談檔案管理信息化建設中應采取的必要措施

何微

摘 要：隨著現代科學技術在檔案管理工作中的廣泛應用，計算機已經成為檔案部門最為常見的工作工具和管理手段。檔案信息以它所獨具的最直接、最真實、最原始的特點區別于其它信息，從而在信息領域有其特殊的地位。本文首先對當前檔案管理信息化的現狀及發展進行了初步的分析，然后針對檔案信息化的應用提出了電子文件的管理方法，最后結合實踐工作經驗，探討了檔案管理信息化建設過程中應采取的具體措施。

關鍵詞：檔案管理；網絡信息化；措施

檔案是組織、機關、企業在社會活動之中形成的具有保存性價值的音像、圖表、文字或者其他形式載體的歷史性記錄，它是一種非常重要的信息資源。隨著我國市場經濟體制不斷的完善與社會信息化的加快，深入對自身企業科技技術水平的了解，經濟市場需求的了解，是一個企業占領市場，參與競爭的一個必要手段。實現網絡信息化的檔案管理，是為一個企業提供更好發展的動力所在。對于無論任何一個組織來說，檔案管理都是一項非常重要的工作。而伴隨著當今時代計算機網絡方面的發展，網絡信息化的管理技術也逐漸的應用到檔案管理之中。由于現在社會高節奏的生活速度，使網絡信息化的檔案管理變得特別重要。要實現檔案信息化，其基礎工作就是實現檔案的計算機管理，充分發揮計算機在檔案管理工作中的重要作用，首先要改變在過去以手工編寫各種檢索目錄的傳統模式，盡快使手工檢索向計算機檢索的全面過渡；了解和掌握計算機的功能和作用；應用計算機技術管理館藏檔案；建立現代模式的檔案數據庫。

1 網絡信息化檔案管理的開發應用

將網絡信息化更好的應用在檔案管理中，就必須要利用相關配套的設施才可以進行，所以，對配套設施的分析是十分重要的，這里就對網絡信息化檔案管理開發所應用的管理媒介做一個簡要的討論。

1.1 有效管理系統軟硬件

在將網絡信息化的管理技術應用在檔案管理中時，軟硬件的配套設施是不可以缺少的。主要軟硬件都包括了：計算機基本軟件和硬件與各種類的輔助設備，例如存儲設備、數據庫、高安全系統、路由器、交換機、通信子網和寬帶等。一個企業可以依照自己部門和行業的特點開發一款適合自身企業并且實用的檔案管理相關軟件。因為檔案管理體系中的軟硬件是進行網絡信息化檔案管理的一個基礎，所以將各種配置設備進行完善是進行信息化檔案管理之前的重中之重。

1.2 高素質管理人才的培養

由于成功將網絡信息化應用在檔案管理中是一個難度比較大的工作，因此使檔案管理的人員有所欠缺。然而對于現代網絡信息化的檔案管理來說，單一人員管理的結構已經滿足不了網絡信息化檔案管理的要求。在進行此項工作時需要對大量信息進行處理和研究分析的工作人員，而且還需要有數據庫維護與軟硬件管理的人才。另外對進行檔案管理人員的素質要求也是非常高的。所以一個企業可以成立一支專門進行檔案管理的高素質人才隊伍，使檔案管理的作用在網絡信息化的形式下能夠得到最大效果的發揮。

2 網絡信息化應用于檔案管理時存在的問題以及解決辦法

網路信息化應用于檔案管理實際上是將文件存儲在光磁介質之中，并且其存在的形式是一種數字代碼，它需要依靠相關電腦的軟硬件系統和存儲介質才能擁有生命力。所以這種檔案管理方式不僅受到任務操作影響還受到了許多自然因素的影響。此外，在利用電子數據保存資料的時候，電子數據對操作以及設備具有很高的依賴性。所以應用電子文件進行資料保存時必須要注意資料的安全。在將網絡信息化的技術應用在檔案管理時，還存在著很多安全隱患問題方面。一方面是在利用網絡信息化技術進行檔案管理時一定會用到網絡和計算機，而一旦有網絡黑客的入侵就可能會使資料被盜用或者受到損壞，而且這種入侵是隱蔽、突發的，令人防不勝防。另一方面是在設備和數據載體出現物力故障時，可能會損害到原有文件，危及到資料的正常運行。所以利用這一技術進行檔案管理的同時，也會增加管理的難度。

