淺議高校科研檔案管理的問題及對策

瑪依拉·木沙江

摘 要：隨著我國高校建設的不斷發展與完善，其科研事業也得到了更為深入的發展。但與此同時，高校科研檔案的管理發展還不盡完善，其存在的問題已經嚴重制約了高校科研的可持續發展。本文在介紹高校科研檔案管理地位及意義的基礎上，對其出現的問題進行了詳細分析，并根據現階段的的發展情況提出了相關政策，希望可以對其發展有所啟示。

關鍵詞：科研檔案；管理；問題；對策

高校是科研活動展開主要場所，其對科學研究的進步與發展具有極大的推動作用。因此，大部分高校在進行科研之后，都將其研究過程與成果以檔案的形式記錄下來。科研檔案是用來記錄教職員工的科研活動及其研究成果，以此反映高校的科研動向，并為之后的科研活動提供借鑒，避免出現重復研究現象。因此，高校科研檔案的保管具有極高的指導及利用開發價值，并逐漸成為衡量高校建設及綜合實力的重要標準。

為了進一步推動高校檔案管理工作的進行，教育部及國家檔案局于2008年頒布了《高等學校檔案管理辦法》，為高校檔案管理提供了重要的保障及法律規范。之后，為了更進一步的推動高校的科研工作，2013年教育部提出要將高校視為國家創新體系的重要組成，并逐漸建立起系統的科研管理及評價標準。而高校的檔案管理是其科研體系建立的重要組成部分，因此在這種形勢下，加強對高校科研檔案管理工作的研究就具有了極大的現實意義。

1 高校科研檔案管理的作用

作為高校科研活動的組成部分，科研檔案的保存對之后的科研活動具有重要的作用。首先，科研檔案是高校科研活動的重要憑證。其通過將科研人員的活動及成果進行文字記錄，從而證明其勞動成果，并為之后的的使用提供權益保護依據。其次，科研檔案管理可以活躍科研交流。文字記錄下來的科研檔案既可以為本校之后的科研工作提供借鑒，又可以被其他院校及機構采納，這樣無形之中就促進了科技信息的交流與傳播，從而也就促進了高校科研的發展。最后，科研檔案為高校的科研信息體系的建立提供物質基礎。高校的科研成果具有極大的利用價值，因此，促進其傳播與使用是實現促進其價值實現的有效方式。科研檔案通過記錄其科研過程，是其進一步推廣使用的基礎。高校通過對其科研資料進行歸檔、整理，從而在此基礎上形成系統的科研信息體系，從而使其科技信息流通形成系統化。

2 高校科研檔案管理存在的問題

科研檔案管理對高校之后的科研研究具有至關重要的意義，因此必須加強對其的科學管理。但由于高校科研檔案管理起步較晚，發展還不盡成熟，因此在其具體的實踐過程中出現了許多問題這嚴重阻礙了高校科研活動的健康發展。

1.檔案管理意識薄弱。在我國相關的科研檔案管理條款中規定，科研課題必須由項目的負責人進行相關立卷歸檔工作，在項目完成之后，對其形成的科研文件要進行系統的整理，并在驗收之后進行檔案歸檔。但是從目前的高校科研檔案管理情況來看，相關的科研人員并未真正重視科研檔案管理工作，許多科研人員并未形成開闊的科學視野，反而將其進行的研究成果視為個人所有，或對其獲獎材料進行珍藏，或將其用來進行職務申報。這就導致了高校相關的科研檔案管理工作無法有序實行，從而影響其科研檔案管理質量。

2.科研檔案管理形式落后，還未形成信息化、數字化的管理體系。從目前我國高校科研檔案管理現狀來看，很多高校雖然逐步開始重視科研檔案管理工作，但仍舊還采用較為傳統的紙質檔案管理手段，這種形式的檔案管理消耗人力大，管理周期長，而且在查閱過程中還會造成檔案丟失，這與數字化的檔案管理工作效率相差甚遠，加之大多數的學校由于研究經費的限制，無法進行現代化檔案管理體系的建立及檔案管理系統的管理修護，這就嚴重制約了科研檔案價值的發揮，也無法為之后的研究工作提供很好地借鑒。

