，但歸納起來可以劃分為書面形式的溝通、會議形式的溝通、日常工作中的交流溝通等。

（1） 書面形式的溝通

包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理月報等等。

① 監(jiān)理規(guī)劃

監(jiān)理規(guī)劃是項目監(jiān)理部開展項目監(jiān)理工作的指導性文件，通過該文件，建設方可以對監(jiān)理工作計劃有一個較全面的了解。內容全面，針對性強的監(jiān)理規(guī)劃能夠讓建設方對監(jiān)理的工作能力充滿信心，并直接影響到建設方對監(jiān)理方的信任程度。

② 監(jiān)理月報

監(jiān)理月報是由項目監(jiān)理部每月底提交給建設方的階段性文件，監(jiān)理月報中所反映的對本工程建設的建議和意見，能讓建設方體會監(jiān)理方的責任感與專業(yè)性，是監(jiān)理方超前管理意識的一種體現，急工程所急，想工程所想的建議會使監(jiān)理方被建設方認同并感激。

（2） 會議形式的溝通

會議形式包括監(jiān)理例會以及技術交底會等。

① 監(jiān)理例會

一般都是由監(jiān)理方主持，參建各方參與的一種溝通形式。會議是一種高效的解決問題的溝通方法，監(jiān)理方在會議上不但要平衡各方意見，也要敢于表述自己的意見。監(jiān)理例會各有特點，但事實證明：拖踏冗長的會議會使參會各方（含建設方）感到反感，相反，精煉的會議能取得良好的效果，建設方也很愿意接受并積極參與此種交流。

② 技術交底會

這里所說的技術交底會是指就某個分項工程和工序，監(jiān)理方按照監(jiān)理實施細則以及相關規(guī)范，向承包方開展的技術和規(guī)定的交底，建設方做為旁聽，此種溝通形式專業(yè)性較強，要求監(jiān)理方做好充分的準備，要讓建設方感受到監(jiān)理方高水準的專業(yè)技術能力。通過這種溝通，建設方也會很認同監(jiān)理方這種做法。

（3） 日常工作中的交流溝通

日常工作中的溝通主要是通過交談的方法開展，通過交談可以反映一個監(jiān)理工程師的綜合素質，包括專業(yè)技術水平、應變能力、協(xié)調能力等等，所以應該支持并鼓勵這種溝通形式。

當然，不一樣的溝通形式會取得不一樣的效果，下面要談的溝通的時機與策略的選擇。

3.2.2 溝通時機與策略的選擇

溝通的時機和策略選擇因人、因時、因地、因事件不一樣而不一樣，不能一概而論。

（1） 重視溝通的時機與環(huán)境

監(jiān)理工程師溝通時應找準切入點，適時的展開溝通。另一方面，監(jiān)理工程師在任何情況下，即使有充足的理由，也應避免憤怒、喜樂等情緒波動，或者相反，因自責、愧疚而輕易承擔責任，溝通應是在一個理智、平和、友好的氛圍中開展。

（2） 監(jiān)理方與建設方產生較大分歧時的溝通

工程建設過程中，有時出現因某個問題監(jiān)理方與建設方產生較大分歧，當監(jiān)理工程師利用豐富的施工經驗不能說服建設方時，監(jiān)理工程師應提出“服從業(yè)主決定，保留監(jiān)理意見”，對此建設方會采取十分慎重的態(tài)度。

4 結束語

總之，組織協(xié)調是一種管理的藝術，最大限度地調動各方面的積極性、主動性，使大家能夠協(xié)同作戰(zhàn)，創(chuàng)造出“天時、地利、人和”的良好環(huán)境和工作氛圍，確保工程項目的目標順利實現。

參考文獻：

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