建筑工程檢測檔案的過期處理

洪巧燕

【摘要】優(yōu)化建筑工程檢測檔案是實(shí)施檔案庫藏資源配置合理，提升高效和提供更好服務(wù)的新時(shí)代需求。建筑工程檢測檔案室由權(quán)威的建筑工程監(jiān)督單位出具的，對建筑物的診斷具有權(quán)威性和憑證性應(yīng)該立檔保存，但對檢測單位檔案室長期發(fā)展來看，應(yīng)該結(jié)合單位實(shí)際情

況對過期的工程檢測檔案進(jìn)行銷毀處理。

【關(guān)鍵詞】建筑工程；檢測檔案；過期處理

建筑工程檢測檔案是由國家建筑工程質(zhì)量監(jiān)督檢測單位出具的，對委托方建筑物的整體或者部分的質(zhì)量、存在問題進(jìn)行實(shí)地測量過程中形成的系列資料。檢測檔案包含鑒定報(bào)告、委托單、合同和原始記錄等等。

1 做好建筑工程檢測檔案過期處理的重要意義與目的

檢測檔案是建筑單位檔案管理體系的重要組成部分，它真實(shí)地保留了建筑在一定時(shí)間內(nèi)的各項(xiàng)檢測結(jié)果的實(shí)際記錄，對建筑檢測工作有著重要的參考、查詢與信息利用等價(jià)值服務(wù)。隨著歷史時(shí)間的推移，很多建筑單位的檢測檔案都過期了，甚至早已超期的檢測檔案由于沒及時(shí)進(jìn)行過期處理，導(dǎo)致過期的檢測檔案逐年增加，不但加大庫房占有率，同時(shí)也加大檔案管理工作量，導(dǎo)致建筑單位在人、物及財(cái)力上消耗成本，而且還得不到檔案服務(wù)質(zhì)量與效率的提高。因此，對建筑工程檢測檔案過期處理工作的及時(shí)開展，是目前建筑行業(yè)面對的一項(xiàng)重要課題，有必要進(jìn)行專題研究。

2 建筑工程檢測檔案管理法規(guī)現(xiàn)狀

目前為止無論是國家住建部還是國家建筑工程質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)中心以及廣東省檔案局、廣東省質(zhì)監(jiān)局、廣東省建設(shè)廳都沒有出具明確的檢測單位關(guān)于建筑工程檢測檔案的管理細(xì)則，對于檢測檔案的保管問題一直是各單位根據(jù)自身狀況自由制定。山東省建筑工程質(zhì)量管理2006年頒發(fā)了山東省建設(shè)工程質(zhì)量檢測檔案管理辦法（暫行）》（魯建管質(zhì)安字〔2006〕42號(hào)）明確規(guī)定了檢測單位對檢測檔案管理事宜。42號(hào)文規(guī)定：“檢測檔案資料的保管期限分為長期、短期二種。檢測結(jié)果不合格項(xiàng)目涉及結(jié)構(gòu)安全的試塊、試件和有關(guān)材料以及地基基礎(chǔ)檢測、主體結(jié)構(gòu)工程現(xiàn)場檢測、鋼結(jié)構(gòu)工程檢測、建筑幕墻工程檢測的檢測檔案應(yīng)長期保存；其他列入施工技術(shù)資料的檢測項(xiàng)目檔案應(yīng)短期保存。法律、法規(guī)另有規(guī)定的，依據(jù)法律法規(guī)執(zhí)行。長期保管的檔案資料實(shí)際保管期限不得短于10年，短期保管的檔案資料實(shí)際保管期限不得短于5年。對保管期限已滿的檔案應(yīng)進(jìn)行鑒定。對確無保存價(jià)值的檔案登記造冊，按有關(guān)規(guī)定經(jīng)法定代表人批準(zhǔn)后進(jìn)行監(jiān)銷。”然而對于過了保管期限的檢測資料要對其進(jìn)行銷毀處理。由于對保存價(jià)值問題存在爭議，所以順德、番禺等檢測單位，雖然也對單位的檢測檔案保管期限進(jìn)行了10年、5年的劃分，但是對于過了保管期限的檔案卻依舊按照永久方式保存。

3 建筑工程檢測檔案保管和利用情況

3.1保管情況

建設(shè)單位目前有八個(gè)業(yè)務(wù)檢測部門，檢測面積涉及地基、結(jié)構(gòu)、建材、路橋、建筑節(jié)能、物理研究、設(shè)備儀器等各個(gè)方面，自從1984年開展檢測業(yè)務(wù)開始保存了大量的檢測檔案，2000年進(jìn)行了部分過期設(shè)備檢測檔案的銷毀處理，2001年至今的工程檢測檔案已經(jīng)堆積了單位兩個(gè)百平米以上的庫房，并且檢測檔案目前也在約5萬份/年的速度遞增。

3.2利用情況

建筑工程檢測檔案是否需要保管取決于檔案的利用價(jià)值，單位檔案保存是對未來管理風(fēng)險(xiǎn)的一種預(yù)防措施，檔案利用是檔案管理的出發(fā)點(diǎn)也是立足點(diǎn)。然而建筑單位檢測檔案利用特點(diǎn)如下分布：