3.科研檔案管理人員自身素質無法適應現代化的檔案管理。隨著科研檔案管理數字化的發展，其配備的管理人員卻由于自身素質限制，而無法很好的進行現代檔案管理工作。目前許多高校的認識管理制度還存在很多的漏洞，造成許多非檔案專業的人員進入檔案管理系統，從而無法對科研檔案進行專業管理。與此同時，高校科研檔案管理方式的落后也就造成了其人員更新不及時的現狀，許多年輕的專業人員不愿在紙質檔案管理系統中工作，因此其多為年紀層次相對偏大的管理人員。這些管理人員由于缺乏系統的計算機知識，對現代檔案系統管理也不熟悉，從而在很大程度上影響了科研檔案管理進程的發展。

高校科研檔案管理中存在的這些問題，造成我國高校科研檔案管理方式落后，很多高校的科研檔案管理甚至就如一盤散沙，缺乏系統化的信息體系。由于科研檔案管理對科研工作至關重要，因此在現代化發展中社會創新體系的要求下，必須重視這些問題的解決。

3 促進高校科研檔案管理水平提升的對策

科學的進步是推動社會發展的主要力量，尤其是作為科研重地的高校，更需要加強其科研活動。而現代化的檔案管理對科研活動的展開具有至關重要的作用，因此，結合我國現階段高校科研檔案管理工作中出現的問題，筆者認為，應從以下幾個方面來提升高校科研管理水平：

1.健全檔案管理制度，提高高校科研檔案管理意識。

高校是檔案管理工作的直接實行者，其對檔案管理水平的提升具有至關重要的作用。針對現階段科研檔案管理中出現的問題，高校應牙呢按照國家制定的檔案管理政策來加強監督，制定并完善相關的管理制度，嚴格落實檔案管理責任制，促進檔案管理工作向制度化、規范化方向發展。與此同時，高校要提升檔案管理意識，將科研項目負責人的檔案管理工作納入崗位考核之中，對相關科研人員遲報或者不報科研成績的現象，要嚴格按照學校的科研檔案管理規范來實行，從而從整體上提升學校管理人員及科研人員的檔案管理意識。

2.建立數字化的檔案管理體系。

隨著科學的進步，數字化管理已經深入到社會生活的方方面。尤其是在高校管理中，數字化平臺建設對其管理水平的提升具有極大的作用。因此，在科研檔案管理工作中，也要加強其數字化管理體系的建立。在現代化管理理念的支撐下，利用相關的計算機技術，對檔案管理進行信息錄入，并將保存好的科研檔案進行整理刻錄，從而大大減輕了檔案工作的勞動量，并避免了傳統的紙質檔案管理過程中出現的檔案丟失情況，使其更好地為科研工作的進行而服務。

3.提升檔案管理人員的整體素質。

檔案管理人員是檔案工作的直接實行者，其自身的素質直接決定了檔案管理工作的水平。因此，高校一方面要克服傳統的人事管理制度的弊端，在進行檔案管理人員選拔時，要挑選專業的檔案人員，從而促進檔案管理的專業化與系統化；另一方面，高校要加強對檔案管理人員的技術培訓，使其熟練現代檔案管理系統，與此同時，要配備專門的計算機人員進行系統技術管理，為檔案現代化數字系統提供技術保障。只有在專業化與技術化的人員配備中，才能從總體上日盛檔案管理水平。

4 結語

科研檔案管理工作不僅對高校的科研活動具有至關重要的作用，還是衡量高校現代化管理水平的重要標準。本文通過對我國高校檔案管理工作的問題進行分析的基礎上，提出了促進其管理水平的措施。雖然從目前看來，高校科研檔案管理水平與發達國家相比還有很大的差距，但隨著對其研究與實踐的重視，相信我國高校科研檔案管理水平定會邁向新的臺階。

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