云筆記與學(xué)習(xí)者個(gè)人知識(shí)管理
——以有道云筆記為例

☆潘清燕 聶竹明

（安徽師范大學(xué)教育科學(xué)學(xué)院，安徽蕪湖241000）

云筆記與學(xué)習(xí)者個(gè)人知識(shí)管理
——以有道云筆記為例

☆潘清燕 聶竹明

（安徽師范大學(xué)教育科學(xué)學(xué)院，安徽蕪湖241000）

本文對(duì)個(gè)人知識(shí)管理和云筆記的知識(shí)進(jìn)行概述，了解、分析了云筆記在學(xué)習(xí)者個(gè)人知識(shí)管理中的應(yīng)用意義，然后，通過(guò)介紹如何運(yùn)用有道云筆記進(jìn)行個(gè)人知識(shí)的管理并給出具體應(yīng)用實(shí)例，最后提出了筆者對(duì)云筆記在個(gè)人知識(shí)管理中的應(yīng)用建議，希望為學(xué)習(xí)者個(gè)人知識(shí)管理提供方法借鑒。

學(xué)習(xí)者；個(gè)人知識(shí)管理；云筆記；有道云筆記

一、引言

在知識(shí)大爆炸的時(shí)代，知識(shí)已經(jīng)成為個(gè)人競(jìng)爭(zhēng)力的主要源泉，有效的個(gè)人知識(shí)管理可以幫助個(gè)人對(duì)知識(shí)進(jìn)行高效的利用，從而有效提升個(gè)人的競(jìng)爭(zhēng)力。

隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來(lái)，信息鋪天蓋地，面對(duì)這些海量信息，個(gè)人知識(shí)管理急需合適的工具來(lái)支持。正所謂“工欲善其事，必先利其器”，云筆記就是個(gè)人知識(shí)管理的一個(gè)“利器”。目前，國(guó)內(nèi)外對(duì)學(xué)習(xí)者個(gè)人知識(shí)管理的研究較多，但基于云筆記在學(xué)習(xí)者個(gè)人知識(shí)管理中應(yīng)用的研究屈指可數(shù)，“云筆記”是新世紀(jì)的一個(gè)新名詞，人們對(duì)其的研究還不夠深入。據(jù)調(diào)查分析，學(xué)習(xí)者個(gè)人知識(shí)管理主要存在以下問題：一是學(xué)習(xí)者的個(gè)人知識(shí)管理意識(shí)比較薄弱，課后或者網(wǎng)上搜集材料后幾乎不作整理，雜亂無(wú)章；二是沒有備份資料的習(xí)慣，一旦遇到系統(tǒng)故障、移動(dòng)磁盤丟失，往往導(dǎo)致資料丟失等；三是雖然網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)手段很多，但是大部分學(xué)習(xí)者還是習(xí)慣使用紙質(zhì)存儲(chǔ)的方法；四是雖然都擁有電腦、移動(dòng)磁盤和手機(jī)但真正用于知識(shí)管理的不多［1］。為了解決以上問題，幫助學(xué)習(xí)者不斷提升自我競(jìng)爭(zhēng)力，筆者對(duì)云筆記在學(xué)習(xí)者個(gè)人知識(shí)管理中的應(yīng)用做了一定研究，結(jié)合筆者使用有道云筆記進(jìn)行個(gè)人知識(shí)管理的情況，對(duì)在云筆記中進(jìn)行個(gè)人知識(shí)管理提出了一些建議。

二、個(gè)人知識(shí)管理的概述

目前，國(guó)內(nèi)外對(duì)個(gè)人知識(shí)管理并沒有給出一個(gè)統(tǒng)一的定義。較為寬泛的定義主要是由美國(guó)的Paul A.Dorsey（2000）教授提出的——“個(gè)人知識(shí)管理應(yīng)該被看作既有邏輯概念層面又有實(shí)際操作層面的一套解決問題的技巧與方法”［2］。

筆者認(rèn)為，個(gè)人知識(shí)管理（PersonalKnowledge Management，PKM）就是將對(duì)個(gè)人有利的信息進(jìn)行收集、管理（存儲(chǔ)、創(chuàng)新）和使用（交流、共享），整合為個(gè)人的信息資源并存儲(chǔ)到個(gè)人的知識(shí)庫(kù)中，形成個(gè)人的知識(shí)體系，從而提高個(gè)人競(jìng)爭(zhēng)力。通過(guò)個(gè)人知識(shí)管理，讓個(gè)人擁有的各種資料、隨手可得的信息變成有更多價(jià)值的知識(shí)，從而最終有利于自己的學(xué)習(xí)、工作和生活，其定義結(jié)構(gòu)如圖1所示。

