關(guān)于如何做好機(jī)關(guān)部門干部職工檔案及文書檔案資料管理工作

王睿

摘 要：每個(gè)機(jī)關(guān)部門都會(huì)有自己的檔案，而且檔案是機(jī)關(guān)部門的核心所在，因此應(yīng)該引起相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注，而檔案管理可以分為兩個(gè)部分，一是職工檔案，二是文書檔案。正因?yàn)闄n案關(guān)系整個(gè)單位資料的保密性，因此相關(guān)工作人員必須做好管理工作，文章針對(duì)這部分內(nèi)容展開論述，并提出相關(guān)措施，進(jìn)一步完善檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)部門干部；職工檔案；文書檔案；資料管理

檔案管理工作對(duì)于每個(gè)單位來說都非常重要，但檔案管理工作往往得不到領(lǐng)導(dǎo)的重視，就其原因在于領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為這項(xiàng)工作相對(duì)簡單，而且并不會(huì)為其帶來經(jīng)濟(jì)上的收益。就現(xiàn)狀而言，檔案管理工作漏洞百出并且工作人員素質(zhì)較差，阻礙了檔案管理的科學(xué)化發(fā)展。本文針對(duì)檔案管理工作現(xiàn)狀提出有效的改進(jìn)措施，促進(jìn)檔案管理工作的合理化。

1 檔案管理存在的問題

1.1 干部職工檔案

文體局干部檔案管理非常重要，這關(guān)系到干部人員的隱私以及基本信息資料，因此必須做好相關(guān)管理工作，而工作的完善需要良好的制度作為依托，只有管理制度相對(duì)健全，才能從根本上保證檔案管理的科學(xué)化。但是就現(xiàn)狀而言，文體局檔案管理制度并不完善，在進(jìn)行檔案轉(zhuǎn)入或是轉(zhuǎn)出時(shí)，相關(guān)審批手續(xù)不合理，沒有對(duì)應(yīng)的工作制度，并且借閱制度也并不完善。而對(duì)于一些部門來說，雖然具有管理制度，但是相關(guān)管理人員卻沒有根據(jù)制度執(zhí)行，在進(jìn)行檔案管理時(shí)，自己隨心所欲的進(jìn)行工作。因此，管理制度的不完善在某種程度上致使管理人員在進(jìn)行檔案工作時(shí)無章可循、缺乏依據(jù)。此外，檔案管理工作中還存在其它問題，比如檔案意識(shí)缺乏、檔案材料不完善等等，亟待解決。

1.2 文書檔案

文書檔案在管理過程中也存在一些問題，其主要問題就是領(lǐng)導(dǎo)重視程度不高，所以導(dǎo)致文書檔案管理并沒有被納入重點(diǎn)管理范圍之內(nèi)。對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)而言，他們認(rèn)為文書檔案工作相對(duì)簡單，并不是工作的重點(diǎn)，文書檔案管理工作在很短時(shí)間之內(nèi)基本見不到任何成效，也不會(huì)為文體局帶來任何經(jīng)濟(jì)利益，因此領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于這一方面的工作要求較低，只是涉及到相關(guān)工作時(shí)，才會(huì)調(diào)出來使用。由于領(lǐng)導(dǎo)并不重視文書檔案工作，因此工作人員相對(duì)較少，而且他們還要兼顧其它工作，沒有專門負(fù)責(zé)檔案的人員，而檔案工作多數(shù)是由文秘完成。而文秘人員工作內(nèi)容較多，根本無暇顧及文書檔案，致使其在工作中出現(xiàn)漏洞，比如材料收集不及時(shí)、真?zhèn)味缺鎰e不清等。此外，文書管理工作在某種程度上與檔案管理密切相關(guān)，但是兩者之間銜接較差，相關(guān)管理人員素質(zhì)較差。這些問題全部解決以后，才能確保文書檔案工作有效開展。

2 檔案管理措施

2.1 干部職工檔案

1.完善管理制度

一項(xiàng)工作的開展離不開制度的保障，檔案管理也不例外，因此領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該重視檔案管理制度，并推動(dòng)管理制度的有效實(shí)行。而對(duì)于檔案管理來說，它是一項(xiàng)沉雜的工作，因而必須完善管理制度，這樣才能確保檔案管理實(shí)現(xiàn)科學(xué)化，相關(guān)工作才能有序開展。

完善管理制度需從以下幾方面著手：第一，建立規(guī)章制度，而管理人員必須遵照制度工作，在日常工作之中，保障檔案工作科學(xué)合理的開展；第二，對(duì)于檔案工作中出現(xiàn)的不當(dāng)行為，比如材料上交超出規(guī)定時(shí)間、亂涂亂改、虛假填寫等等，必須嚴(yán)厲懲罰，確保檔案材料的真實(shí)性；第三，在填寫檔案資料時(shí)，必須規(guī)范紙筆，嚴(yán)格統(tǒng)一，并要填寫規(guī)范，禁止使用下列字，比如諧音字、同音字等，以免出現(xiàn)錯(cuò)誤。