為了避免上述一些問題的出現，有效保證資料安全性，在管理時一定要做好殺毒軟件安裝和防火墻處理，與此同時要定期對電腦進行殺毒，要防止病毒的入侵。在對于設備技術故障還有物理故障時，管理人員必須在管理時定期對設備和數據載體進行詳細檢查，避免故障發生只夠所造成的不可挽回局面。此外，在利用網絡信息化進行檔案管理時的網絡一般比較小，但是還應該對保密方面的工作加強管理，在管理人員對檔案進行管理的時候要制定一個全面的管理制度，使網絡信息化管理技術應用于方案管理的時候可以依靠一定的制度進行管理。防止一系列人為原因導致的破壞。可以利用設置系統密碼的方式對網絡檔案信息進行有效管理，想要進入系統就需要一個身份驗證的過程，有效預防對資料蓄意破壞的人進入。

3 檔案管理信息化建設應采取的措施

3.1 加強電子文件歸檔管理，提高檔案信息化管理水平

根據檔案管理的要求，對各種不同類型載體的檔案（如：紙質檔案和照片、錄音、錄像檔案）進行數字化處理和轉換，加強對本單位電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作，保證產生的有保存價值的電子文件真實、完整、有效。研究電子檔案接收、保管、利用的技術方法，并制訂電子檔案管理辦法。

3.2 從穩定檔案隊伍，提高業務素質，檔案人員必須從雜業型轉向專業型

保證檔案系統現代化管理工作有序、正常、持續的發展，人的因素是主要的。檔案管理領域缺乏懂軟件開發又精通檔案專業知識的復合人才；提高整支隊伍素質，創造條件有針對性適合不同工作崗位的學習進行知識更新，適應對外指導工作和內部基礎管理工作；建立競爭機制，克服人的惰性，充分發揮入的主觀能動性，有他們的用武之地和舒展才能的場所；建立激勵機制，合理設置崗位。工作科學量化，體現一個單位內工作量大與小不一樣、專與不專不一樣，有利于工作人員的積極性和創造性充分發揮。

3.3 從提高現代化管理手段，實行資源共享，管理方式從傳統的管理轉向現代化管理

檔案工作要圍繞部門的工作重點、關注的熱點來組織信息，提供信息。隨著當前信息技術高速發展，已形成了網絡化、數據化的時代。檔案系統如何認識“網絡化管理”和“數據化檔案”，實現信息共享、共建的目的。對此，開展現代化管理工作，必須做到檔案管理軟件的選擇，推廣要慎重。選擇的軟件需具備規范化、通用化，并有很強的包容性。

實現網絡信息化的檔案管理是一個具有艱難挑戰性工作，是當今社會信息產業發展的一個客觀要求，這種發展趨勢是不可阻撓的。隨著當今社會經濟不斷全球化的發展，檔案管理的資源共享程度也隨之增加，這將是一個企業創造更高社會效益和經濟效益的發展，所以將網絡信息化應用于檔案管理是當今社會的一個發展的趨勢。檔案信息化建設，要以檔案信息資源為核心，以網絡化管理為基礎，依托各地政務信息網，加快網絡建設，加大文檔一體化、館室一體化管理的推進力度，加速完成各級綜合檔案館文件級目錄數據庫的建設任務，為檔案信息化產業創造良好的基礎和條件。檔案信息化建設應從基礎做起，以實際需要進行檔案信息化建設。檔案信息化建設是不可阻擋的趨勢，看一個地區和行業檔案管理現代化的水平，主要是看其檔案信息化的程度。現在網絡信息技術被人們逐漸的重視，將網絡信息化應用于檔案管理中的工作是十分重要的，能夠更有利于為人民，為建設經濟型社會服務。