淺析機關事業單位檔案管理問題

樸松子

摘 要：檔案屬于機關事業單位非常關鍵的資源，在單位管理工作中處于舉足輕重的地位，盡管機關事業單位檔案管理工作在逐漸進步，然而其中依舊面臨一系列的問題，對該項工作的順利進行產生阻礙。本文闡述了機關事業單位檔案管理內涵，闡明了檔案管理工作的重要性，指出機關事業單位檔案管理工作現狀，在此基礎上，對該項工作的發展動向進行了展望。

關鍵詞：檔案管理；機關事業單位；問題

近年來，我國經濟社會取得了很大的進展，各個領域出現了一系列不同的問題，尤其值得注意的是各種檔案信息的管理過程中面臨很大的困難，過去的紙質文檔已無法有效迎合當前信息化發展的需要，怎樣將過去的管理方式和思想徹底更新是一個非常重要的課題。事業單位檔案管理屬于十分復雜的工作，然而該項工作卻具有非常重要的作用。鑒于此，本文闡述了機關事業單位檔案管理內涵，闡明了檔案管理工作的重要性，指出機關事業單位檔案管理工作現狀，在此基礎上，闡明了該項工作的發展趨勢。

1 機關事業單位檔案管理內涵

檔案管理即某部門為完善檔案管理制度、保存并有效利用檔案而開展的工作。對于機關事業單位來說，大體上包括檔案收集、整理分析、保存、編目與檢索、利用等諸多方面。檔案管理需要處理的問題是檔案的混亂、無序與繁多等問題，同時，其管理的對象為使用檔案的人員。屬于服務性和管理性的工作，然而，在開展該項工作的時候必須堅持相關要求進行。必須在充分確保檔案的完整、準確、高質量。除此之外，事業單位檔案管理大體上經過了以下幾個不同的時期：也就是人工管理、文件系統、數據庫系統時期。各時期的工作形式有所不同，具體來說，在第一個時期基本上通過人工的模式來將信息錄入、分析、保持，在第二個時期，基本上是通過電腦軟件來分析資料，同時各時期的檔案管理效率具有非常明顯的區別。檔案在機關事業單位管理過程中扮演著非常關鍵的角色，所以，為充分確保單位的各項管理工作取得較高的質量，一定要將檔案管理工作做好。

2 機關事業單位檔案管理工作的重要性分析

通過分析不難看出，機關事業單位的該項業務在中國有著非常獨特的性質，屬于政府非常關鍵的檔案管理制度，無論是對單位或者個人而言，該項工作均具有很大的價值，該項工作可以反映出或多或少的社會價值，鑒于此，社會各界一定要注重該項工作，檔案管理工作者唯有充分了解該項工作的重要性，才可以在平時的工作過程中嚴格遵循相關指導思想與標準，才可以將該項工作做好。具體來說，其所具有的社會價值反映在以下幾方面：檔案資料里面具有員工的基本信息，例如受教育狀況、職業履歷與身份資料等諸多方面內容，是對職工的經歷進行的細致的闡明，可以為人事升遷或者調動等方面提供非常有效的信息，從而能夠為機關事業單位提供非常準確的依據和借鑒。另一方面，機關事業單位檔案已發展成內部工作者薪酬與升職中非常有效的參考，單位在決定某個員工職稱晉升與待遇的時候，并非單純的根據員工的業績來進行，也必須根據檔案資料里面注明的工作時間等相關資料來弄清楚他的工齡，最終才能夠來確定是否對員工進行工資調級與職務升遷。所以，機關事業單位檔案管理工作存在非常突出的社會價值。其對員工個人與機關單位發揮著雙重的功能，所以，職工一定要充分掌握該項工作對自己的重要性，尤其是對于那些檔案管理人員來說，應當高度重視該項工作，明確其具有的價值和意義，能夠積極主動的投入到平時的工作之中，切實加大工作力度，努力提高工作質量和效率，注重該項工作的實效性。