2.強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，確保材料真實(shí)性

作為檔案管理人員，他們必須有強(qiáng)烈的責(zé)任感，以及極高的思想素質(zhì)。針對(duì)檔案管理來說，這是一個(gè)相對(duì)枯燥的工作，并且復(fù)雜繁重，這就要求管理人員要認(rèn)真謹(jǐn)慎工作，并且具備奉獻(xiàn)精神。完善檔案管理工作不僅需要工作人員一方面的努力，相關(guān)干部人員也要自身發(fā)掘原因，提高檔案意識(shí)，逐漸認(rèn)識(shí)到檔案的重要性，并向干部職工傳遞這種理念，讓相關(guān)人員逐步了解檔案的日常知識(shí)，避免出現(xiàn)以下問題。比如在填寫材料過程中弄虛作假、偷工減料。從根本上提高干部職工整體認(rèn)知，并使其具備檔案思想，這樣他們?cè)谶f交相關(guān)材料時(shí)，才能有效及時(shí)上交，而檔案工作人員做好自己本職工作，妥善管理上交材料，最終保證檔案管理工作科學(xué)有效進(jìn)行。

對(duì)于職工檔案而言，其具有一定的特點(diǎn)，即原始性、唯一性、真實(shí)性，而其核心是真實(shí)性，這是檔案管理的基本前提。而機(jī)關(guān)在選拔干部時(shí)，最注重也是材料的真實(shí)性。因此工作人員在整理檔案資料時(shí)，必須嚴(yán)格把關(guān)，注意資料的完整性以及真實(shí)性，做好材料的收集工作，并確保材料的準(zhǔn)確性的前提之下，才能進(jìn)行下一步工作，對(duì)于有疑問的材料，必須與當(dāng)事人核對(duì)清楚方可進(jìn)行歸檔。然后根據(jù)檔案歸檔要求，填寫正確的信息資料，準(zhǔn)備好相關(guān)手續(xù)，最后進(jìn)行歸檔工作。

2.2 文書檔案

1.加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)重視

文書檔案工作的有效開展在某種程度上，取決于領(lǐng)導(dǎo)的重視度，而檔案管理人員應(yīng)該及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反映情況，并采取不同活動(dòng)形式，進(jìn)而引起領(lǐng)導(dǎo)的重視，進(jìn)一步得到領(lǐng)導(dǎo)的支持，提高文書檔案工作的地位。只有得到領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可，才能使文檔成為單位的工作重點(diǎn)，領(lǐng)導(dǎo)才會(huì)投入更多的人力以及相關(guān)設(shè)備，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的管理。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)的不斷更新，文檔管理也進(jìn)入新的階段，相關(guān)人員要不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)，更新管理理念，提高綜合素質(zhì)，并且運(yùn)用新的技術(shù)進(jìn)行管理工作，使文檔管理工作能夠跟隨時(shí)代的發(fā)展而不斷創(chuàng)新。

2.做好銜接工作，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化管理

針對(duì)檔案管理來說，文件是基礎(chǔ)性要素，其質(zhì)量的好壞在某種程度上會(huì)直接影響到檔案質(zhì)量，要想實(shí)現(xiàn)檔案質(zhì)量提升，就必須保證文件的質(zhì)量，而檔案規(guī)范管理必須具備一定的基礎(chǔ)，即文件的規(guī)范化。文書人員要做好自己的本職工作，做好文書材料的整理工作，并且進(jìn)行立卷歸檔，提高檔案意識(shí)，使文書與檔案工作能夠很好的銜接，并且實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化。文書人員在工作過程中，要注意紙張的大小，以及文字的格式等，要時(shí)刻注意文件質(zhì)量，并制定標(biāo)準(zhǔn)。例如：工作人員對(duì)文件材料進(jìn)行審閱時(shí)，禁止使用以下幾種工具，如紅墨水、鉛筆、圓珠筆等等。文書工作人員在處理文件時(shí)，必須要及時(shí)準(zhǔn)確，收發(fā)文件準(zhǔn)確登記，一旦發(fā)現(xiàn)文件缺失，應(yīng)該立即查找。而對(duì)于一部分賬外資料，如領(lǐng)導(dǎo)的講話、外出開會(huì)記錄等，必須及時(shí)收集處理，在一定程度上保證材料完整。

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，文書檔案管理也利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行日常工作，因此檔案工作人員必須不斷完善自身知識(shí)儲(chǔ)備，學(xué)習(xí)新的技術(shù)以及現(xiàn)代化管理模式，掌握計(jì)算機(jī)相關(guān)知識(shí)，讓自己成為綜合性人才。對(duì)于單位領(lǐng)導(dǎo)而言，其應(yīng)該不斷引進(jìn)新的技術(shù)設(shè)備，增加現(xiàn)代設(shè)施，使檔案工作人員能夠借助現(xiàn)代的設(shè)備，更好的進(jìn)行檔案管理工作，進(jìn)而提高他們的管理水平，提升工作效率。針對(duì)檔案管理人員則要建立獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，使其能夠更好的服務(wù)于檔案工作。

3 結(jié)語

綜合上述觀點(diǎn)，對(duì)于機(jī)關(guān)職工以及文書檔案而言，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該重視其管理工作，并采取積極有效的措施完善檔案管理工作。但就現(xiàn)狀而言，檔案管理工作存在一些問題，并且已經(jīng)嚴(yán)重影響到檔案工作的有效開展。文章針對(duì)檔案管理工作存在的問題進(jìn)行具體分析，并就存在的問題采取積極有效的措施，促進(jìn)檔案管理工作能夠真正發(fā)揮其職能作用。

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