淺談銷售費用管控的建議

姜蓉蓉

【摘要】 隨著市場的不斷發展，市場對產品突顯出個性化的需求更強，對產品的性價比要求更高，這使得競爭更為激烈殘酷。為了能贏得更大的市場空間，在保證產品質量的同時，銷售模式多元化，強化產品宣傳及推廣，以客戶為中心的銷售理念，也成為企業生存的必要條件，與此同時，與之相對應的費用支出也越來越多，企業的運行成本隨之攀升，針對此項費用制定有效、合理的舉措（規章）對企業的費用管理控制具有重要的意義。根據歷年的數據統計，剖析銷售費用的來源，找出實際管理中存在的問題，造成超支的原因等相關問題進行探討，提出加強銷售費用管控的對策與建議。

【關鍵詞】 銷售費用 超支 措施

現今國內的裝備制造業總體發展已處于產能過剩的階段，整個市場環境供大于求，企業的生產及營銷模式已逐步向客戶導向型轉變，這意味著企業將在營銷環節上投入更多，致使費用增加。針對目前的市場變化，分析企業銷售費用報銷的規章制度及管理理念，揭示實際工作中發現的利與弊，提出合理建議顯得日趨重要。

一、現行銷售費用報銷的模式及規章制度

1、現行銷售費用報銷的模式

企業現行的費用報銷普遍采用手工填單報銷模式，業務員提供報銷單和發票，由銷售費用會計進行發票驗證和審核，再由銷售費用主管會計審批，填寫資金審批表，由業務員帶表逐級經部門領導審批，再由財務預算中心確定預算內外，最后又由財務部長簽字同意，出納付款，財務記賬。

2、現行的規章制度

（1）報銷范圍

適用銷售費用分類：涉及營銷部門的費用，采取分戶報銷管理。

（2）銷售業務開展費用包括個人費用、地區銷售費用

個人費用主要是指業務員的差旅費、交通費、通訊費、郵寄費；地區銷售費用是指業務員為開展競標工作必須發生的零星花費，包括業務招待費、辦公費等。

3、銷售費用的預算

銷售費用的預算由營銷各部門費用報銷負責人每月月初根據銷售任務進行費用預算，并由營銷主管領導審核，報財務部進行匯總，用于每月費用的控制。

4、費用報銷標準根據公司具體文件執行

（1）差旅費、交通費、住宿費、補貼等按員工職位、職稱和地區給予報銷。

（2）招待費：實報實銷（注：僅限負責接待人員報銷招待費）。

（3）車輛使用費：營銷各片區經理、業務員憑票限額報銷。

（4）通訊費：片區經理每月實報實銷、業務員按限額報銷。

（5）辦公費：按各部門需求量做計劃購買。

（6）廣告、宣傳、會務等：根據工程量的大小做預算及實施方案來定。

二、實施過程中的問題

在財務工作當中，費用報銷經常會遇到各種各樣的問題。

1、規章制度不建全

有些之前未發生過的費用，文件中沒有明確規定是否給予報銷并制定相應的報銷標準等。例如：采暖費、服裝費等，需要報銷時才能判斷是否能給予報銷、報銷標準和審批流程，增加報銷人員審批手續，導致報銷人員情緒不滿。

2、不控制成本

在業務招待費和車輛管理費上尤為明顯，招待費實報實銷，其中有部分業務部門審批時未檢查是否在合理范圍內、是否真實發生，例如有些公司為控制成本實行費用改革，但改革之后，同期對比費用比往年高出許多。

3、報銷時段

企業對報銷時段沒有一個明確的規定，因各種原因致使單據移交報送不及時，往往都是到再次出差前送來并催促報銷，這樣容易忙中出錯，應該對報銷時段做出規定。

4、發票錯誤較多

發票開具公司名稱錯誤，經常出現簡稱或加上片區名稱等現象，發票上蓋的發票專用章有問題，手工更改發票信息、增值稅發票項目填寫不全或錯誤容易導致稅務風險，間接造成公司損失。

5、票據粘貼不規范

票據粘貼應該是左邊、正上方都要留有一定的空位留做裝訂，但是大部分都是頂頭粘貼或粘貼不穩，造成后續財務憑證裝訂麻煩。

三、問題來源分析

1、成本控制意識不足

業務部門成本控制意識淡薄，不重視成本管理，績效考核導向使業務部門更注重于追求產值、產量和收入指標的完成。部門負責人審核報銷費用時不根據預算，不考慮現金流，或者因其他非不可避免性原因，不仔細審核費用的相關情況，是否存在重復報銷，是否在預算范圍內，盲目簽字。