3 機關事業單位檔案管理工作現狀分析

（一）機關事業單位檔案管理工作取得的成效

現階段，我國機關事業單位在開展該項工作過程中投入了很大的精力，同時取得很大的進展，具體來說，其取得的成效大體上包括下列幾點：第一，機關事業單位對該項工作的認識不斷加深，愈發注重該項工作，著手成立檔案管理中心，同時還開始對其進行網絡集中管理，在很大程度上推動了該項工作的進行。第二，對于該項工作的投入不斷提高，配備了較為齊全的儀器設備，同時隨著工作的推進相關管理制度日益優化，并且還選擇了有效的策略來充分確保檔案安全。第三，機關事業單位在工作過程中加大力度開展信息化建設工作，在很大程度上提高了檔案管理水平，使得檔案管理工作一步步朝著數字化的方向發展，從而使得該項工作的效率明顯提高。第四，管理理念同樣在不斷更新發展，由此推動了服務水平的不斷增加。

（二）機關事業單位檔案管理工作存在的主要問題

盡管現階段中國機關事業單位在開展檔案管理工作過程中取得了很大的進展，同時處于不斷的完善過程中，然而明確其中仍具有諸多問題有待于解決。第一，檔案管理工作者具有相對較低的受教育程度，同時具有相對較低的專業素質。一些工作者的文化素養與專業水平嚴重缺乏，同時，一些負責檔案管理工作的職工均沒有專業背景，基本上是從其他科室借調或者兼職的事業編人員，所以，他們往往沒有足夠的專業觀念，這樣就使得許多原本應當做好的工作未得到盡快的落實，最終導致許多關鍵信息資料發生缺失。第二，我國各個地區在開展該項工作的過程中仍然存在總體不平衡的問題，不同對其具有非常大的差異，管理水平參差不齊，通常情況下，經濟水平相對較好的地區的機關是相對較好的，而經濟狀況較差的地區則往往具有較差的檔案管理水平，往往沒有配備齊全先進的設備，主要還是使用人工的模式來開展該項工作，根本沒有應用信息技術手段來進行檔案管理工作。第三，一些機關事業單位的領導對于該項工作的重視程度不高，導致普通職工與負責該項工作的職工均不重視該項工作。

4 機關事業單位檔案管理工作的進一步發展動向分析

（一）其將愈發受到重視

現階段，國內一些經濟水平相對較高的地區對于該項工作相對重視，并且多少地區均開始意識到該項工作的價值和意義。所以，在今后的工作之中，機關事業單位肯定會越來越重視該項工作。同時，各種較為先進的理念與技術均會逐漸向經濟水平相對較差的對其移動，使得全國形成一個統一的檔案管理網絡，并且使該項工作的效率不斷提升，從而能夠推動該項工作健康持續發展。

（二）數字化是今后的一大發展趨勢

伴隨科技水平的不斷提升，大量的網絡信息技術獲得普及。在這個大形勢之下，機關事業單位如果想做好檔案管理工作，則一定要利用各種先進的信息手段，唯有如此，才可以逐漸提高工作質量和效率。所以，在今后，該項工作必然將朝著數字化趨勢前進，朝著集中管理的方向前進，同時網絡系統能夠使機關事業單位跨界合作。從而能夠在很大程度上提高管理水平，同時還能夠使檔案管理服務質量明顯提升。

（三）專業化是今后的一大發展趨勢

相關工作者的素質決定著機關事業單位檔案管理水平，因現階相關工作者具有相對較低的素質，同時尚未形成完善的制度，導致效率不高。現代檔案管理工作者一方面應當擁有較強的管理思維，另一方面應當具備各種優秀的管理理論。所以，今后，該項工作必然會朝著專業化的方向發展，肯定將培養大量專業人才。

5 結束語

綜上所述，怎樣創新機關事業單位檔案管理成為擺在我們面前的一大問題。本文在闡述了機關事業單位檔案管理概念及其價值的基礎上，指出其取得的成績、存在的問題，然后對該項工作的發展動向進行了展望，希望能夠為促進該項工作提供幫助。

參考文獻

[1]劉毅.事業單位檔案管理的創新思考[J].科技致富向導，2013，（33）：93，136.

[2]溫雙瑗.提升事業單位檔案管理信息化建設水平的路徑探索[J].辦公室業務，2013，（06）：134-135.

[3]路晉超，賈彥敏，林建民.事業單位檔案管理信息化建設的若干問題[J].黑龍江史志，2013，（11）：119-121.

[4]王彥哲.事業單位檔案管理的創新思考田[J].參花：下，2013，（5）：113-114.

[5]李淑娟.檔案優化管理之我見[J].黑龍江史志.2014，（01）：10-13.

[6]程念兵.淺析事業單位人事檔案管理中存在的問題及對策[J].時代報告：學術版，2015，（02）：16-16.