圖1　“個(gè)人知識(shí)管理”定義的結(jié)構(gòu)

比爾蓋茨認(rèn)為：“收集、管理和使用信息的方式，決定了你的輸贏。”IDC的研究報(bào)告顯示，知識(shí)工作者做的90%的所謂“創(chuàng)新工作”是重復(fù)工作，因?yàn)檫@些知識(shí)已經(jīng)存在。另一份研究報(bào)告顯示：知識(shí)工作者1/3的時(shí)間用在了尋找某些他們永遠(yuǎn)沒有找到的信息上［3］。

在今天這個(gè)網(wǎng)絡(luò)高度發(fā)達(dá)的時(shí)代，學(xué)習(xí)者受到更多的是信息教育，面對(duì)著鋪天蓋地的網(wǎng)絡(luò)信息，該如何收集、管理和使用這些信息，這對(duì)于學(xué)習(xí)者自我競(jìng)爭(zhēng)力的提升有著重大的意義。學(xué)習(xí)者通過(guò)有目的、有計(jì)劃的管理信息，把網(wǎng)絡(luò)或生活中網(wǎng)狀的信息樹形化、線性化，從而使信息有效組織成符合人腦的邏輯，既方便收集信息，又方便管理和使用信息。簡(jiǎn)而言之，個(gè)人知識(shí)管理的意義如表1所示。

表1　個(gè)人知識(shí)管理的意義

三、云筆記的概述

什么是云筆記？有道云筆記產(chǎn)品負(fù)責(zé)人蔣煒航為云筆記概括了兩點(diǎn)特征：一是強(qiáng)大的云存儲(chǔ)服務(wù)后臺(tái)，二是多種友好的記錄方式［4］。

蔣煒航指出，云筆記，簡(jiǎn)單的說(shuō)，就是通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)將原先在本地的筆記功能移到云端——數(shù)據(jù)中心（IDC）中來(lái)實(shí)現(xiàn)。由于數(shù)據(jù)保存在云端，用戶可以通過(guò)自己的賬戶和密碼，在任何一個(gè)接入網(wǎng)絡(luò)的設(shè)備上訪問、整理、查找自己的筆記。這種形式特別適合用于存儲(chǔ)空間和處理能力都有限的移動(dòng)設(shè)備。此外，目前的云筆記類產(chǎn)品大都提供本地備份和同步功能。本地備份使得用戶在離線狀態(tài)下也能夠訪問自己的筆記；而同步功能使得各個(gè)本地備份（假設(shè)用戶有多臺(tái)設(shè)備）和云端上的筆記內(nèi)容保持一致［5］。

簡(jiǎn)而言之，云筆記就是指通過(guò)跨平臺(tái)來(lái)處理個(gè)人筆記的工具，它可以幫助用戶簡(jiǎn)單快速地收集、管理和使用各種信息。只要用戶下載“云筆記軟件”并注冊(cè)后，就可以在PC、智能手機(jī)或其他移動(dòng)設(shè)備上自由地使用。

云筆記便捷易用，筆者通過(guò)比較多款不同的云筆記，將云筆記最主要的常見功能歸納為以下幾種（如表2）。

表2　云筆記的功能

云筆記有多種，這里筆者主要介紹目前市場(chǎng)上較為流行的五種，包括Evernote（印象筆記）、云筆記、有道云筆記、為知筆記、麥庫(kù)記事。

圖2　云筆記的幾種相關(guān)軟件

四、有道云筆記在學(xué)習(xí)者個(gè)人知識(shí)管理中的應(yīng)用

1.筆記的收集

這里筆者介紹兩種常用的方法。方法一是直接新建筆記，有道云筆記支持豐富的筆記格式，還可以在筆記中插入圖片，或者PDF、TXT、Word，Excel、PPT等格式的附件；方法二是網(wǎng)頁(yè)剪報(bào)，網(wǎng)頁(yè)剪報(bào)可以幫大家一鍵保存網(wǎng)頁(yè)內(nèi)容和網(wǎng)址，并可在有道云筆記中方便地管理。網(wǎng)頁(yè)剪報(bào)功能具體有以下幾種用法：保存整個(gè)網(wǎng)頁(yè)、保存正文、保存部分網(wǎng)頁(yè)、保存網(wǎng)址。

2.筆記的管理

設(shè)立分組。有道云筆記新建筆記中有三個(gè)選項(xiàng)，新建筆記、新建筆記本、新建筆記本組，可以理解為，建立筆記目錄時(shí)最多可以建立到三級(jí)目錄。筆記本組是一級(jí)目錄；筆記本是二級(jí)目錄；筆記則是三級(jí)目錄（如圖3）。

