淺談城市照明設施檔案的數字化管理

陳波

摘 要：在數字化逐漸發展的過程中，城市照明設施檔案管理也從由采集、編目、流通到報廢的老舊的方式發展到現在即將實現的城市照明設施檔案的數字化管理模式。兩者的科學管理水平相差甚遠，單講城市照明設施檔案的數字化管理，其就有三大優勢：檔案管理以及使用快捷迅速、資源的大量管理以及資糧存儲更加的安全合理。在此同時本文也就城市照明設施檔案的數字化管理建設做出了合理的分析與預見。

關鍵詞：照明設施；檔案管理；數字化

隨著社會的不斷發展，城鄉建設也進入了新的發展進程。所以城市照明在現在以及未來的城市交通安全、社會治安、美化環境等方面發揮著舉足輕重的作用。并且城市照明設施是否健全也是標志著一個城市發展進程。在照明設施建立之后就需要建立一個完整的照明設施資料來全面反映照明設施的情況。如今，隨著社會信息量不斷的加大，傳統的檔案管理已經不能夠滿足人們的需要了，所以我們就要構建快速、及時、準確、系統的數字化檔案管理網絡，這樣就能使檔案信息能夠有效的利用和共享，這就要管理部門對城市照明設施檔案進行數字化管理。

1 傳統的城市照明檔案管理存在的問題

對于目前狀況來說，傳統的城市照明檔案管理的儲存和利用對現在的發展形勢要求不能夠相適應。保存的方式還是傳統的紙張和目錄管理，當需要資料時就要到庫房里直接找資料原件，并且進過多次的利用和抽取，容易使檔案資料受到損壞，比如這張發黃，發粘、發脆等。這種存儲方式不僅占用大量的庫房空間還耗費時間和人力，造成貯存成本過高。所以傳統的檔案管理方式并不能滿足當代人的需要，就要必須建立一個迅速快捷方便的管理模式。

2 檔案管理數字化管理的趨勢和特點

就在不久前國家檔案局就提出檔案管理將“跑步前進”所以數字化管理檔案將是國家管理檔案的主要形式。近幾年，城市照明檔案管理的載體逐漸的被磁盤、光盤等一系列電子產品取代更替，電子檔案的出現給檔案管理嗲來了許多新的特點。

1.檔案數字化收集：現代的數字化檔案收集不同于以往的紙質檔案收集，數字化收集檔案的主要手段是通過網絡以及計算機來完成的，所以檔案收集人員只需要在完成本部門形成的電子文件之后，通過網絡將電子信息保存到檔案室即可。這種方法不僅僅保證了電子資料的真實性，還保證了它的完整性和系統性，同時也防止了檔案信息在個人手中發生丟失、損壞，這樣又保證了資料文件的安全。

2.檔案數字化保管：檔案的收集由傳統的方式變為了通過網絡和計算機數字化收集，所以其保管方式也將由傳統的柜架式變成由數字儲存器以及光盤、磁盤儲存，并且其儲存空間也發生了質的變化，在磁盤的極小的空間里就能夠儲存大量的數字文件。當需要文件資料時打開相應的儲存文件就能夠讀取文件信息，這樣就避免了接觸式的翻閱文件，就不存在資料文件的破壞和磨損，而且這樣的保管方式在查閱起來也相當的方便迅速，同樣也避免了紙張的浪費降低管理成本。

3.檔案數字化利用：數字化管理的檔案使用起來也是相當的方便的，使用者可以在任何的時間、地點來訪問自己所需要的檔案文件資料，省略了去庫房借閱的繁瑣的過程。數字化檔案的利用有統一的檔案資料庫的數據格式和標準。這樣就最大限度的對檔案數據進行有效的保護和管理。

3 如何實現數字化

從傳統的檔案管理轉化為數字化的檔案管理是以個相當大的跨越，前者主要以實體保管為重點，而后者轉向為數字化的存儲和提供相應便利的服務中心的檔案管理。著是一個循序漸進的過程，管理者必須要深入的分析和研究，保證新老相接，平穩過度的工作重點，這樣才能規劃好城市照明檔案管理的數字化之路。

1.加強領導，嚴格的建設檔案管理制度。每一項制度建設都離不開領導的監督領導，所以檔案數字化管理制度的建設也是這樣。領導的重視與支持檔案數字化管理是管理部門實現檔案數字化管理的關鍵。加強領導者的領導作用，即硬狠抓檔案部門的工作又不要對文書部門放松警惕。即領導好檔案管理工作，又要看好檔案的送移工作，即要監督硬件方面的建設又要狠抓軟件方面的的建設。領導者要全面的監督這個建設的全過程，要保證各個部門的協調發展。

2.城市照明網絡建設是城市照明的發展之本。隨著城鄉一體化的發展進程，建設完整的城市照明設施是必不可少的進程。同樣城市照明設施檔案的管理工作也將顯示著重要的地位。在這個競爭日益激烈的壞境下，實現城市照明設施檔案一體化的集中管理也是發展之本、管理之本、服務之本。數字化檔案支持和保障城市照明的日常運轉，這就要求管理者有針對性的收集資料、建立檔案，為城市的照明工程工作提供優質的服務。

3.城市照明設施檔案管理數字化建設應該放眼于這個系統。一項照明系統工程首相是立項，再到設計、審圖、開工建設直致竣工驗工，所以要收集的資料涉及的方面非常多，經歷的時間長。城市的照明工程也要涉及到諸多方面的知識，多個專業的配合，多部門的協調合作。這就要檔案的管理部門結合實際，實行一體化的閉合式收集數據的方法，建立電子檔案統一制作。

4.設置獎勵機制。建立完善的城市照明檔案數字化管理需要很多方面的人才資源，提高資源管理的工作能力。將數字化的檔案管理工作人員納入到綜合考核，作為品選優秀個人的重要參考，著養就激發了工作者的榮譽感和上進心。

4 結束語

城市照明建設是發展道路上必不可少的發展進程，所以要保障此項工作的正常運行。快就要建立起完善的數字化管理檔案系統。對于城市照明的線路布局調整、維修、更換都需要滿足城市現代化建設的發展需要，為此建立一個及時、準確、系統的數字化管理檔案網絡是城市照明管理者迫在眉睫的重要問題。

參考文獻

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