高校教學秘書視角下的教學檔案建設與管理策略研究

穆亞榮

摘 要 高校教學檔案管理在本科教學合格評估工作中扮演著極其重要的角色，本文主要從高校教學檔案包括的內容、教學檔案的基本特點、教學檔案的重要性為出發點，闡述高校教學檔案的現狀，并針對此現狀提出了怎樣有效的建立與管理教學檔案，從而真正實現高校之間教學檔案信息的互換交流。

關鍵詞 高校教學檔案建設與管理 現狀分析 策略研究

中圖分類號：G647 文獻標識碼：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdkz.2015.08.009

Teaching Files Construction and Management Strategies

Based on Perspective of College Teaching Secretary

MU Yarong

（Shaanxi Xueqian Normal University， Xi'an， Shaanxi 710061）

Abstract： Teaching File Management in undergraduate teaching qualified to play in the assessment of an extremely important role， teaching archives article from the content included in the basic characteristics of teaching archives， archives of the importance of education as a starting point to explain the current situation of teaching archives， and this status quo for how effective establishment and management of teaching archives， thus truly achieve teaching archival information interchange exchange between universities.

Keywords： college teaching files construction and management; situation analysis; strategies

1 教學檔案內容

教學檔案主要是指學校、教師和學生在教學實踐活動和教學管理過程中形成的直接的、具有保存價值的文字、圖表和聲像等材料。高校教學檔案建設與管理大多來源于教師從事的教學實踐工作過程中，由教務處和院（系）級教學部門兩個機構組成，一般包括：學校教務處下達的各類指令性文件;教學制度、辦法、規定、條例;教學環節中的各類統計材料;授課教師的備課本、提要本和教學設計;期中教學檢查文本;輔導答疑資料;教師教改、科研成果、學術專著;教師聽課記錄;教學效果評價記錄;教師考核情況;教師手冊;學籍管理材料;學生成績評定;實習報告;學生特色作業;各類實習報告、實習鑒定表、畢業設計論文材料，以及其他與教學相關的各類檔案材料。

2 教學檔案的基本特點

2.1 復雜性

不是任何教學文件都需要成為教學檔案，只有那些已經處理完畢的，對將來的實際工作和科研等活動具有一定參考利用價值、并且按照一定規律保存起來的教學文件才能成為教學檔案。教學文件的立卷歸檔工作至關重要，文件收集的是否齊全、教學文件內容質量與書寫是否規范都直接影響著教學檔案壽命的長短，教學檔案的價值主要體現在教學過程中對其的利用。①

2.2 原始性

任何教學檔案都承載著各個教學環節的信息，它記錄了教學活動中的具體情況，能夠反映出教學工作過程中各個教學活動的具體環節，是直接從文件轉化而來，不是事后編寫或隨意收集的，注重原始性。除此之外，學校各類行政部門和教務處的收文、發文等底稿和其他各種原始材料等，都是將來教育部本科教學工作合格評估的支撐材料。

2.3 回溯性

從一個孤立的教學文件到教學檔案的轉化需要一個過程，它是經過逐年累積、按照一定的程序和條理集中保存起來的，因此教學檔案信息與反映的教學活動內容有一定的時間距離。例如，教學檔案中包涵的教育實習是高校師范專業教學中一個重要環節，也是教學計劃中重要的綜合性必修實踐課程，教育實習這個教學活動從召開籌備會和動員大會，制定教育實習計劃，確定實習帶隊教師、實習指導教師，聯系實習單位，協商實習的內容和組織實習相關管理工作，到最后的教育實習總結。整套的程序必然有時間間隔，這就使教學檔案可以追根溯源，不僅可以考查過去教學工作中的不足，總結出經驗和規律，也可使其為現實服務和預測未來。

3 教學檔案的作用

（1）教學檔案可以作為教育部普通高等學校本科教學工作合格評估的重要考查依據。高等學校圍繞教學條件、教學過程、教學效果進行評估，必然要考查許多相關資料，教學檔案能夠反映某一個階段最基本的教學狀態，所以可為本科教學合格評估提供重要依據。在本科教學水平評估過程中，評估專家為了對一所高校的教學情況作出整體客觀的評價，往往要調閱大量的檔案資料，通過檔案材料對照各項評估指標進行科學的定量分析。所以高校檔案建設與管理工作在教學水平評估中扮演重要的角色，教學檔案在收集信息、記錄歷史、總結經驗、提供考查依的作用越來越明顯。

（2）教學檔案可以作為教育科學研究的參考。教學檔案的形成規律和自身特點決定了它可以對教育教學研究進行指導和參考。②由于教學檔案反饋了各種教學過程，所以對開展教學研究或改革實踐有很好的指導作用。以陜西學前師范學院為例，學校每兩年舉辦一次青年教師教學基本功大賽，在此過程中形成了大量的教學檔案，通過研究當時教師的教案、教學設計、教學手段、教學方法以及教學效果可以反映該教師的教學水平是否提高，直觀地反映出教學能力的高低，教師可以借鑒教學檔案吸納其他教師的優點提高自身的教學及科研水平，從而為進一步提升教學質量水平和改革教學方式提供參考。

（3）教學檔案是宣傳教育的生動素材。教學檔案的內容繁雜多樣，真實地記錄了教學實踐過程中的各類案例，在進行教學成果展示和舉辦各種宣傳教育活動中可以提供生動的素材。

4 教學檔案管理的現狀

（1）教學檔案管理人員管理意識薄弱。以教學檔案管理的認識程度為出發點，經調查研究發現，絕大部分高校教學檔案管理人員管理意識薄弱，對其重視程度不夠，尤其是教學檔案完整性維護和安全方面意識淡薄，教學檔案管理人員責任心弱，隨意性強，主觀能動性不夠，從而導致教學檔案建設與管理混亂。③