圖3　有道云筆記中新建筆記選項(xiàng)與目錄各級(jí)對(duì)應(yīng)關(guān)系

添加標(biāo)簽。標(biāo)簽可以添加多個(gè)，可以自己手動(dòng)添加，也可以使用推薦標(biāo)簽（如圖4）。

圖4　有道云筆記中標(biāo)簽的添加

3.筆記的使用

有道云筆記中查找筆記的方法分為兩種。方法一是直接在“我的筆記本”中按事先分類好的邏輯結(jié)構(gòu)查找；方法二是使用搜索功能，在搜索框中輸入搜索的關(guān)鍵字，在“所有筆記”的下拉框中選擇搜索范圍，該方法方便在眾多信息中迅速定位想要的筆記（如圖5）。

圖5　有道云筆記中筆記的查找方法

有道云筆記可以把筆記分享給他人（如圖6）。將筆記中的內(nèi)容進(jìn)行分享有多種分享方式，包括分享鏈接，發(fā)送郵件，分享筆記給指定賬號(hào)、分享筆記到新浪微博、騰訊微博、網(wǎng)易微博。

圖6　有道云筆記中筆記的分享

4.筆記的安全性

在個(gè)人知識(shí)管理過(guò)程中，個(gè)人知識(shí)的安全性也是非常重要的。由于云筆記應(yīng)用將用戶的筆記和文檔都保存在云端服務(wù)器，所以安全性比傳統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)硬盤等網(wǎng)絡(luò)儲(chǔ)存應(yīng)用有明顯改善［6］。有道云筆記登入密碼；筆記二次加密，在啟動(dòng)筆記、最小化、或者一段時(shí)間內(nèi)無(wú)操作時(shí)會(huì)進(jìn)入鎖定狀態(tài)，輸入鎖定密碼方可進(jìn)入；閱讀密碼，可以為每篇筆記或一個(gè)筆記本進(jìn)行加密設(shè)置，使個(gè)人隱私數(shù)據(jù)能夠得到進(jìn)一步保障。加密的方法很簡(jiǎn)單，例如在有道云筆記電腦版中，找到要加密的筆記或筆記本，然后用右鍵點(diǎn)擊，在彈出的菜單中選擇“閱讀密碼”，輸入兩次密碼后點(diǎn)擊“保存”就設(shè)置完成了。再打開這個(gè)筆記或筆記本時(shí)，系統(tǒng)就會(huì)要求閱讀者先輸入密碼才能打開（如圖7）。

圖7　有道云筆記的安全性

5.有道云筆記在學(xué)習(xí)者個(gè)人知識(shí)管理中的應(yīng)用實(shí)例

實(shí)例一：錄音筆記，方便、快捷，有利于課后重溫整理。

網(wǎng)名為“東西”的用戶是一名剛上大三的學(xué)生。他表示，作為一個(gè)大三的學(xué)生，云筆記成為了他學(xué)習(xí)生活中的重要工具。每個(gè)學(xué)期他會(huì)把每門課程單獨(dú)新建一個(gè)筆記本，然后在上課的時(shí)候新建一篇筆記，修改好筆記名稱。在老師講到重要內(nèi)容時(shí)，用錄音筆記記下老師講的內(nèi)容，并在下面用手寫功能簡(jiǎn)單的標(biāo)記本節(jié)課的重點(diǎn)和需要記憶的知識(shí)點(diǎn)，作為一個(gè)文科生，期末有很多背誦的考試。這時(shí)按照當(dāng)時(shí)的手寫提示知識(shí)點(diǎn)，回顧老師的錄音，方便快捷（如圖8）。

圖8　有道云筆記的在課堂筆記記錄中的應(yīng)用

實(shí)例二：隨時(shí)隨地寫論文，論文的靈感無(wú)處不在，隨時(shí)記錄上傳云端。

“cutefancy”是一名大四的學(xué)生，原本用于寫日志的有道云筆記，現(xiàn)在可以應(yīng)用在寫畢業(yè)論文中了。學(xué)校通知里主要放些學(xué)校對(duì)論文格式的要求，論文動(dòng)員大會(huì)上做的筆記；由于新的想法和思路層出不窮，所以論文結(jié)構(gòu)經(jīng)常會(huì)改，cutefancy建立了論文結(jié)構(gòu)這個(gè)筆記本，隨時(shí)可以拿著手機(jī)寫幾筆、改幾下，非常方便；cutefancy以前都是用Word，如果文字太多，打開時(shí)就會(huì)很慢，有了云筆記，就把每個(gè)章節(jié)建立不同的筆記，隨時(shí)同步，隨地修改，使其能夠隨時(shí)隨地寫論文（如圖9）。