2、銷售費用支出膨脹

近年銷售費用在逐年增長，主要原因是企業經營者急于搶占市場而被迫采取不切合實際的營銷策略，主要表現為：差旅費、業務招待費、車輛使用費等費用的增加，而且其中包括少部分存在弄虛作假、報銷不真實不合理費用。此外為積極拓展市場，大量投入建設銷售渠道，未考慮成本效益原則，廣告參展費和銷售收入比偏高，企業現金凈流量減少，影響資金周轉。

3、費用的處理流程過于繁瑣

費用報銷需經過很多的程序，而且仍然是手工填單報銷模式，審核單據很繁瑣，不僅消耗了大量的人力財力，更是加重了報銷工作人員的工作量。不論金額大小都要填寫大量的報銷單據，且必須經過多層部門審核簽字，假設各個環節流轉均很順暢，員工可以及時完成報銷流程，但是僅僅是理想狀態下的結果，在大多數情況下是員工填好紙質的報銷單據后，因某個環節造成延誤，很可能增加報銷人員的頻繁催促，同時存在費用報銷流程長、費用管理效率低、財務信息滯后等問題。然而這些復雜的審核流程僅僅是走過場，并沒有真正的起到審核監督的作用。

4、規章制度的執行力不強

規章制度首先是應用于標準化管理，將銷售人員業務活動予以制度化。全面完善的規章制度，公司內部員工工作積極性可以得到廣泛調動，工作中能按規章制度來執行，然而現在工作中遇到的種種問題，導致規章制度沒有發揮到真正的作用。

四、應采取的改善措施

1、完善內控體系、預算體系

公司應該對各部門加強成本控制和預算知識方面的培訓，特別是費用預算更為重要，費用預算既是費用管理工作的基礎，又是企業預算管理工作的重要組成部分，對保障企業正常經營，促進企業高效管理和提升企業獲利能力發揮著十分重要的作用。從費用預算的編制、費用開支的監控和預算執行的考核等方面，完善并不斷強化費用預算管理工作。推行全員參與、全過程管理、全方位監控的全面預算管理體系，將預算管理的思想納入整個經營管理過程中，堅持量入為出的原則。

2、提高公司人員素質

（1）加強對管理層人員的培訓。公司應該對領導層加強成本控制和預算知識方面的培訓，使領導人能在職權范圍內盡職盡責地做好監督工作，使公司的費用控制與管理的目標切實落到實處。

（2）加強對員工的培訓。公司還應該加強對公司員工的培訓，在公司經營管理的實踐過程中實施目標管理，將費用控制的全過程納入目標管理，讓費用控制與管理的目標落實到各個部門與人員，并且采取零基預算方法對費用進行管理與控制，費用隨著公司和和市場的變化而變化，使公司全體成員控制期間費用的意識不斷提高，以達到控制期間費用的目的。

3、建立嚴格、合理的銷售費用審批制度

公司應該按照實際情況整合現有費用報銷文件，完善銷售費用報銷標準，統一報銷單據和超標流程，并采取科學合理的管理模式來優化審批效率。

4、實施網絡費用報銷系統，提升財務管理控制力

針對傳統報銷費用的繁瑣，應在信息化建設中導入網上費用報銷系統，實施卓越的內部財務控制，將現在內控整體提升為企業管理決策層面的控制。提高工作效率，審批過程不再需要員工拿著單據在各審批人辦公室、財務部門之間來回折返。提升審批效率，即使審批者出差在外，也不影響報銷流程。

5、制定獎懲制度

為更好地貫徹報銷制度的實施，避免違規現象的出現，使報銷人自覺的遵守制度，應制定條例。對于營私舞弊、弄虛作假的情況不予報銷。對已經報銷的，除退回違規報銷金額外，同時對報銷人予以一定的罰款。財務部審核人員審核不嚴使公司造成損失的，對財務審核人員按違規報銷金額給以一定的罰款，審批人對違規報銷或審核不嚴給公司造成的損失承擔連帶責任。財務人員及報銷人員能夠按照公司規章制度來完成，應該給予績效獎勵。

五、總結

在市場競爭日趨激烈的當今社會，公司要發展必定離不開費用的管理。針對公司在費用的預算上存在部門包辦、編制與公司實際相脫離的問題，公司應該采取各部門協同制定公司的費用預算指標體系的辦法，以及依據公司實際及市場發展狀況制定出合理費用指標體系并落到實處。同時，針對公司在費用報銷管理上存在的問題，公司建立嚴格的銷售費用審批制度、實施網絡費用報銷系統的管理等。針對公司費用管控上存在的問題，包括財務人員專業素養及管理治理層，公司應通過采取措施來提高財務人員專業素養并嚴格落實內控制度。只有健全了費用的管理，公司才能形成一個有效的費用管理系統，更加高效地控制費用，達到降低費用、提高利潤的目的。

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（責任編輯：陳丹）