第一，從利用對象來看，利用對象局限于建筑單位業(yè)務(wù)開展部門，從來沒有過委托方來單位查詢相關(guān)鑒定報(bào)告和檢測檔案，檢測檔案的利用對象相當(dāng)單一。

第二，從利用方式來看，業(yè)務(wù)部門對建筑工程檢測檔案的利用表現(xiàn)在數(shù)據(jù)、檢測類目、原始記錄情況等相關(guān)記錄的查詢，檢測檔案的作用局限于部門資料參考，作為檔案的原始憑證作用并不十分凸顯。

第三，從利用頻率來看，因?yàn)楦鳈z測部門檢測系統(tǒng)中都有保存相關(guān)的檢測資料的電子版，部門資料庫中檢測資料和單位檔案室中庫存檢測檔案有大面積重合，因此對于單位檔案室的檢測報(bào)告利用頻率相當(dāng)?shù)汀?/p>

第四，從利用范圍來看，各業(yè)務(wù)部門對檢測檔案的利用主要分布在近5年內(nèi)，對于7 年前的檢測檔案利用率接近于總利用率的百分之一，對于10年前的檔案利用率等于零。

4 過期建筑工程質(zhì)量檢測檔案具有銷毀處理的可行性

根據(jù)國家現(xiàn)有的檔案制度、其他省份關(guān)于工程檢測檔案的相關(guān)規(guī)定結(jié)合檢測檔案實(shí)際應(yīng)用價(jià)值，我們單位檢測檔案管理最大問題就是有限庫容和新增檔案之間的問題。解決這類問題就必須對到期檔案進(jìn)行銷毀或者處理，從現(xiàn)有關(guān)于檢測檔案的法規(guī)文件和本單位實(shí)際情況，對到期檢測檔案銷毀具有可行性。

第一，國家建設(shè)部141號(hào)令文件第14條明確規(guī)定“第十四條檢測機(jī)構(gòu)完成檢測業(yè)務(wù)后，應(yīng)當(dāng)及時(shí)出具檢測報(bào)告。檢測報(bào)告經(jīng)檢測人員簽字、檢測機(jī)構(gòu)法定代表人或者其授權(quán)的簽字人簽署，并加蓋檢測機(jī)構(gòu)公章或者檢測專用章后方可生效。檢測報(bào)告經(jīng)建設(shè)單位或者工程監(jiān)

理單位確認(rèn)后，由施工單位歸檔。”141號(hào)令明確了檢測報(bào)告的責(zé)任保管單位是建筑工程的施工單位，施工單位應(yīng)該對工程檢測檔案進(jìn)行永久保存，而檢測單位不是檢測檔案的責(zé)任保管單位，因而可以根據(jù)實(shí)際情況酌情考慮保管期限，并對定期對到期失去保存價(jià)值的檢測檔案進(jìn)行銷毀處理；

第二，根據(jù)市場情況，工程檢測檔案中核心文件鑒定報(bào)告委托方也有，建筑單位保存的并不是孤本；

第三，山東省工程質(zhì)量管理局42號(hào)文件也明確規(guī)定了不同類別檢測檔案的保管期限問題，國家檔案法明確規(guī)定必須對到期檔案進(jìn)行銷毀。對廣東省檢測檔案保管具有借鑒作用；

第四，根據(jù)建筑單位檢測檔案利用情況來看，檢測委托方和外單位對本單位檢測檔案的利用近三十年未出現(xiàn)過，建筑單位對十五年前的檢測檔案率也非常低，而且利用目前我們的保存成本已經(jīng)遠(yuǎn)大于利用價(jià)值。

5 建筑工程檢測檔案的過期鑒定與處理

（1）開展鑒定前調(diào)查。開展過期檢測檔案鑒定前的調(diào)研工作，確定過期的檢測檔案鑒定的范圍及數(shù)量，制定工作計(jì)劃和方案，對鑒定工作進(jìn)行統(tǒng)籌安排。

（2）制定鑒定標(biāo)準(zhǔn)。過期的檢測檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)主要是依據(jù)保管期限表，而目前我國的檢測檔案保管期限表存在一些不足，在具體工作中需按照保管期限表，靈活運(yùn)用鑒定原則，并在實(shí)踐的基礎(chǔ)上不斷修改和完善保管期限表。

（3）對過期的檢測檔案處理。對于一些沒有價(jià)值的過期檢測檔案，逐卷編制銷毀清冊及時(shí)處理，同時(shí)檔案庫房還可以充分利用一些待處理的檢測檔案，可以將這些檢測檔案退回需要文件的原檔案單位，用于開展館際交流、教學(xué)、展覽、流通等。這不僅可以使擠占庫房卻不敢輕易處理的過期檢測檔案有了很好的出路，而且也帶動(dòng)了其他方面的工作，一舉多得。

做好過期檢測檔案處理的后續(xù)工作。重新清點(diǎn)庫存檔案，做到帳物相符；收集過期檢測檔案處理工作中形成的一系列文件材料，分類整理、歸檔保存。

6 結(jié)束語

綜上所述，對于檢測單位工程檢測檔案的管理應(yīng)該視情況而定，單位有條件的可對工程檔案進(jìn)行永久保存，單位不具備保存條件的，可以對實(shí)際保管期限已滿而且已經(jīng)沒有實(shí)際價(jià)值的工程檢測檔案進(jìn)行銷毀處理。

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