高職院校系部教學檔案管理的建議

周宗相

【摘 要】本文闡述了高職院校系部教學檔案管理的重要性，指出了高職院校系部教學檔案管理工作中存在的問題，提出了高職院校系部教學檔案管理的幾點建議。

【關鍵詞】高校系部；教學檔案；管理；建議

隨著高職院校的招生規模擴大，國家教育部門對各高職院校開展了各種層次的教學評估。在評估過程中的基本信息都來源于教學檔案，教學檔案是最能直接反映出教學工作的全部內容，也是各教學單位在長期的教學實踐中積累起來的最具有保存價值的教學文件材料。也是整個高職院校提高教學質量改進教學工作的信息資源，在學校的檔案中占有很重要的地位。但是高職院校檔案工作因檔案意識淡薄，管理體系的不健全，部分檔案管理人員業務素質不高、缺乏專業技能的培訓，而系部教學檔案管理工作更是不被重視，使教學檔案無法滿足教學管理的需要，更談不上為教學評估提供保障。如何管理好系部教學檔案已成為高職院校檔案管理研究的課題。

1 高職院校系部教學檔案管理的重要性

做好教學檔案是學校各個系部專兼職檔案工作人員應履行的重要職責。為保證教學運行工作正常開展提出以下幾個方面：

1.1 建立良好的教學秩序

系部教學檔案管理對各時段的教學管理工作起到基礎和制約作用，要求各項教學管理工作在教學計劃的指導下都應按程序、在規定的時間完成，進一提高了教學質量和工作效率，促進了教學管理水平的改進。

1.2 教學管理應更規范性

在高職院校教學評估中，教學檔案是教學評估工作的重要內容之一，對教學檔案管理是否系統、規范、科學，對教學文件材料收集是否完整、系統、準確、真實，是反映教學管理水平和衡量教學檔案是否管理的重要數據；教學檔案對學科建設及教學評估起著主體、核心和重點作用。

1.3 建立良好的教學運行平臺

系部級教學檔案內容具有廣泛性，涉及師生員工人數居多，工作中雜亂無序就會引發教學事故，同時，教學檔案中教學計劃是否完善、課程安排是否嚴格、成績管理是否準確無誤等，都對教學檔案的管理提出了高標準的要求，同時也為教學質量的提高和教學運行機制提供了良好的保障作用。

2 高職院校系部教學檔案管理存在的問題

2.1 缺少經過專門訓練的檔案管理人員

許多高職院校系部沒有按照相關規定設置專職檔案人員，一般都是由有輔導員、教學干事或系黨政辦主任（秘書）（兼）擔任檔案管理工作人員，結合工作內涵是有利于教學檔案管理工作的。但是，由于輔導員對學生的日常管理事務比較多、教學干事的教學管理工作任務繁重、系黨政辦主任（秘書）的綜合管理工作任務龐雜，對檔案工作精力投入不足，只是將教學文件材料集中在一起存放，然后到時間就移交，嚴重影響了檔案管理的水平，沒有足夠的時間來整理、某一些檔案材料還不夠真實和準確。而且沒有經過檔案專業知識、專業技能的培訓，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理不夠專業，檔案收集意識淡薄。導致收集不全、有丟失現象。因此，能力良莠不齊很難在檔案管理工作中達到管理最佳效果，然而就影響了教學檔案管理的質量和水平。

2.2 檔案意識淡薄

隨著辦學規模的不斷擴大，學校以學科建設，教學質量、科研工作、學生創新活動等為中心，而卻忽略了教學檔案管理工作，學校領導沒有充分認識到教學檔案管理工作在整個教學管理和教學研究中的重要作用，沒有制定相關的管理規章制度和具體的實施細則，給教學檔案材料的收集與管理增添了一定的難度。

（1）有少部分教師對教學檔案認識不足，對所擔任課程的教學大綱、課件、科研成果等認為是自己在教學過程中逐步積累并取得的成果，非他人所用，理應自己保管。

（2）教學檔案在搜集過程中不規范、不及時、缺乏延續性，不能形成有效的系統資料。

（3）檔案原始材料無固定場所存放，如歷年的試卷、試卷分析報告、、教研室活動記錄等，日積月累這些材料無法有效地立卷、歸檔，只能成捆成堆的堆放在某個角落，無法形成檔案。

（4）各種教學檔案資源不能得到及時有效的整合，因而教學檔案利用率較低，造成極大的浪費：由于無法有效立卷，致使教學檔案雜亂無章，殘缺不全，不成體系，給檔案的開發和利用工作帶來困難。

