淺談特藏檔案的整理與利用

縱梅

摘 要：本文主要從特藏檔案抽取前的準(zhǔn)備、鑒定、整理、編目和裝盒闡述了特藏檔案的整理，從特藏檔案利用的基本原則和五種服務(wù)利用方式闡述了特藏檔案的利用。

關(guān)鍵詞：特藏檔案；檔案整理；檔案利用

1 特藏檔案的整理

特藏檔案的整理環(huán)節(jié)，是指在確定特藏檔案的遴選標(biāo)準(zhǔn)后，根據(jù)遴選標(biāo)準(zhǔn)，對遴選出的特藏檔案進(jìn)行整理的過程。認(rèn)為特藏檔案的整理也應(yīng)盡可能保持一個全宗（序列）檔案的完整性和關(guān)聯(lián)性，這樣做有利于保持檔案之間的聯(lián)系，發(fā)揮特藏檔案的整體利用價值。將特藏檔案的整理分為五個環(huán)節(jié)。

1、特藏檔案抽取前的準(zhǔn)備

特藏檔案入庫前涉及到珍貴檔案的確定、移動、重新排列以及檢查工具的調(diào)整或重新編制等問題。這是一項(xiàng)十分復(fù)雜的系統(tǒng)工作。為確保特藏檔案抽取工作的順利實(shí)施，首先要制定抽取工作實(shí)施方案，包括工作環(huán)節(jié)、工作人員職責(zé)、工作時間階段及紀(jì)律要求等內(nèi)容。通過細(xì)化這些工作環(huán)節(jié)，提高特藏檔案整理質(zhì)量，便于在整理環(huán)節(jié)有效保護(hù)好特藏檔案。

2、特藏檔案的鑒定

按照前文所述特藏檔案的遴選標(biāo)準(zhǔn)將特藏檔案原卷（件）從原卷宗中抽出，抽出的檔案原卷（件）將進(jìn)入檔案特藏庫特藏。這些特藏檔案涉及多種載體類型，內(nèi)容豐富多樣，規(guī)格形狀不一。因此需要對特藏檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)需要選擇合適的檔案裝具進(jìn)行存放。而對于原卷宗的處理：

復(fù)制件+復(fù)印章+T號章+備考表

用復(fù)制件是為了在利用過程中盡可能的保護(hù)好特藏檔案，在備考表注明移出時間、人員等內(nèi)容，是為了便于特藏的利用。

3、特藏檔案的整理

4、特藏檔案的編目

特藏檔案的編目是指根據(jù)分類方案和文件編號編制特藏文件目錄。主要工作內(nèi)容是匯制特藏檔案檢索工具，建立特藏檔案數(shù)據(jù)庫。在匯制特藏檔案檢索工具的同時，要在原檔案文件的書本目錄和計(jì)算機(jī)目錄要進(jìn)行特藏注明。為進(jìn)一步保護(hù)好特藏檔案，推進(jìn)特藏檔案的信息利用和網(wǎng)絡(luò)利用，發(fā)揮特藏檔案的珍貴價值，需要在編制特藏檢索工具的基礎(chǔ)上，對特藏檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立特藏檔案數(shù)據(jù)庫。 在建立數(shù)據(jù)庫時要將以后特藏庫的充實(shí)和更新考慮進(jìn)去。

5、特藏檔案的裝盒

特藏檔案的裝盒是指將已經(jīng)分類、編號的特藏檔案裝入相應(yīng)的裝具后入特藏庫管理。要注意的是特藏檔案不同于一般檔案，載體類型多樣，并且十分珍貴，需要特殊的裝具在更加嚴(yán)格的保管條件下進(jìn)行保管。在實(shí)際工作中，各檔案館可以根據(jù)不同載體類型的特藏檔案訂制不同的檔案裝具，會更有效的保護(hù)好特藏檔案。

2 特藏檔案的利用

特藏檔案一般都是各檔案館的鎮(zhèn)館之寶、館中精品。建立特藏檔案庫具有深遠(yuǎn)的歷史意義和現(xiàn)實(shí)意義，它能夠切實(shí)有效保護(hù)珍貴、重要檔案。但是在特藏庫建設(shè)過程中，檔案部門要處理好“藏”和“用”的關(guān)系，堅(jiān)持以“藏”為本，實(shí)現(xiàn)“藏以致用”。

1、特藏檔案利用的基本原則

（1）藏用并重的原則。在特藏檔案的管理過程中，要堅(jiān)持以“藏”為本，藏用并重，切實(shí)處理好二者之間的關(guān)系。“藏”是為了更好地保管特藏檔案，但是檔案利用是檔案工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，要在“藏”好的基礎(chǔ)上最大程度地實(shí)現(xiàn)特藏檔案的檔案價值。因此，處理好“藏”和“用”的辯證關(guān)系就顯得尤為重要。檔案部門要根據(jù)自身情況，處理好二者之間的辯證關(guān)系，實(shí)現(xiàn)“特藏”和“利用”的統(tǒng)一。

（2）保護(hù)原件原則。特藏檔案的利用，一般情況下，檔案部門只提供特藏檔案復(fù)制件，如果因其它原因，不能提供復(fù)制件或者復(fù)制件無法滿足利用需求，確需查閱特藏檔案原件時，需報(bào)有關(guān)部門審批同意，并采取有效的保護(hù)措施，保證特藏檔案的安全。對于特藏檔案外借必須經(jīng)批準(zhǔn)，并履行嚴(yán)格的利用手續(xù)，確保特藏檔案的實(shí)體安全和信息安全。