（2）教學檔案管理集中性和規范性不強。由于教學檔案內容的復雜多樣導致其具有很強的分散性、隨意性，教學檔案管理人員大多只重視收集院校下達的紅頭文件，忽視在教學實踐過程中形成的大量一線珍貴資料，甚至在一定程度上只強調質量從而忽視數量，造成教學檔案殘缺，不能完整反映教學活動的全貌。教學檔案雜亂無章，每次查找教學檔案翻箱倒柜，不能系統地歸整教學檔案，④使其利用率不高。

（3）各高校間教學檔案建設與管理缺乏交流溝通。目前各高校對教學檔案建設與管理認識不夠，相對來說比較封閉，幾乎都是閉門造車，各自按照自己的老思路進行，幾乎不與其他高校進行交流溝通、學習調研，這就導致了此項工作長久以來原地踏步，毫無進展，嚴重影響了自身的教學質量提升。

5 提升教學檔案建設與管理的應對策略

（1）配備專業的教學檔案管理人員，提升教學檔案管理水平。研究表明，在各個高校中，專業的教學檔案管理人員相對較少，絕大部分是由教學秘書、科研秘書或是其他的教師或教輔人員兼任，他（她）們沒有系統的學習過檔案管理的相關知識，也從沒參加過相關課程的培訓，缺乏管理理論與技能，專業化程度不高。對其工作的性質沒有更加全面的認知，只能憑借自身的經驗去理解和解決問題。所以高校應配備專業的教學檔案人員，從而能夠科學地收集、建設和管理教學檔案，以便充分發揮教學檔案的各方面作用。

（2）增強主動研究分析教學檔案意識，活化教學檔案實現其資源共享。目前在高校中大部分教學檔案只是應用于應付各類檢查或提供某些參考，往往更多的是體現教學檔案的回溯性，被動地運用教學檔案。不注重將教學檔案進行活化。所謂的活化就是：主動地從教學檔案中提取出有用的信息進行思考和研究，用于服務教學。例如：教學檔案中很重要的一個環節——試卷歸類和整理，它絕對不是簡單地將每學期末考試的試卷收集和存放在某一個地方，這樣只是把試卷當作一個教學檔案文本，如同死物。如果將每學期的試卷按照不同專業不同年級進行分析研究，得出不同課程試卷中的考點、得分點以及學生從卷面答案中反映其掌握知識的水平和程度，總結本門課程出題規律和出題技巧，形成考試大綱，這就是活化，可以重復利用。倘若每學期將試卷進行剖析，隨著社會信息和自身理解水平的提升，從而對該門課考試大綱不斷修訂，相信此舉定會使教師自身的教學水平有一個質的飛躍。

（3）充分利用網絡資源，實現教學檔案的信息化管理。當今社會是信息的時代，紙質教學檔案從保存的持久性和利用率方面略顯保守，傳統的教學檔案管理技術已難以適應當今社會，隨著人們的觀念和網絡技術不斷發展，電子教學檔案逐漸慢慢出現在大眾的視線中。據調查某大學高考錄取通知書已從傳統的紙質版轉變為電子形態，掃二維碼就可以從網絡中找到自己的高考錄取通知書，方便學生查詢。為實現教學檔案的信息化管理，可以更新理念，解放思想，將可以公開的教學檔案信息，組建檔案管理系統軟件，不斷地開發教學檔案相應模塊，形成相關文件數據庫系統，以電子形式利用網絡技術，通過網絡平臺向大眾提供學籍管理、成績管理、教學計劃管理、課程管理、教學動態以及教學改革相關信息資源，真正實現各高校之間的教學檔案經濟、快捷、高效地進行信息互換交流。⑤

（4）實時開展高校間教學檔案建設與管理的交流，不斷地改革、提升教學質量。社會是不斷進步的、飛速發展的，高校想要實現可持續發展，其教學質量至關重要，作為提升教學質量的關鍵一環，高校教學檔案建設與管理同樣如此。因此各高校之間應該定期或不定期地開展教學檔案建設與管理交流工作，深入探討此項工作過程中的重點、難點、疑點，相互溝通和學習，取人之長、補己所短，只有不斷地改革創新，才能提升自身的水平和技能，從而實現共同發展、共同進步。

6 結語

時代在進步，高校要發展，教學質量不斷提升是關鍵，而提升教學質量很重要的環節——教學檔案建設與管理也不能忽視。這不僅是一項重要而復雜的工作，也同樣是高校教學質量評估的重中之重。但鑒于目前國內各高校的現狀，教學檔案建設與管理必須受到各方重視，必須配置足夠的人員和硬、軟件設施，通過各種培訓、學習交流、研討等方式不斷地提高自己，以適應社會快速發展的潮流。

注釋

① 劉芳，周晉陽.對高校教學檔案管理工作的思考[J].中共山西省委黨校學報，2006（3）：69-71.

② 程燦華.加強高校教學檔案的建設與管理[J].梧州學院學報，2008（6）：97-102.

③ 白海珍.新時期高校教學檔案的科學化管理[J].內蒙古財經學院學報：綜合版，2008（1）：72-74.

④ 張青玉.從普通高等教育評估看系級教學檔案管理[J].現代情報，2003（1）：173-174.

⑤ 戚艷.關于高等教學檔案管理與教學質量評估的思考[J].鎮江高等專科學校，2011（1）：29-31.