3 高職院校系部教學檔案管的建議

3.1 建立系教部學檔案管理方案

教學檔案管理是教學管理的重要組成部分，是檔案建設的一個重要環節，因此，要做好教學檔案的管理應抓好以下方案：

（1）增強領導的責任感

教學檔案管理工作的好壞直接取決于領導的重視程度，學校領導應把教學檔案管理工作納入年度工作計劃，并且應有專人分管該項工作。

（2）建立教學檔案管理制度

學校領導應根據檔案管理的相關法規制定相應的系部規章制度，鑒于系部教學檔案的管理工作基本上是由輔導員、教學干事和系黨政辦主任（秘書）（兼）職擔任的情況。建議最好設置專職管理人員，明確檔案管理職責，制定崗位責任制，加強系部教學檔案管理人員的業務培訓，提高他們的業務素質，把系部教學檔案管理工作納入考核中。

（3）加強檔案法制宣傳

學校的分管領導應大力宣傳檔案法規，增強全校師生員工的檔案意識和法制觀念，并站在法律的角度認識、了解檔案工作，無故滯留、毀藏檔案是違法行為；如《檔案法》第十條中所規定的“對國家歸定的應當立卷歸檔的材料，必須按照規定，定期向本單位檔案機構或檔案工作人員移交，集中管理。任何個人不據為己有。”使檔案檔案法規深入人心，為教學檔案工作提供保障條件。

3.2 系部教學檔案管理的思路

高職院校教學檔案的特點是由學校教學活動的特點所決定的，因此，教學檔案管理的思路應符合教學活動規律和專業特點。但是，系部教學檔案管理工作應具備較強的管理體系。

（1）按照教學檔案活動規律和特點，制定管理工作原則，是實現教學檔案管理工作的重要依據

教學檔案的材料內容應按照教學活動的內容、發生的時間順序、圍繞教學活動規定的過程，真實地、準確地、客觀地反映出來，如：教師電子課件大賽、學術講座活動、學生教學實習，學生創新活動等。不同學科教學活動的內容、方法也不同，反映出教學檔案的專業性與多樣性。

（2）分類、整理是教學檔案的重要環節

教學檔案管理人員在認真收集各類教學檔案材料時，要保證教學檔案的完整、準確和系統成套，并依據檔案法規，對其進行分類、統計、編目和排列。

（3）提高教學檔案的編研和開發

要加強檔案編研工作，從深處挖掘提煉、在編研過程中逐漸凝練出具有創新視野的院系教學檔案，使管理成為典型。但在編輯中要注意幾點：第一，保持材料的真實性和原始性；第二，在原始材料中提煉內涵、襯托主體；第三，根據教學要求，從一次文獻的編纂到三次文獻的編研、凝練出具有前詹性的院系教學檔案典型。

（4）采用信息化建設是提高教學檔案管理的重要手段

信息化是當今社會發展的一大趨勢，也是高職院校檔案管理工作大力推進信息化建設的需要。提高教學檔案管理工作的效率和教學檔案的利用率，就應提升管理念和提高管理手段：第一，注重計算機和網絡技術，實現教學檔案的電子化、網絡化和信息化管理，這是教學檔案管理的有效途徑和發展方向。第二，搭建教學檔案信息共享服務平臺，建立以學校綜合檔案館（室）與各系（部）教學檔案信息網站，并通過內部網絡鏈接完成檔案信息的服務。第三，通過購置應用軟件，或應用軟件開發人才的培養，做好對原始檔案的數字化和現實電子檔案的管理。第四，根據檔案現代化管理的要求教學檔案管理人員，必須掌握信息化的相關知識，在工作中邊干邊學，改進過去傳統的手工勞動，使教學檔案管理工作有一個新的突破。

（5）增加經費投入，實現檔案設施建設現代化

加強檔案設施建設裝備的配備（如計算機、掃描儀、刻錄機、光盤、可移動磁盤等），建立網站以及支持網絡傳送的通訊線路等傳輸系統，需要大量的經費投入購置設備和系統建立，需要上級領導的大力支持，在人力、財力都具備的條件下才能提高系部教學檔案管理工作的進度。

總之，系部教學檔案的管理，來自于日益積累，只有把握好平時的教學工作的每個環節，遵循教學的自然規律，嚴格遵守教學工作的基本原則，統籌規劃，精心整理，才能實現系（部）級教學檔案的管理。相關領導必須從管理著手，為教學檔案管理人員提供和營造良好的工作環境，從根本上解決教學檔案管理工作中存在的不足和問題，使教學檔案適應教學管理的需要，真正實現教學檔案為教學參考和查證服務。

【參考文獻】

[1]國家教育委員會普通高等學校檔案管理辦法[Z].1989.

[2]國家教委辦公廳.高等學校檔案實體分類與教學檔案工作規范[S].成都：四川科學技術出版社，1994.

[3]高校評估工作引起對檔案工作的思考[J].檔案教研，2008（5）.

[4]劉虹千.淺談高校檔案管理工作中存在的問題及對策[J].2011，12.

[責任編輯：湯靜]