2、特藏檔案的利用方式

（1）特藏檔案的閱覽服務(wù)。

特藏檔案的閱覽服務(wù)，是指在檔案館為檔案利用者提供特藏檔案利用服務(wù)的一種方式。這是特藏檔案利用服務(wù)的基本方式之一，也是主要的利用服務(wù)方式。特藏檔案的利用，原則上只提供復(fù)制件，對于確需調(diào)閱特藏檔案原件的，經(jīng)同意后，方可辦理有關(guān)利用手續(xù)，同時采取有效的保護(hù)措施。開展特藏檔案閱覽服務(wù)，首先要認(rèn)真做好借閱登記工作，查閱特藏檔案登記是檔案館在開展特藏檔案服務(wù)時必須做好的一項(xiàng)工作，在查閱過程中要按照閱覽制度逐項(xiàng)填寫清楚，不能出現(xiàn)漏填的項(xiàng)目；其次，還要加強(qiáng)三方面工作：一是制定特藏檔案利用制度，要在特藏檔案閱覽室顯著位置懸掛特藏檔案利用制度，提高利用者對特藏檔案的保護(hù)意識和責(zé)任意識。二是改善閱覽環(huán)境，從光線、整潔等方面開創(chuàng)寧靜舒適的閱覽環(huán)境，既然有利于特藏檔案的保護(hù)，也有利于特藏檔案的利用。三是加強(qiáng)特藏檔案閱覽室的安全措施，要加強(qiáng)對特藏檔案閱覽室的管控，對特藏閱覽室進(jìn)行不間斷錄像監(jiān)控，確保特藏檔案在閱覽利用過程中不受損害。

在特殊情況下，需要外借特藏檔案時，要從嚴(yán)控制，嚴(yán)格按照相關(guān)條款執(zhí)行，在確保特藏檔案安全無損的前提下可以提供外借服務(wù)，同時要認(rèn)真填寫外借檔案進(jìn)出庫登記，并提醒有關(guān)單位和人員保護(hù)好特藏檔案。

（2）特藏檔案展覽服務(wù)。

特藏檔案的陳列和展覽是一種很好的檔案利用方式，可以展現(xiàn)檔案魅力，開展特藏檔案展覽服務(wù)，有利于檔案部門對外宣傳，走向社會，走近廣大人民群眾，擴(kuò)大知名度和影響力。特藏檔案利用服務(wù)工作，要在確保“藏”的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)藏展結(jié)合，重點(diǎn)突出展覽。為此，在特藏檔案工作開展之初，就開始考慮展覽的規(guī)劃、總體設(shè)想與布置方案，在挑選特藏檔案工作的同時，優(yōu)中選優(yōu)，把準(zhǔn)備展覽的特藏檔案一并挑選出來并制作復(fù)制件，利用復(fù)制件布置陳列和展覽。在實(shí)際工作中，我們認(rèn)為陳列展覽要結(jié)合任務(wù)特點(diǎn)，立足現(xiàn)有，讓檔案再現(xiàn)歷史，用簡練的文字說明，配以照片、圖片，使特藏檔案陳列展覽更加激勵人、感染人、教育人。

（3）特藏檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)。

《中國人民解放軍檔案條例》第二十四明確指出：“提供檔案信息服務(wù)是檔案工作的根本任務(wù)。檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)服務(wù)意識，運(yùn)用先進(jìn)手段，采取多種方式，為利用檔案信息創(chuàng)造便利條件。”不斷開發(fā)和完善現(xiàn)代服務(wù)手段，充分利用信息技術(shù)提高檔案信息資源服務(wù)利用效率，確保檔案信息及時、準(zhǔn)確、安全地傳輸給檔案利用者，特別是特藏檔案的利用價值。因此，開展特藏檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)是一種重要的并且可行的途徑。結(jié)合多年來開展網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)的實(shí)際，開展網(wǎng)絡(luò)服務(wù)要重點(diǎn)做好四方面工作：網(wǎng)絡(luò)宣傳、網(wǎng)絡(luò)調(diào)查、網(wǎng)絡(luò)查閱和網(wǎng)絡(luò)咨詢。由于目前人們對于特藏檔案的了解較少，在良好的網(wǎng)絡(luò)宣傳和需求調(diào)查的基礎(chǔ)上，提供更好的網(wǎng)絡(luò)查閱和咨詢服務(wù)。檔案部門要充分利用檔案信息網(wǎng)的平臺發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)特藏檔案的珍貴歷史價值和信息參考價值。

（4）特藏檔案咨詢服務(wù)。

開展檔案咨詢服務(wù)是特藏檔案利用的重要方式。檔案咨詢是檔案工作者綜合運(yùn)用檔案知識與檔案信息，和利用者進(jìn)行“一對一”式的檔案咨詢活動。開展檔案咨詢服務(wù)，有利于增進(jìn)檔案工作者和檔案利用者之間的交流，對實(shí)現(xiàn)特藏檔案價值具有積極作用。日常工作中，檔案咨詢服務(wù)主要有三種方式：上門咨詢、電傳咨詢、函件咨詢，這三種方式各有特點(diǎn)和優(yōu)勢。當(dāng)面咨詢可以具體清楚地查閱所需檔案信息，但需要到檔案館進(jìn)行；電話傳真咨詢和函件咨詢可以較快地了解到查檔線索和檔案信息內(nèi)容的大概情況，為查閱檔案提供了參考的依據(jù)，同時避免因路途往返造成的財(cái)力和人力的過多消耗，但是不能全面、詳細(xì)地掌握所需的檔案信息內(nèi)容。

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