圖9　有道云筆記的在論文創(chuàng)作中的應(yīng)用

實(shí)例三：用名稱分類學(xué)習(xí)資料，清晰分類，方便查找。

“諾諾”作為一名在讀大學(xué)生，使用云筆記記錄課程資料，記錄專業(yè)自學(xué)筆記。她為每門課程都設(shè)置了一個(gè)專門的筆記本，其中包括試卷，作業(yè)信息，知識(shí)點(diǎn)總結(jié)，課堂筆記等等。從大三開始準(zhǔn)備考研起就一直使用有道云筆記收集考研資料，從前期準(zhǔn)備到初試最后到復(fù)試，所有電子材料都收集在這里，她表示，在需要收集或使用這些資料時(shí)非常方便，可以隨時(shí)隨地利用手機(jī)查到或記錄（如圖10）。

圖10　有道云筆記在分類管理學(xué)習(xí)資源中的應(yīng)用

五、云筆記應(yīng)用在學(xué)習(xí)者個(gè)人知識(shí)管理中的建議

每個(gè)人使用云筆記的習(xí)慣不同，但高效的使用習(xí)慣值得互相學(xué)習(xí)。筆者已有對(duì)云筆記三年的使用經(jīng)驗(yàn)，在此，結(jié)合論壇上網(wǎng)友們使用云筆記的經(jīng)歷，筆者提出以下幾點(diǎn)使用云筆記高效管理個(gè)人知識(shí)的建議。

1.平時(shí)點(diǎn)滴的收集并有效管理

有時(shí)候一篇文章的內(nèi)容很多，但并非整篇文章的內(nèi)容都是需要的，筆者建議大家要學(xué)會(huì)提取重點(diǎn)來(lái)收集，即人們常說(shuō)的做書摘，而文章的全部?jī)?nèi)容可以以鏈接的形式保存。這樣可以提高使用知識(shí)的效率。

2.定期刪除筆記

筆者認(rèn)為“筆記存儲(chǔ)得越多用得越少”，許多筆記都具有時(shí)效性，在某個(gè)時(shí)間段有其一定的價(jià)值，而過(guò)了這個(gè)黃金時(shí)間段，它的價(jià)值就消失了，這時(shí)候便可以將該筆記刪除。

3.兩種云筆記的管理方法

這兩種方法是標(biāo)簽和筆記分組。標(biāo)簽的好處是可以為筆記多重歸類，使用靈活。但筆者認(rèn)為，標(biāo)簽設(shè)置多了，標(biāo)簽的管理也是一個(gè)問題，這將會(huì)增加個(gè)人知識(shí)管理的負(fù)擔(dān)。而筆記分組，做到每個(gè)目錄主題概括，不互相包含，就能保證每個(gè)筆記都有單一確定的分組，更加方便管理和使用。因此，筆者在此推薦使用傳統(tǒng)的筆記分組作為主要管理方式，而標(biāo)簽管理作為輔助管理方式。

以上提到的個(gè)人知識(shí)管理，可能會(huì)導(dǎo)致使用者進(jìn)入一個(gè)誤區(qū)：只收集而不看收集的知識(shí)。筆者認(rèn)為個(gè)人知識(shí)管理的目的在于對(duì)已有知識(shí)的管理，個(gè)人知識(shí)管理的前提是已經(jīng)擁有這些知識(shí)。如何做到已經(jīng)擁有？當(dāng)然就是要將收集到的知識(shí)存入到大腦中。建立個(gè)人知識(shí)庫(kù)的主要用意在于：當(dāng)個(gè)人的知識(shí)量達(dá)到一定程度的時(shí)候，很難用大腦去管理這些知識(shí)，大腦不可能記錄下所有看過(guò)的知識(shí)，這時(shí)就需要建立個(gè)人知識(shí)庫(kù)拓展知識(shí)存儲(chǔ)。

［1］覃柳思，季雋.EverNote在大學(xué)生個(gè)人知識(shí)管理的運(yùn)用［J］.軟件導(dǎo)刊，2010，（12）：60-61.

［2］邱均平等.知識(shí)管理學(xué)［M］.北京：科學(xué)技術(shù)文獻(xiàn)出版社，2006，5.

［3］霍艷芳.大學(xué)生個(gè)人知識(shí)管理初探［J］.圖書館學(xué)研究，2007，（02）：54-57.

［4］張睿.國(guó)內(nèi)云筆記市場(chǎng)現(xiàn)狀：用戶群小競(jìng)爭(zhēng)尚未開始［EB/OL］. http：//www.techweb.com.cn/internet/2012-07-02/1209261. shtml，2012-07-02.

［5］［6］蔣煒航.一般意義上的云筆記是什么意思［EB/OL］. http：//www.zhihu.com/question/20279273，2012-06-06.

［編輯：鄭方林］

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